Система електронного документообігу P.S. docPoint. Реєстратор СЕД
Рівень аудиторії: базові навики роботи з клієнтом Lotus Notes R6 або вище. Базові знання загального діловодства.
Мета курсу: навчання користувачів роботі в середовищі docPoint на рівні реєстратора.
Тривалість курсу: 8 годин
Вступ (1 година)
Базові поняття (вхідний документ, вихідний документ, контрольна картка, доручення).
Проходження документа.
Завдання, які вирішує СЕД.
Безпосередня реєстрація вхідних документів (2 години)
Реєстраційні форми документів.
Журнали реєстрації.
Нумерація документів.
Скріплення документів (формування листування).
Реквізити документів.
Відправка документа на ознайомлення.
Сканування образів документів.
Формування контрольної картки.
Визначення автора резолюції.
Відправка документа на реєстрацію.
Життєвий цикл контрольної картки вхідного документа.
Безпосередня реєстрація вихідних документів (2 години)
Реєстраційна форма вихідного документа.
Реквізити вихідного документа.
Формування контрольної картки вихідного документа.
Визначення контролера документа.
Формування списку контрольованих контрагентів.
Постановка вихідного документа на контроль.
Життєвий цикл контрольної картки вихідного документа.
Реєстрація документів з поштової скриньки системи. Повідомлення користувачів (1 година)
Проглядання вхідної кореспонденції.
Реєстрація документа.
Обробка повідомлень користувача.
Перегляд документів і пошук (1 година)
Уявлення «Журнали реєстрації» і «Листування».
Перегляд контрольних карток за статусами.
Правила простановки просроченності документів.
Пошук документів за пошуковою формою.
Робота з нормативно-довідковою інформацією (1 година)
Робота із структурою підприємства.
Ведення журналів реєстрації і нуменклатури справ.
Робота з рештою довідників.
Viaduk Help Desk
Рівень аудиторії
Цей курс розрахований на системних адміністраторів і співробітників відділів, організуючих і забезпечуючих підтримку користувачів.
Курс призначений для користувачів, що володіють знаннями і навиками роботи з IBM Lotus Notes 6.
Мета курсу
Ознайомлення з методами автоматизації обробки і аналізу результатів виконання запитів користувачів компанії, пов'язаних з проблемами експлуатації програмних і апаратних засобів.
Тривалість курсу: 8 годин.
Вступ (0,5 години)
Загальні відомості про систему.
Сфера застосування.
Архітектура системи.
Побудова бізнес-процесів обробки заявок (2,5 години)
Поняття «workflow» і «бізнес-процес».
Побудова графа бізнес-процесів з використанням графічного будівника.
Задання властивостей і прав доступу на рівні процесу і окремих активностей.
Настройка автоматичних активностей.
Задання правил маршрутизації.
Перевірка синтаксису бізнес-процеса.
Розподіл функцій і обов'язків (0,5 години)
Групи користувачів, що беруть участь в роботі системи, їх функції і обов'язки.
Особливості користувацького інтерфейсу залежно від членства в групах.
Реєстрація заявок (1 година)
Єдина точка контакту користувачів із службою підтримки.
Методи подачі заявок.
Конкретизація заявок користувача.
Інтеграція з каталогом організації.
Обробка заявок (2 години)
Статуси і стани заявок.
Запуск заявки по процесу.
Навігація.
Нотифікація про завдання, що поступили.
Призначення і використання елементів управління.
Ескалація і делегування завдань.
Контроль виконання поставлених завдань.
Прив'язка до довідника SLA.
Контроль часу виконання.
Історія проходження заявки.
Пошук.
Робота зі звітами (0,5 години)
Контроль виконання завдань співробітниками.
Контроль дотримання SLA.
Довідник SLA (0,5 години)
Угода про рівень послуг, що надаються (SLA).
Категоризація послуг, що надаються.
Настройка тимчасових метрик SLA.
Робота з базою знань (0,5 години)
Додавання статей і ведення бази знань.
Категоризація статей.
Синхронізація результатів виконання заявок з базою знань.
Пошук.
Автоматизована система управління персоналом «Кадри/Штат»
Загальне уявлення про систему (1 година)
Призначення автоматизованої системи і підсистем;
Функції системи;
Склад системи (підсистем) і їх призначення;
Додаткові модулі;
Нормативне правове забезпечення АС “Кадры/Штат”;
АС “Кадри/Штат” (базовий комплект)
Загальні відомості (2 години)
Загальне уявлення про систему;
Режими роботи;
Види документів в системі;
Підсистема “Кадри/Штат”
Довідники системи;
Рекомендації по наповненню системи даними;
Штатний розпис (4 години)
Загальні відомості - структура організації і штатна одиниця (ШО), необхідні довідкові дані;
Підготовка до створення штатного розкладу;
Створення структури підприємства (організації, установи) в режимі “Введення”;
Створення штатних одиниць, вакантні і зайняті ШО, підготовка штатної одиниці до введення особистих даних співробітника;
Зв'язок штатної одиниці і особистої картки;
Статистика штату;
Операції з штатним розписом в режимі “Робота”.
