Виадук-Телеком
 
Электронный документооборот (Workflow)

Программный комплекс Viaduk Workflow представляет собой электронный комплекс для разработки приложений автоматизации бизнес-процессов, которое функционирует на платформе Lotus Domino.

Комплекс взаимодействующих программ Viaduk Workflow позволяет быстро разрабатывать и внедрять процессно-ориентированные приложения , которые реализуют электронный документооборот:
  • Автоматизация многошаговой модели маршрутизации, учитывающей как последовательные, так и параллельные этапы в одном и том же маршруте.
  • Маршрутизация отдельных документов или целых папок (проектов), которые могут находиться в нескольких библиотеках.
  • Поддержка свободного перенаправления хода делового процесса, уже находящегося на стадии выполнения.
  • Создание шаблонов маршрутов, которые сохраняются для следующего выполнения.
  • Делегирование прав, что позволяет пользователям переназначать исполнителя для конкретной работы и избегать простоев из-за отсутствия кого-нибудь.
  • Контроль и управление маршрутами в графическом интерфейсе с древовидной иерархией.
  • Мониторинг маршрутов со стороны администратора.
  • Автоматическое сообщение о тех или иных событиях в деловых процессах.
  • Программный интерфейс, допускающий настройку и расширение функционала.


Автоматизация деловых процессов позволяет организациям упорядочить производственную деятельносить с точки зрения задействования материальных, временных и людских ресурсов. Система организованных и связанных процессов позволяет не только представить электронный документооборот в виде четко описанных процессов с декларированными входами и выходами, но и организовать эффективный управленческий контроль над исполнением. Внедрение ПК Viaduk Workflow позволяет организациям снизить время реакции на запросы потребителя и стоимость обслуживания за счет использования унифицированной платформы для описание, автоматизации и обновления производственных процессов.

Внедрение комплекса позволяет пользователям организовать текущий и оперативный контроль над качеством услуг, которые оказывает организация своим потребителям и управленческих услуг, которые оказывают руководители своим сотрудникам. Одним из значительных достоинств внедрения является выявление дополнительных производственных мощностей за счет обнаружения скрытых и недостаточно задействованных ресурсов.

Программный комплекс предусматривает оперативную модернизацию задействованных процессов с помощью легко воспринимаемого интуитивно понятного адаптивного инструментария. Это дает возможность своевременной адаптации программного обеспечения к информационным потребностями развивающегося бизнеса.

Кроме того, пользователи получают возможность безперерывного исполнения производственных процессов. При этом общее количество производственных ошибок уменьшается за счет определения и документирования связности процессов.


Цитата из книги "СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССАМИ WORKFLOW":

VW.pdf

Дополнительную информацию можно получить по телефону +38 (044) 572-48-48 или по электронной почте: info@viaduk.net

Описание продукта Viaduk Workflow:

    Данный программный продукт предназначен для разработки систематических процессов workflow или, другими словами, набора правил маршрутизации пакета из одного или нескольких документов между активностями. Каждое из заданий, которое запускается в среде Workflow, отрабатывает по схеме процесса разработанного для вашей организации. Во время того, как пакет документов двигается от активности к активности, в рамках определенного задания, участники workflow, в зависимости от своих прав, могут добавить, редактировать и утвердить один или несколько документов этого пакета.

    Одна из особенностей программы, это гибкость. Workflow поддерживает процессы от небольших специфических проектов, которые объединяют двух-трех участников, до огромных жестко структурированных проектов охватывающих всю организацию.

    При помощи этой программы разработчик может представить бизнес-процесс в виде диаграммы, или точнее блок-схемы. Активности на диаграмме представлены в виде узлов, а соединителями между этими узлами являются связи маршрутизации, которые определяют, по какому маршруту пройдут документы от одной активности к другой.

    Описание процесса определяет такие характеристики: содержание пакета документов на этапе каждой активности, инструкции к задачам, которые нужно выполнить над документом, списки участников, которые могут работать с документом, условия маршрутизации и так далее. Для создания диаграммы не требуется особенных знаний в области программирования на LotusScript. В процессе разработки вам может понадобиться Domino Designer, для создания форм, представлений и агентов.

    Задания инициируются и выполняются участниками workflow и программами, строго по заданному алгоритму, для достижения определенных целей, поставленными разработчиками процесса. Ответственный исполнитель следит за его выполнением и может, при необходимости, вмешиваться в процесс его работы.

    Каждая активность, в зависимости от настроек, может быть открыта и обработана ее владельцем, или же обработана автоматически программой. Владелец каждой неавтоматической активности изменяет, определенным образом, основной и дополнительные документы в пакете. Когда работа на этапе этой активности завершена, пакет передается следующей активности, и так далее до тех пор, пока все задание не будет завершено.

