ПРАКТИЧНИЙ РОЗРАХУНОК ЕФЕКТИВНОСТІ СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ


Ссылка: Круковский М.Ю. Практичний розрахунок ефективності системи електронного документообігу// Системы поддержки принятия решений. СППР 2006. – 2006. – № 2. – С. 149 – 163.

М.Ю. КРУКОВСЬКИЙ

Практичний розрахунок ефективності системи електронного документообігу

Abstract: In this paper described calculation of the efficiency of electronic document management system production. Calculations are based on the data that were collected from the 12 moths of system operation. Based on the results of calculation were provided measures of workflow participants execution.
Key words: electronic document management, composite docflow, workflow, efficiency.

Анотація: У статті проведено розрахунок ефективності роботи системи електронного документообіг по результатам функціонування за 12місяців. На основі проведеного розрахунку надано рекомендації щодо оцінки поточної роботи виконавців.
Ключові слова: електронний документообіг, композитний документообіг, процесне керування, ефективність.

Аннотация: В статье проведен расчет эффективности работы системы электронного документооборота по результатам функционирования за 12 месяцев. На основании проведенного расчета выданы рекомендации по оценке текущей работы исполнителей.
Ключевые слова: электронный документооборот, композитный документооборот, процессное управление, эффективность.
1.Вступ

В сучасному суспільстві іде процес інтенсифікації обчислювальних і інформаційних технологій в усіх галузях людської діяльності [1]. Впровадження електронного документообігу є актуальною задачею сучасного суспільства.
Для вирішення задач впровадження систем електронного документообігу важливо мати не тільки наявну теоретичну базу, але й практичну методику, що дозволяє фахівцям самостійно проводити розрахунки. Ці розрахунки дають можливість робити обґрунтовані і неупереджені висновки щодо ефективності впровадженої або пропонованої СЕД.

2. Постановка задачі

Нижче наведено приклад розрахунку ефективності СЕД на основі експериментально отриманих статистичних даних. В Додатку наведено фактичні дані, що було отримано в результаті збору даних функціонування системи електронного документообігу в великій український страховій компанії. Дані збирались протягом дванадцяти календарних місяців по системній компанії, що об’єднує головну організацію, 28 обласних и 785 районних представництв.
В якості теоретичної основи для розрахунку ефективності використовувалась формально модель композитного документообігу [2] і методологія, що була запропонована автором в роботі [3].

3. Проведення розрахунку

Розглянемо таблицю із Додатку, що представляє собою сумарні дані по кожному виконавцю по трьох параметрах нотації композитного документообігу - У, Д і Ф. Відповідно, У– сумарні дані по дванадцяти місяцях по кількості ролей в яких приймав участь виконавець, Д - по кількості дій, що було їх зроблено в СЕД і Ф - по кількості форму документів, що було їм оброблено.
Проведемо видалення вироджених рядків таблиці, тобто таких рядків, що мають нульові значення по всім трьом параметрам – У, Д і Ф. Ці рядки відповідають користувачам, що взагалі не використовують систему, або були прийняті на роботу та звільнені в досить короткий термін.
В таблиці налічується 84 виконавця із нульовими рядками, що є 21.5% від загальної кількості виконавців. Такий результат є експериментальним підтвердженням тезісу автору в роботі [4] щодо можливості застосування співвідношення Парето до задач електронного документообігу. Тобто, експеримент підтверджує тезис, що 20% виконавців виконують 80% загальної роботи.
Побудуємо кількісну оцінку ефективності за допомогою графічної парадигми кількісної оцінки системи документообігу. Для цього треба відкласти значення елементів колонки Д на абсцисі, значення елементів колонки Ф на ординаті і значення елементів колонки У на аплікаті.

Рис. 1. Статистичні дані в графічній парадигмі кількісної оцінки ефективності
Цей рисунок не надає наочного розуміння ефективності виконавців. Для отримання чіткого розуміння щодо відношення певних виконавців до ефективних чи неефективних рішень, побудуємо три погляди на тетраедр ефективності.