Практична робота по заповненню довідників і створенню штатного розпису організації (1 година)
Облікові документи персоналу (3 години)
Огляд особистих документів, що існують в системі, особиста справа співробітника;
Створення особистої картки в режимі “Введення”;
Створення системних облікових документів (формування особистої справи);
Зв'язок особистої картки і штатної одиниці, її перевірка, розторгнення і відновлення;
Приписуючі документи (4 години)
Загальні принципи створення і автоматизація виконання;
Типи приписуючих документів і їх функціональність;
Шаблони документів;
Накази по типових формах;
Багатопунктові накази;
Поєднання посад;
Групові накази;
Накази ВПЗ;
Практична робота із створення облікових і приписуючих документів в системі (1 година)
Відпустки (2 години)
Графік відпусток (ведення, очищення);
Перенесення відпустки на наступний період (багатопунктовий наказ);
Наказ про надання основної (щорічної) відпустки і його можливості;
Ведення залишків відпусток;
Накази про надання соціальних, без оплати, і інших видів відпусток, грошова компенсація за відпустку;
Відгук з відпустки;
Підсистема “Архів” (1 година)
Архівація і зберігання кадрової інформації;
Підсистема “Довідники”
Довідник спеціальностей і кодів дипломів;
Підготовка розкладу створення звітів для підсистеми “Звіти”;
Загальні відомості про вузли збору звітів;
Підсистема “Штатний розклад” (2 години)
Загальні відомості і підготовка до роботи;
Створення документа “Штатний розклад”;
Створення змін до штатного розкладу, формування документа “Зміни”;
Особливості виконання змін (спостереження за процесом виконання)
Підсистема “Кадри/Звіти” (2 години)
Створення звітів в системі:
• Загальні відомості (звіти, які створюються автоматично і на вимогу оператора, зв'язок з розкладом звітів);
• Средньоспискова і облікова чисельність за день;
• Державні звіти і довідки (алгоритми створення, документи і ознаки в базі даних “Кадри/Штат”, які є основою для створення звітів);
Практична робота по вікорістанню підсистем “Штатні розписи” і “Звіти підприємства” (1 годіна)
Підсистема “Табель робочого часу”
Загальні відомості (1 година)
Групове використання підсистеми, принцип автоматичного відробітку змін;
Комплекс завдань “Стан місячного фонду” (2 години)
Загальні відомості;
Призначення;
Настройка агентів;
Стан місячного фонду для кожної особи на початок і кінець місяця, зміни місячного фонду для кожної окремої особи впродовж місяця, автоматичний відробіток змін і створення документів вручну
Комплекс завдань “Табель робочого часу” (2 години)
Загальні відомості;
Групове використання, автоматичне створення табелів відповідно до графіка;
Підготовка системи до роботи;
Довідники системи;
Графіки роботи;
Табельники і керівники підрозділів;
Настройка системи для правильної роботи;
Використання системи;
Індивідуальні табелі (створення автоматично і вручну, закриті і незакриті табелі);
Ведення табельного обліку;
Створення зведеної відомості табелювання підрозділу;
Практична робота по використанню підсистеми “Табель робочого часу” (1 година)
Підсистема “Первинне введення персональної інформації”
Загальні відомості (2 години)
Групове використання системи, “життєвий цикл” особистої картки;
Підготовка системи до роботи:
Довідники підсистеми;
Настройка підсистеми;
Контроль дублікатів документів;
Використання системи (3 години)
Створення і розсилка повідомлень про необхідність заповнення особистої картки;
Створення і заповнення Особистої картки;
Передача картки на контроль, перевірка даних, повернення картки на доопрацювання, прийом картки;
Експорт в базу даних “Кадри/Штат”, підготовка експортованих карток до роботи (доопрацювання, встановлення зв'язку з штатною одиницею);
Практична робота по відробітку використання підсистеми “Табель робочого часу”(1 година)
Підсистема “Первинне введення персональної інформації”
Загальні відомості (2 години)
Групове використання системи, “життєвий цикл” особистої картки;
Підготовка системи до роботи:
Довідники підсистеми;
Настройка підсистеми;
Контроль дублікатів документів;
Використання системи (3 години)
Створення і розсилка повідомлень про необхідність заповнення особистої картки;
Створення і заповнення Особистої картки;
Передача картки на контроль, перевірка даних, повернення картки на доопрацювання, прийом картки;