    Для кого предназначена программа

    Пользователи Workflow, это персоны и группы, в чьи задачи входит администрирование, разработка и поддержка бизнес-процессов вашей организации.
    · Участники документооборота (пользователи). Сотрудники вашей организации, которые выполняют задачи – следуя инструкциям, обрабатывают пакеты документов, которые они получают в соответствии со своим списком задач. В зависимости от правил документооборота, пользователи могут видеть: список всех задач по процессу, включая информацию о текущем местонахождении пакета документов; персонал, назначенный на выполнение задач; инструкции по выполнению поставленной задачи; правила маршрутизации пакета документов между активностями.
    · Архитекторы (дизайнеры) бизнес-процесса. Сотрудники вашей организации, которые отвечают за разработку и документирование бизнес-процессов. Разрабатывают структуру процессов и информационных потоков, в соответствии с которой выполняются задачи.
    · Ответственные исполнители. Сотрудники вашей организации, в функции которых входит управление заданиями внутри процесса, а также они несут ответственность за их выполнение.
    · Разработчик приложений. Сотрудники вашей организации, в функции которых входит создание форм внутри Базы данных приложения.
    · Администратор электронного документооборота. Сотрудники вашей организации, отвечающие за разделение прав, поддержание актуальными списков доступа, доведение данных до участников.
      Такое деление ролей сугубо условно, поскольку они могут во многих местах пересекаться в своих функциях. Для примера, архитекторы бизнес-процесса могут быть и администраторами и ответственными исполнителями одновременно.

      Основные понятия и принятые в этом документе соглашения

      Базовые элементы Workflow

      workflow – Методы и условия распределения и передачи работы на основе правил ведения бизнеса, а также распределение и назначение работы на основе должности и роли персоны в организации.
      Процесс – Представление, которое описывает workflow и состоит из совокупности активностей и правил маршрутизации между ними, информации о том, кто может выполнять работу на этапе каждой активности и информации о используемых формах и ресурсах.
      Задание – Экземпляр процесса, позволяющий достичь единственную, в рамках контекста, цель.
      Активность – уровень детализации документооборота, характеризирующийся наличием конечного результата. При представлении процессов документооборота в виде графов, активности отображаются на диаграмме в виде узлов.
      Групповая активность – Активность, в которой с документами могут работать несколько человек. Группа может быть назначена на этапе разработки диаграммы или владельцем активности непосредственно во время работы над заданием. Члены группы могут редактировать и добавлять документы, но не имеют права начинать или заканчивать активность.
      Статус активности– Описание текущего состояния активности. Статус может принимать следующие значения:
            Новая – Активность приписана ее владельцам, и пакет документов находится на этапе этой активности.
            Индивидуальная – Активности приписан только один потенциальный владелец.
            Общая – Активности приписано более одного потенциального владельца.
            В процессе – Активность была начата и находится в процессе обработки.
            Автоматизированная – Активность отрабатывает без вмешательства потенциальных владельцев.
            Переназначенная – Владелец активности передал свои права другим участникам.
            Завершенная – Активность завершена, пакет документов передан следующей по маршруту активности, если такова существует.
      Задача – Единица работы, которая должна быть выполнена в рамках активности. Каждой активности можно приписать до семи задач.

      Хранилища документов

      Пакет документов – Виртуальный контейнер документов, в котором они передаются между этапами задания. Пакет может содержать: основной документ, почтовые сообщения и дополнительные документы.
      Статус пакета документов – Описание состояния пакета во время его продвижения между активностями. Статус может принимать следующие значения:
            Новый – Пакет был передан активности, но она еще не была начата ее владельцами.
            Начатый – Пакет передан активности, она была начата и находится в процессе обработки документов.
            Готов к маршрутизации – Пакет находится в завершенной активности и ожидает запуска агента маршрутизации.
            Ожидает объединения – Одна из копий пакета находится в точке объединения и ожидает остальные копии пакета идущие по параллельным маршрутам.
      Сопроводительный документ – Документ, содержащий базовые указания и данные, необходимые для завершения задач текущей активности.
      Основной документ – Документ, подлежащий обработке. В процессе движения по маршруту между активностями, форма основного документа может изменяться.
      Статус документа – Описание состояния документа.
            Зарезервирован – Документ пакета зарезервирован владельцем общей (групповой) активности. Только владелец активности может редактировать зарезервированные документы. После того, как активность была завершена, все резервирования обнуляются.

