Модуль “Звіти”
Модуль “ЗВІТИ”.
Призначення модулю “Звіти” видно з його назви. Цей модуль надає змогу в ручному чи автоматичному режимі отримувати необхідні статистичні звіти підприємства. Звіти створюються за даними з бази “Кадри/Штат” підприємства.
Перелік звітів модуля “Звіти”:
1. Кількісний та якісний склад працівників за напрямками;
2. Інформація про вивільнення та працевлаштування працівників;
3. Якісний склад працівників;
4. Інформація щодо навчання персоналу;
5. Склад за віком працівників;
6. Звіт з праці за певний період (форма “1-ПВ Термінова-місячна”, “1-ПВ Термінова-квартальна”);
7. Звіт про використання робочого часу за певний період (форма “3-ПВ Термінова-піврічна”);
8. Укомплектованість працівниками з відповідною освітою;
9. Інформація щодо підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів;
10. 6-ПВ (згідно наказу Держкомстату України від 04.10.2004 № 535).
Для отримання та розрахунку звітів користувачі системи повинні вибрати певний розділ модулю, де зберігаються всі раніш створені звіти та є можливість отримати актуальний звіт(на поточний момент). Кожний документ-звіт надає наступні можливості: “Вихід”, “Редагувати”, “Друк”, “Розрахунок звіту”. В залежності від контексту дій з системою перелік можливостей змінюється ( наприклад “Вихід”, “Запам’ятати й вийти”, “Друк”, “Розрахунок звіту”). Кнопка “Вихід” призначена для закриття форми документа й виходу до представлення документів звітів. Кнопка “Редагувати” призначена для переводу конкретного документа-звіта в режим редагування. При цьому ця кнопка зникає з панелі дій. Її заміщує кнопка “Запам’ятати й вийти”. Кнопка “Запам’ятати й вийти” призначена для виходу з документа з попереднім запам’ятовуванням змісту документа в базі даних.Кнопка “Друк” призначена для друку документа. Кнопка “Розрахунок звіту” призначена для проведення розрахунку даних звіту за даними бази даних “Кадри/Штат”, до якої підключений модуль “Звіти”. По натисканню кнопки поля звіту, які відповідають змісту бази даних “Кадри/Штат” заповнюються автоматично. Користувач може повторно натиснути на кнопку “Розрахунок звіту” для перерахунку звіту. Такі дії мають сенс, наприклад, після модифікації даних у базі “Кадри/Штат”.
Переваги роботи зі звітом 6-ПВ. У зв’язку із затвердженням наказом Держкомстату України № 535 від 04.10.2004 нової форми звіту 6-ПВ, відповідні зміни були внесені в звіт, що створюється в системі. Для спрощення роботи з даними звіту четвертий розділ (“Витрати на первинну підготовку (перепідготовку) та підвищення кваліфікації кадрів”) залишено, але він не друкується одночасно зі звітом та слугує виключно для збору інформації щодо витрачених коштів. Система, при створенні паперового екземпляра звіту, надає форму що повністю відповідає державним вимогам, але в електронному вигляді зберігає додаткову інформацію, що ви можете використовувати для широкого аналізу. Якщо Вам потрібно надрукувати 4 розділ, необхідно натиснути на кнопку “Відкрити 4 розділ для друку” на панелі дій документа. При цьому буде закрито основний документ “Звіт за формою 6-ПВ” та відкрито новий документ, що містить тільки 4 розділ.
Особливості звітів за формами “1-ПВ (місячна)”, “1-ПВ (квартальна)” та “3-ПВ”. Перед тим як запускати процедуру розрахунку звітів, створених за вказаними формами, потрібно вибрати звітній період (в залежності від форми звіту – місяць, квартал або півріччя). Перелік полів звітності, які розраховуються та заповнюються системою автоматично, наведено в таблицях далі.