Рис. 2. Погляд на ефективність у координатах {Д,Ф}

Рис. 3. Погляд на ефективність у координатах {Д,У}

Рис. 4. Погляд на ефективність у координатах {Ф,У}
Розглянемо рішення, що відповідають критеріям ефективності у відповідності із графіком на рисунку 3.4. Оскільки цей погляд є відображенням тетраедру ефективності кількісної оцінки ефективності, то ефективні рішення лежать у трикутнику, що знаходиться вище діагоналі max Д – max Ф. Формулою оцінки це означається наступним чином:
Після застосування цієї формули до статистичних даних функціонування СЕД, наведений у таблиці, отримуємо виконавців, що відповідають критеріям ефективності Д-Ф. Із таблиці цьому критерію відповідають наступні виконавці: В25, В249 і В255.
На рисунку 3. зображено погляд на тетраедр ефективності із визначенням значень множин Д і У як параметрів ефективності. У відповідності до кількісної оцінки, графічне відображення ефективних виконавців знаходиться у трикутнику, що знаходиться нижче діагоналі max У – max Д. Формула ефективності в цьому погляді наступна:
Застосуємо цю формулу до даних і отримаємо виконавців, що відповідають критерію У-Д. Йому відповідають наступні виконавці: В1-В241, В243-В248, В250-В303.
Рис. 4. відображає погляд на ефективність виконавців із застосуванням параметрів множин У і Ф. Парадигма кількісної оцінки ефективності трактує ефективних виконавців у відображенні у трикутнику понад діагоналі max У – max Ф. У вигляді формули це виражається наступним чином:
До статистичних даних функціонування СЕД із таблиці Г1 застосуємо означену формулу для означення виконавців, що є ефективними учасниками документообігу з точку зору критерію У-Ф. Цьому критерію відповідають наступні виконавці: В4, В7, В13, В15-В20, В23-В26, В29-В39, В41-В43, В46-В49, В51-В57, В59-В61, В64, В67-В75, В81, В83, В84, В90-В98, В104, В106, В107, В111, В114, В116, В118, В122-В126, В128-В131, В133, В135, В137, В139, В143-В147, В149-В152, В155, В158, В159, В161, В163-В169, В171, В172, В178-В180, В182, В184-В190, В192, В193, В200-В203, В205-В214, В217-В219, В224-В233, В236-В238, В244, В246-В248, В250, В252-В256, В259, В261-В266, В269, В271, В273, В275-В277, В279-В281, В284-В288, В291, В292, В300, В303.
Оскільки ефективними можна назвати виконавців, що підпадають одразу під всі сформульовані критерії, то комплексна формула ефективності виражається:
Таким чином, шляхом отримання перетину множин виконавців, що є ефективними у відповідності до критеріїв Д-Ф, У-Д і У-Ф, отримуємо виконавців, що відповідають комплексному критерію ефективності. Цьому критерію відповідають лише два виконавця: В25 і В255. Тобто, ці виконавці виконують свої дії, оброблюють свої документи і приймають участь у процесах таким чином, що вони відповідають ефективній роботі системи документообігу.

5. Висновки

З точки зору сформульованих критеріїв ефективності системи документообігу позитивно оцінюється виконавці, що задовольняють двом із трьох критеріїв ефективності. Із таблиці Г1 двом критеріям відповідає 181 виконавець із 303, а саме: В4, В7, В13, В15-В20, В23, В24, В26, В29-В39, В41-В43, В46-В49, В51-В57, В59-В61, В64, В67-В75, В81, В83, В84, В90-В98, В104, В106, В107, В111, В114, В116, В118, В122-В126, В128-В131, В133, В135, В137, В139, В143-В147, В149-В152, В155, В158, В159, В161, В163-В169, В171, В172, В178-В180, В182, В184-В190, В192, В193, В200-В203, В205-В214, В217-В219, В224-В233, В236-В238, В244, В246-В248, В250, В252-В254, В256, В259, В261-В266, В269, В271, В273, В275-В277, В279-В281, В284-В288, В291, В292, В300, В303. Негативно оцінюється виконавець В242, оскільки він не відповідає жодному із критеріїв.