      Персонал

      Владельцы – Персоны ответственные за определенные элементы workflow: задания, активности.
            Владелец Базы данных приложения – Персона, управляющая Базой данных приложения.
            Владелец Адресной книги организации – Персона, управляющая Адресной книгой организации.
            Владелец процесса – Как правило, разработчик бизнес-процесса. Персона или группа, использующая Architect для создания и внедрения бизнес-процессов.
            Ответственный исполнитель – Персона или группа ответственная за выполнение задания в рамках процесса. Ответственные исполнители имеют право вмешиваться в ход задания путем изменения маршрута, начала и завершения активностей.
            Потенциальный владелец активности – Один из участников workflow, имеющий право начинать определенную активность.
            Владелец активности – Один из потенциальных владельцев, который начал активность и имеет право на создание группы, которая будет ему помогать в обработке пакета документов, или переназначение прав, если это разрешено настройками активности.
      Единица организации – Элемент Адресной книги организации: персона или группа.
      Читатель – Участник workflow, имеющий доступ для чтения документов. В зависимости от настроек, читатель может иметь доступ к документам на всех этапах задания или на этапе определенной активности.

      Базы данных

      База данных приложения – База данных Notes, содержащая задания и пакеты документов, необходимые для выполнения заданий, а также служебную информацию (статус пакетов, активностей…). Также, база данных содержит формы и представления, используемые для отображения информации о задании, необходимой участникам workflow. Внутри организации могут использоваться насколько Баз данных приложения. Как правило, под каждый, принципиально новый, проект создается новая база.
      Адресная книга организации – База данных Notes, содержащая информацию о участниках workflow: персоны, департаменты, группы, роли, а также формулы задающие связи между ними.
      База данных описания процесса – База данных Notes, содержащая информацию о свойствах процесса и его элементов: активностей, соединителей, и так далее. Участники workflow косвенно (через Базу данных приложения) обращаются к ней во время обработки активностей.
      База данных хранилища – База данных Notes, которая хранит информацию о свойствах процесса и его элементов: активностей, соединителей. Также в этой базе данных хранится информация о визуальном представлении диаграммы.

      Создание процессов

      Разработка процесса включает в себя несколько этапов. Так как устоявшихся правил разработки еще не существует, то следующие подсказки могут оказаться вам полезными.
      · Определитесь, что является предметом вашего процесса. Это может быть оформление заказа, последовательность действий и документов, необходимых для принятия на работу, профилирования и подготовки новых сотрудников, создание ежемесячного отчета и так далее.
      · Решите, какие формы вам понадобятся. После этого, разработчик приложений, как правило, специалист по Lotus Notes/Domino, должен создать Workflow-адаптированные документы по шаблонам, поставляемым с программой. Это могут быть новые документы, или переделанные для ваших нужд уже существующие документы.
      · Какой документ будет основным (если их больше одного)? Каждая из активностей может работать только с одним основным документом. Определите, будут ли меняться форма этого документа на этапах активностей.
      · Разбейте процесс на этапы, каждый из которых будут представлять отдельную активность. Если у вас еще нет достаточного опыта в разработке процессов, обратитесь за помощью к менеджерам вашей организации, которые занимаются вопросами, связанными с предметом нового процесса.
      · Назначьте ответственных за каждый из этапов. Этапы процесса и их владельцы взаимосвязаны. Установите каждой активности (этапу) процесса группу их владельцев. Это может быть один или несколько сотрудников вашей организации. Старайтесь свой выбор владельцев строить на ролях или группах, а не на определенных людях. Таким образом, вы избежите необходимости изменений дизайна процесса, в случаях изменений персонала.

      После того, как вы завершили все вышеизложенные этапы, можно приступить к анализу каждого из этапов процесса отдельно.
      · Определите, нужна ли группа поддержки на этом этапе. Хотя каждая из активностей может иметь только одного владельца, вы можете создать группу людей, которая будут помогать владельцу активности. Использование группы, повышает гибкость процесса, как на этапе проектирования, так и на этапе использования. Так как членов группы может задать и разработчик, и владелец активности во время выполнения задания.
      · Постарайтесь автоматизировать этапы процесса. Некоторые из участков работы могут выполняться без вмешательства человека, например: отправка почты, запуск агентов.
      · Назначьте инициаторов. Инициаторы – особая группа владельцев, которые могут начинать первую активность, другими словами, инициаторы могут начинать новое задание.
      · Установите логический порядок выполнения активностей. Подумайте над такими вопросами как поочередность выполнения (некоторые из событий должны произойти раньше других), условия переходов (выбор активности из двух и более, в зависимости от результатов выполнения предыдущей), распараллеливание активностей (два независимых друг от друга действия должны быть выполнены разными людьми), и так далее.
      · Подумайте над возможностями использования этого процесса в рамках других, более крупных процессов.
        Открытие баз данных
          Когда вы создаете новый процесс, вы должны определится, какие базы данных Workflow вы будете использовать в рамках процесса. Эти базы должны быть уже созданы администраторами Workflow баз данных по шаблонам, поставляемым с программой. Шаблоны баз данных, используемых программой:
          · База данных хранилища – используется для хранения графического представление и свойств процесса на этапе разработки.
          · Адресная книга организации – используется для хранения информации об участниках workflow.
          · База данных описания процесса – используется для хранения законченных и активированных версий процессов, готовых для отработки заданий.
          · База данных приложения – используется для хранения форм и документов, необходимых для работы заданий и информации об уже работающих заданиях.