Звіт за формою “1-ПВ (місячна)”
№ рядка Назва рядка Значення, що розраховується
1010 Середньооблікова кількість усіх працівників в еквіваленті повної зайнятості Розраховується для кожного графіка роботи окремо та за формулою
Кфакт.час./Кплан.час
Кплан.час. – кількість годин, які працівники повинні були відпрацювати за відповідними графіками зайнятості
Кфакт. час. – кількість фактично відпрацьованих годин.
Значення, отримані для кожного графіка підсумовуються.
До Кфакт. час. входять:
Відпрацьовані години;
Відпустки (основні та додаткові);
Відрядження.
1040 Середньооблікова кількість штатних працівників Розраховується за формулою
Км.со./Кміс.
Км.со. – сума середньооблікових кількостей (що розраховуються підсистемою Кадри/Звіти) працівників за всі місяці, що входять у звітній період
Кміс. – кількість місяців у звітному періоді
Перевірити розраховану кількість можна відкривши звіт “Середньоспискова чисельність” за звітній місяць.
1060 Відпрацьовано, людино-годин Сума кількості відпрацьованих (виключно годин, для яких у табелі встановлено ознаку присутності на робочому місці – кількість відпрацьованих годин) годин за місяцями, що входять до звітного періоду.
Перевірити розраховану кількість можна відкривши в підсистемі “Табель-Премія” представлення “Налаштування/ Підсумки для звітності/ Для 1-ПВ (за місяцями)”. Кількість відпрацьованих годин наведена у стовпчику “Відпрацьовано” для категорії, що відповідає звітному періоду.
Звіт за формою “1-ПВ (квартальна)”
№ рядка Назва рядка Значення, що розраховується
7010 (1) Середньооблікова кількість жінок у обліковому складі Кількість жінок серед працівників, що ввійшли в розрахунок середньооблікового складу за звітній квартал (списковий склад без урахування жінок у декретній відпустці та відпустці по догляду за дитиною, студентів)
Перевірити розраховану кількість можна відкривши звіт “Середньоспискова чисельність” за звітній квартал.
7030 (1) Середньооблікова кількість зовнішніх сумісників у обліковому складі Кількість зовнішніх сумісників серед працівників, що ввійшли в розрахунок середньооблікового складу за звітній квартал
Перевірити розраховану кількість можна відкривши звіт “Середньоспискова чисельність” за звітній квартал.
8180 Облікова кількість працівників, яким установлено ставку нижче прожиткового мінімуму Кількість працівників, у основній посаді яких оклад установлено менший від прожиткового мінімуму.
Перевірити розраховану кількість можна відкривши звіт “Кількість вакансій” за останній день звітнього кварталу.
5010 (1) Прийнято працівників Кількість працівників, прийнятих у звітній період.
Відповідає кількості документів “Особова картка” на працівників, прийнятих у звітній період.
5010 (2) Прийнято працівників, жінок Кількість жінок серед працівників, врахованих у попередньому значенні.
Відповідає кількості документів “Особова картка” на працівників, прийнятих у звітній період, у яких встановлено ознаку статі – “жіноча”.
5020 (1) Вибуло працівників, усього Кількість звільнених працівників.
Відповідає кількості документів “Особова картка” на працівників, звільнених у звітній період.
5020(2) Вибуло працівників, жінок усього Кількість жінок серед працівників, врахованих у попередньому значенні.
Відповідає кількості документів “Особова картка” на працівників, звільнених у звітній період, у яких встановлено ознаку статі – “жіноча”.
5030(1) з них: із причин скорочення штату Кількість звільнених працівників, у яких причина звільнення – “скорочення штату”.
Відповідає кількості документів “Особова картка” на працівників, звільнених у звітній період, у яких причина звільнення – “скорочення штату”.
5030(2) з них: із причин скорочення штату жінок Кількість жінок серед працівників, врахованих у попередньому значенні.
Відповідає кількості документів “Особова картка” на працівників, звільнених у звітній період, у яких причина звільнення – “скорочення штату” та встановлено ознаку статі – “жіноча”.