Експорт в базу даних “Кадри/Штат”, підготовка експортованих карток до роботи (доопрацювання, установка зв'язку зі штатною одиницею);
Практична робота по використанню підсистеми “Табель робочого часу”(1 година)
Підсистема консолідації звітності
Загальні відомості (1 година)
Призначення, порядок використання підсистеми;
Настройка реплікації;
Створення ієрархії вузлів збору звітів для підсистеми;
Підсистема “Консолідовані звіти” (1 година)
Призначення і настройка підсистеми;
Створення консолідованих звітів іменної групи підприємств;
Передача консолідованих звітів до баз даних вищого рівня;
Практична робота із створення і консолідації звітів організації (1 година)
Підсистема “Динамічні звіти”
Загальні відомості (1 година)
Призначення і порядок використання;
Настройка підсистеми (2 години)
Вибір баз даних, по яких проводиться пошук;
Підготовка даних полий у формах документів (для полегшення створення критеріїв пошуку і вибору даних, які повинні бути занесені в звіт);
Використання системи (2 години)
Визначення критеріїв відбору документів, підготовка запиту, використання початкових умов;
Типи звітів, які дозволяє створити система;
Вибір полий, що входять в звіт, початковий список полий;
Зберігання створених звітів;
Практична робота зі створення довільних звітів організації (1 година)
Підсистема “Табель і преміювання”
Загальні відомості (1 година)
Групове використання підсистеми, принцип автоматичного відробітку змін;
Комплекс завдань “Стан місячного фонду” (1 година)
Загальні відомості:
• Призначення;
• Настройка агентів;
• Стан місячного фонду для кожної особи на початок і кінець місяця, зміни місячного фонду для кожної окремої особи впродовж місяця, автоматичний відробіток змін і створення документів вручну;
Комплекс завдань “Табель і преміювання” (1 година)
Загальні відомості;
Групове використання, автоматичне створення табелів відповідно до графіка;
Підготовка системи до роботи (1 година)
Довідники системи;
Графіки роботи;
Табельники і керівники підрозділів;
Настройка системи для правильної роботи;
Табельний облік (2 години)
Індивідуальні табелі (створення автоматично і вручну, закриті і незакриті табелі);
Ведення табельного обліку;
Створення зведеної відомості табелювання підрозділу;
Розподіл премії в організації (2 години)
Створення документа Преміювання організації;
Створення документа Преміювання підрозділів;
Розподіл премії в підрозділах;
Практична робота по використанню підсистеми “Табель і преміювання” (1 година)
Підсистема “Моделювання штатного розкладу”
Загальні відомості (1 година)
Призначення і порядок використання;
“Життєвий цикл” документів в системі;
Режими роботи (локальний і серверний варіанти);
Підготовка до роботи (1 година)
Настройка підсистеми - вказівка бази даних, що містить актуальний штатний розклад організації, можливі дії системи під час оновлення і експорту штатного розкладу;
Імпорт штатного розкладу для моделювання (повний і частковий імпорт).
Моделювання штатного розкладу (3 години)
Створення нових штатних одиниць і виведення штатних одиниць з штатного розкладу;
Внесення змін до існуючих штатних одиниць;
Створення документа “Штатний розклад” у форматі Microsoft Excel;
Затвердження і експорт штатного розпису (2 години)
Створення і затвердження наказу “О затвердженні штатного розпису”;
Повернення наказу на доопрацювання;
Експорт змодельованого штатного розпису;
Перегляд внесених змін в базі даних Кадри/Штат;
Практична робота по моделюванню штатного розкладу (1 година)
Підсистема “Відрядження”
Загальні відомості (1 година)
Призначення і налаштування;
Типи документів, “життєвий цикл” посвідчення про відрядження;
Використання системи (3 години)
Створення проекту відрядження, використання відомостей з бази даних “Кадри/Штат”
Твердження, реєстрація, видача посвідчення про відрядження;
Журнал реєстрації посвідчень;
Виконання і повернення посвідчення;
Списання невиконаних посвідчень;
Статистика відряджень;
Практична робота по використанню підсистеми “Відрядження” (1 рік)
Підсистема “Атестація”
Загальні відомості (1 година)
Призначення і налаштування системи;
Використання системи (2 години)
Створення атестаційного листка, використання відомостей з бази даних “Кадры/Штат”;
Завершення атестації, проглядання результатів в базах даних “Атестація” і “Кадры/Штат”.
Практична робота по використанню підсистеми “Атестація” (1 година)