          Примечания:
          1. Одновременно может использоваться несколько баз данных одного типа.
          2. Как правило, под разные проекты создают разные Базы данных приложений.
          3. Адресная книга может быть распределена между большими департаментами или географически, если ваша организация имеет несколько региональных представительств.
          4. Одни и те же Базы данных хранилища, описания процесса и Адресная книга организации могут использоваться одновременно с несколькими Базами данных приложений.

          Для того, что бы открыть базы данных, выполните следующие действия:
          1. Запустите Workflow Architect, если он еще не запущен.
          2. Если выдан запрос на ввод пароля, введите ваш пароль входа в Notes. Программа запрашивает пароль к учетной записи, по которой открывалась последняя сессия Notes. Вы сможете поменять учетную запись только при помощи Lotus Notes.
          3. В меню “Файл” выберите “Открыть базы данных…”, после этого появится диалог “Источники данных”.
          4. Создайте новый профайл, или выберите из списка уже существующих.
          5. Выберите базы данных соответствующие каждому из источников.
          6. Кликните кнопку “ОК”, после чего все сделанные вами изменения будут записаны.

          Для того, что бы создать новый профайл, выполните такие действия:
          1. В меню “Файл” выберите “Открыть базы данных…”, после этого появится диалог “Источники данных”.
          2. Кликните кнопку “Новый…”, после этого появится диалог “Создать новый профайл”.
          3. В поле “Имя профайла” введите имя нового профайла.
          Замечание:
          · Программа не различает регистр букв (заглавные, строчные).
          · Вы не можете ввести имя уже существующего профайла.
          4. Кликните кнопку “ОК”, после этого программа создаст пустой профайл с указанным именем. Этот профайл по умолчанию стает текущим.

          Для того, что бы изменить имя существующего профайла, выполните следующие действия:
          1. В меню “Файл” выберите “Открыть базы данных…”, после этого появится диалог “Источники данных”.
          2. Кликните кнопку “Имя”, после этого появится диалог “Изменить имя профайла”.
          3. В поле “Имя профайла” введите новое имя профайла.
          Замечание:
          · Программа не различает регистр букв (заглавные, строчные).
          · Вы не можете ввести имя уже существующего профайла.
          4. Кликните кнопку “ОК”, после этого имя текущего профайла будет изменено.

          Для того, что бы удалить профайл, выполните следующие действия:
          1. В меню “Файл” выберите “Открыть базы данных…”, после этого появится диалог “Источники данных”.
          2. Кликните кнопку “Удалить”, после чего текущий профайл будет удален.
          Замечание:
          · Вы не сможете удалить последний профайл, в списке должно оставаться хотя бы одно имя.
          · Если вы хотите восстановить удаленный профайл, кликните кнопку “Отмена”.
          3. Кликните кнопку “ОК”, если вы хотите, что бы ваши изменения были записаны.
          Замечание: После того, как диалог “Источники данных” был закрыт нажатием кнопки “ОК”, все произведенные действия необратимы.

          Для того, что бы установить базу данных для соответствующего источника, выполните такие действия:
          1. В меню “Файл” выберите “Открыть базы данных…”, после этого появится диалог “Источники данных”.
          2. Выберите один из типов источников данных из списка ”Тип источника данных”.
          3. Кликните кнопку “Просмотр…” и при помощи появившегося диалога выберите соответствующую базу данных.
          4. Если вы пытаетесь открыть базу данных, которая не соответствует шаблону, принятого для данного источника или вы не имеете достаточно прав на открытие этой базы, будет выдано соответствующее сообщение.

          Индексы состояния источника данных

          В зависимости от того, в каком состоянии находится тот или иной источник данных, программа отображает условными индексами:
          · Синий знак вопроса – база данных источника не была установлена.
          · Красный знак восклицания – ошибка при открытии базы данных источника. Возможно, у вас недостаточно прав доступа для открытия этой базы, или база данных не существует.
          · Зеленая галочка – база данных была успешно открыта.