5040 за власним бажанням, звільнено за прогул та інші порушення трудової дисципліни, невідповідність займаній посаді Кількість звільнених працівників, у яких причина звільнення – одна з наведених у заголовку.
Відповідає кількості документів “Особова картка” на працівників, звільнених у звітній період, у яких причина звільнення – одна з наведених в заголовку.
5050 Облікова кількість штатних працівників на кінець звітного періоду Відповідає обліковій кількості працівників на кінець кварталу.
Перевірити розраховану кількість можна відкривши звіт “Спискова чисельність” за останній день звітнього кварталу.
5060 Кількість вакансій на кінець звітного періоду Кількість вакансій на кінець кварталу.
Перевірити розраховану кількість можна відкривши звіт “Кількість вакансій” за останній день звітнього кварталу.
Звіт за формою “3-ПВ”*
№ рядка Назва рядка Значення, що розраховується
3020 Відпрацьовано всього Сумарна кількість відпрацьованих працівниками годин за всі місяці, що входять до звітного періоду.
Відпрацьованими вважаються дні в табелі, за які проставлена кількість відпрацьованих годин, або відмітка про відрядження.
Перевірити розраховану кількість можна відкривши в підсистемі “Табель-Премія” представлення “Налаштування/ Підсумки для звітності/ Для 3-ПВ”. Кількість відпрацьованих годин наведена у стовпчику “Відпрацьовано” для категорії, що відповідає звітному періоду.**
3030 Відпрацьовано надурочно Кількість фактично відпрацьованих годин (міститься в рядку 3020) мінус кількість планових годин, згідно із графіком
Перевірити розраховану кількість можна відкривши в підсистемі “Табель-Премія” представлення “Налаштування/ Підсумки для звітності/ Для 3-ПВ”. Кількість відпрацьованих годин наведена у стовпчику “Надурочно” для категорії, що відповідає звітному періоду.**
3050-3150 Невідпрацьовано із причин Сумарна кількість невідпрацьованих із відповідних причин годин за місяці, що входять до звітного періоду.
Як невідпрацьовані враховується кількість планових годин на день, за який у працівника встановлено відмітку про відсутність із причин, наведених у заголовку рядка.
Перевірити розраховану кількість можна відкривши в підсистемі “Табель-Премія” представлення “Налаштування/ Підсумки для звітності/ Для 3-ПВ”. Кількість невідпрацьованих годин для рядка 3050 наведено в стовпчику “Щор. Відпустки, годин”, для рядка 3060 – у стовпчику “Тимчас. непрац. годин” і так далі для відповідної категорії.
Кількість працівників, що були відсутні з указаної причини наведено для рядка 3050 у стовпчику “Щор. відпустки, прац.”, для рядка 3060 – у стовпчику “Тимчас. непрац., прац.” і так далі для відповідної категорії
Звіт 3-ПВ за друге півріччя містить відомості фактично за весь рік (за період із початку року), тому для перевірки звіту за друге півріччя потрібно додавати наведені в представленні дані за перше та друге півріччя звітного року.
Списки звітів у даному модулі системи як правило категоризовані за місяцем та роком. Кожне представлення надає інформацію про один тип звіту, назва якого вказана в меню зліва переліку. Документи в представленні категоризовані:
1-а колонка представлення за місяцем та роком звіту, у випадку щомісячних та щоквартальних звітів, роком звіту у випадку річних звітів.
2-а колонка представлення вміщує графічний образ (піктограму) статусу звіту :
- створений поза розкладом;
- створений під час кампанії створення та консолідації звіту (може бути направлений до бази даних консолідації звітів та врахований там);
- уже переданий до бази даних консолідації звітів.
3-я колонка представлення в залежності від змісту звіту відбиває рік звіту, або квартал та рік складання звіту. Зміст цієї колонки залежить від конкретного звіту.
4-а колонка представлення відбиває дату останніх редакторських змін до звітного документа. Дані про зміни до документа надходять зі стандартного механізму відстеження змін до документа Lotus Notes/Domino. У випадку відсутності додаткового редагування документа в колонці встановлюється значення “нема змін”.