ЛІТЕРАТУРА

1. Теслер Г.С. Новая кибернетика.- Киев: Логос, 2004. – 401с.
2. Круковский М.Ю. Методология построения композитных систем документооборота // Математичні машини і системи. – 2004. – № 1. – С. 101 – 114.
3. Круковский М.Ю. Критерии эффективности систем электронного документооборота// Системи підтримки прийняття рішень. Теорія і практика – 2005. – 204С. 107 – 111с.
4. Круковский М.Ю. Модель документооборота. // Информационные технологии в XXI веке. – 2004.- 207. 92 -104с.

ДОДАТОК
Таблиця 1. Статистичні дані функціонування СЕД за 12 місяців
У
Д
Ф
У
Д
Ф
В1
0
1
0
В51
9
30
35
В2
168
3
53
В52
1
9
6
В3
28
11
18
В53
3
11
15
В4
21
5
70
В54
0
1
1
В5
231
4
96
В55
1
54
18
В6
157
10
39
В56
1
34
18
В7
0
0
7
В57
0
8
4
В8
2
0
2
В58
195
1
114
В9
4
1
4
В59
0
9
9
В10
23
0
10
В60
0
18
1
В11
303
4
19
В61
6
109
39
В12
406
1
67
В62
152
2
103
В13
0
0
8
В63
0
2
0
В14
0
4
0
В64
0
0
1
В15
1
9
32
В65
1
0
1
В16
3
13
18
В66
0
1
0
В17
20
1
62
В67
0
1
2
В18
12
3
129
В68
0
17
8
В19
15
4
88
В69
0
4
7
В20
2
0
6
В70
4
4
8
В21
24
0
8
В71
16
5
123
В22
11
0
11
В72
0
0
1
В23
2
0
8
В73
4
1
42
В24
1
1
5
В74
3
0
32
В25
134
107
434
В75
26
3
35
В26
0
0
1
В76
26
0
7
В27
0
1
0
В77
8
0
2
В28
0
1
0
В78
0
3
0
В29
0
4
5
В79
46
2
25
В30
2
40
79
В80
26
1
8
В31
0
0
7
В81
11
40
101
В32
122
16
191
В82
6
6
3
В33
9
30
35
В83
0
10
7
В34
1
9
6
В84
0
28
13
В35
3
11
15
В85
0
2
0
В36
0
1
1
В86
4
4
0
В37
1
54
18
В87
3
0
0
В38
1
34
18
В88
1
0
1
В39
0
8
4
В89
0
1
0
В40
195
1
114
В90
0
1
2
В41
0
9
9
В91
0
17
8
В42
0
18
1
В92
0
4
7
В43
6
109
39
В93
4
4
8
В44
152
2
103
В94
16
5
123
В45
0
1
0
В95
0
0
1
В46
0
4
5
В96
4
1
42
В47
2
40
79
В97
3
0
32
В48
0
0
7
В98
26
3
35
В49
122
16
191
В99
26
0
7
В50
0
0
0
В100
8
0
2
В101
0
3
0
В151
1
0
5
В102
46
2
25
В152
20
19
83
В103
26
1
8
В153
11
0
8
В104
11
40
101
В154
0
0
0
В105
6
6
3
В155
0
2
4
В106
0
10
7
В156
0
1
0
В107
0
28
13
В157
0
2
0
В108
0
2
0
В158
0
2
2
В109
4
4
0
В159
2
0
4
В110
3
0
0
В160
43
3
53
В111
0
4
2
В161
0
0
1
В112
5
0
0
В162
0
1
0
В113
1
0
0
В163
0
1
15
В114
0
0
2
В164
0
4
12
В115
0
1
0
В165
13
0
20
В116
0
0
1
В166
0
0