Звіт “Облікова чисельність за день”
Документ “Облікова чисельність за день” автоматично створюється щоденно, та містить такі дані:
“Поточна дата” – дата створення документа;
“Облікова чисельність”;
“Прийнято”;
“Звільнено”;
“Сумісники всього”;
“Декр. і по догляду всього” - знаходяться в декретній відпустці або у відпустці по догляду за дитиною;
“Підлягають виключення із середньоспискової чисельності”;
“Підлягають включення до середньоспискової чисельності”.
Списки звітів “Облікова чисельність за день”.
Документи в представленні категоризовані за місяцями. Для кожного дня місяця за документами, які щоденно автоматично створюються, представлені такі стовпчики:
“Поточна дата” – дата створення документа;
“Облікова чисельність”;
“Підлягають виключенню із середньоспискової чисельності”;
“Сумісники всього”;
“Декр. і по догляду всього” – знаходяться в декретній відпустці або у відписці по догляду за дитиною;
“Підлягають включення до середньоспискової чисельності”;
“Прийнято”;
“Звільнено”.
Звіт “Середньоспискова чисельність”
Документи “Середньоспискова чисельність” представляють розрахунки цього параметра за такі інтервали часу:
Місяць;
Квартал;
Півроку;
Рік.
Крім цього параметра, у документі відображується кількість прийнятих та звільнених за розрахунковий період. Із загального числа звільнених вибираються звільнені за власним бажанням та за скороченням штату. Звіт “Середньоспискова чисельність” розраховується автоматично за місяць. За бажанням користувача, ці первинні дані інтегруються в квартальний, піврічний та річний звіти.
Список звітів “Середньоспискова чисельність за квартал” (півроку, рік)
Представлення відображує документи “Середньоспискова чисельність” за квартал, півроку та рік, які створюються в застосуванні при натисканні відповідної кнопки панелі дій. У представленні відображуються всі параметри, що розраховуються та зберігаються в документі. Крім безпосередньо середньоспискової чисельності, у представленні відображується кількість прийнятих та звільнених за розрахунковий період. Із загального числа звільнених вибираються звільнені за власним бажанням та за скороченням штату.
Список звітів “Середньоспискова чисельність за місяць”
Представлення містить звіти “Середньоспискова чисельність за місяць”, які автоматично створюються в модулі. У представленні відображуються всі параметри, що розраховуються й зберігаються в документі. Крім параметра “середньоспискова чисельність”, у представленні відображується кількість прийнятих та звільнених за розрахунковий період. Із загального числа звільнених вибираються звільнені за власним бажанням та за скороченням штату.
Звіт “Кількість вакансій”.
Документ “Кількість вакансій” містить такі розраховані за даними бази “Кадри/Штат” відомості (станом на вказаний день):
Кільксть вакансій;
Кількість працівників, яким установлено оклад нижчий від прожиткового мінімуму.
Значення прожиткового мінімуму для створення документа береться з документа “Установка”. Документ призначений для створення та зберігання даних, необхідних для формування звіту за формою “1-ПВ (квартал)”. Звіт “Кільксть вакансій” розраховується автоматично один раз на квартал (за останній день квартала). На вимогу користувача (якщо процедуру створення звіту запустити вручну, натиснувши на кнопку “Звіт за день” на панелі дій представлення) звіт також може бути розрахований на будь який інший день.
Список звітів “Кількість вакансій”.
Представлення містить документи “Кількість вакансій”, які автоматично (або на вимогу оператора) створюються в модулі. У представленні відображуються всі параметри, що розраховуються й зберігаються в документі. А саме – дата звіту, кількість вакансій та кількість працівників, яким установлено оклад, нижчий від прожиткового мінімуму на вказану дату.
Навігація по розділам модулю виконується через головне навігаційне вікно. Вікно розбите на три секції. Секція надають користувачу довідки щодо функціональності модулю, доступ до сервісних елементів та безпосередньо до списків звітів.