7
В117
1
0
0
В167
2
5
5
В118
0
0
1
В168
0
3
25
В119
4
1
3
В169
1
14
8
В120
7
1
3
В170
3
0
3
В121
3
0
4
В171
1
32
29
В122
0
2
1
В172
2
36
33
В123
41
93
66
В173
1
0
0
В124
33
42
45
В174
0
1
0
В125
0
0
2
В175
2
0
2
В126
0
2
4
В176
160
10
8
В127
12
0
3
В177
13
5
16
В128
0
0
4
В178
4
0
12
В129
0
0
1
В179
4
0
12
В130
1
0
5
В180
2
0
4
В131
20
19
83
В181
43
3
53
В132
11
0
8
В182
0
0
1
В133
0
2
4
В183
0
1
0
В134
0
1
0
В184
0
1
15
В135
0
0
2
В185
0
4
12
В136
0
1
0
В186
13
0
20
В137
0
0
1
В187
0
0
7
В138
1
0
0
В188
2
5
5
В139
0
0
1
В189
0
3
25
В140
4
1
3
В190
1
14
8
В141
7
1
3
В191
3
0
3
В142
3
0
4
В192
1
32
29
В143
0
2
1
В193
2
36
33
В144
41
93
66
В194
1
0
0
В145
33
42
45
В195
0
1
0
В146
0
0
2
В196
2
0
2
В147
0
2
4
В197
160
10
8
В148
12
0
3
В198
13
5
16
В149
0
0
4
В199
0
0
0
В150
0
0
1
В200
4
0
12
В201
4
0
12
В251
17
0
12
В202
3
2
59
В252
2
22
4
В203
0
0
1
В253
0
2
1
В204
0
7
0
В254
0
44
27
В205
5
3
60
В255
125
44
582
В206
6
2
46
В256
0
3
12
В207
20
2
141
В257
14
1
0
В208
0
7
27
В258
72
0
34
В209
3
8
43
В259
1
0
7
В210
27
91
87
В260
174
5
16
В211
0
0
1
В261
5
0
32
В212
0
0
1
В262
10
2
24
В213
0
1
2
В263
1
0
25
В214
0
4
1
В264
1
0
27
В215
0
1
0
В265
95
0
188
В216
52
0
30
В266
2
43
18
В217
16
1
25
В267
18
0
8
В218
0
4
7
В268
0
1
0
В219
0
17
13
В269
1
0
7
В220
0
1
0
В270
0
3
0
В221
0
39
0
В271
0
4
4
В222
63
1
11
В272
13
0
10
В223
0
7
0
В273
0
0
3
В224
5
3
60
В274
0
1
0
В225
6
2
46
В275
5
29
64
В226
20
2
141
В276
6
142
148
В227
0
7
27
В277
0
4
17
В228
3
8
43
В278
42
3
26
В229
27
91
87
В279
0
1
3
В230
0
0
1
В280
0
0
2
В231
0
0
1
В281
4
1
12
В232
0
1
2
В282
88
3
6
В233
0
4
1
В283
73
4
12
В234
0
1
0
В284
27
10
219
В235
52
0
30
В285
0
2
1
В236
16
1
25
В286
211
95
295
В237
0
4
7
В287
2
7
11
В238
0
17
13
В288
1
6
25
В239
0
1
0
В289
276
12
167
В240
0
39
0
В290
2
1
0
В241
63
1
11
В291
8
2
80
В242
433
40
268
В292
2
4
58
В243
0
1
0
В293
97
2
61
В244
0
0
1
В294
1
1
0
В245
7
23
9
В295
0
6
0
В246
0
78
1
В296
0
1
0
В247
1
116
6
В297
1
0
0
В248
0
0
3
В298
20
0
22
В249
19
345
14
В299
0
2
0
В250
43
1
58
В300
0
1
4
В301
406
4
345
В302
11
0
4
В303
3
23
66