          Создание диаграммы процесса

          Перед тем как приступить к созданию диаграммы процесса вы должны открыть соответствующие базы данных.

          Создание новой диаграммы

          Вы можете создать новую диаграмму двумя способами:
          · Создание пустой диаграммы. Для этого в меню “Файл” выберите “Новый процесс”.
          · Создание диаграммы из уже существующей. Для этого в меню “Файл” выберите “Открыть процесс…”. При помощи появившегося диалога выберите имя и версию диаграммы процесса с которой вы хотите работать.

          Использование меню

          В верхней части окна Архитектора находится меню, при помощи которого вы можете получить доступ к основным функциям программы.

          Меню Файл

          При помощи этого меню вы можете воспользоваться всеми функциями программы по работе с файлами – открытие, сохранение, печать и т.д.

          Открыть базы данных

          При помощи этого пункта меню Вы можете вызвать диалог открытия источников данных. Здесь вы можете выбрать базы данных необходимые для заполнения свойств процесса, его сохранения и активации. Программа предоставляет механизм объединения групп баз данных в профайлы, который упрощает работу архитектора в случае одновременной разработки нескольких проектов. Программа каждый раз запоминает имя последнего профайла и при следующем запуске открывает базы данных прописанных в этом профайле. Для дополнительной информации читайте Открытие баз данных.

          Новый процесс…

          Открывает пустое окно диаграммы, после чего вы можете приступить к созданию нового процесса.

          Открыть процесс…

          Вызывает диалог открытия процесса. Выберете имя процесса и, если необходимо, его версию. По умолчанию открывается последняя версия процесса. Для дополнительной информации читайте Открытие процесса.

          Сохранить процесс

          Сохраняет текущий процесс в Базу данных хранилища. Если процесс еще не был назван, автоматически будет вызван диалог сохранения файла, где вам будет предложено ввести новое имя процесса или выбрать одно из уже существующих. Для дополнительной информации читайте Сохранение нового процесса или новых версий процесса.

          Сохранить процесс как…

          Вызывает диалог сохранения процесса. Вы можете сохранить процесс с новым именем или как новую версию уже существующего. Для дополнительной информации читайте Сохранение нового процесса или новых версий процесса.

          Удалить процесс…

          Вызывает диалог удаления процесса. Вы можете удалить либо все версии выбранного процесса или определенную версию. Для дополнительной информации читайте Удаление процесса.

          Закрыть

          Закрывает окно текущей диаграммы. Если до этого не были сохранены изменения, то вам будет предложено сохранить диаграмму или закрыть ее без сохранения.

          Активировать процесс

          Активирует текущий процесс. После этого процесс доступен для начала нового задания. Для дополнительной информации читайте Активация процессов.

          Настройка принтера

          Дает возможность выбрать принтер и его настройки. Зависит от операционной системы и доступных принтеров.

          Предварительный просмотр

          Дает возможность просмотреть, как будет выглядеть диаграмма процесса на печати.

          Печать процесса

          Дает возможность распечатать текущий процесс. На печать будет отправлена вся рабочая область процесса (2х2 листа формата А4), поэтому рекомендуем сначала вызвать предварительный просмотр, определить на каких листах находятся элементы диаграммы, а потом печатать только те листы, которые вам нужны.

          Выход

          Заканчивает работу с программой, если не были сохранены какие-то изменения, вам будет предложено сохранить работу или выйти без сохранения.

          Открытие процесса

          Для того, что бы открыть сохраненный процесс, выполните такие действия:
          1. В меню “Файл” выберите “Открыть процесс…”, после этого появится диалог “Открыть процесс”.
          2. В списке доступных процессов выберете тот, который вы хотите открыть для просмотра или редактирования. По умолчанию открывается последняя версия процесса.
          3. Если вы хотите открыть более раннюю версию, кликните “Выбрать из списка”. После этого активируется список доступных версий выбранного вами процесса и предоставляется дополнительная информация по этой версии – кем и когда была изменена выбранная вами версия.
          4. После того как вы закончили ваш выбор кликните “ОК”.

          Сохранение процесса под новым именем или версией

          Для того, что бы сохранить диаграмму процесса под новым именем или как новую версию существующего процесса, выполните такие действия:
          1. В меню “Файл” выберите “Сохранить процесс как…”, после этого появится соответствующий диалог.
          2. Выберите одно из существующих имен процессов, или введите новое имя.
          3. Кликните кнопку “ОК”. Диаграмма будет сохранена как новая версия существующего процесса, или как первая версия нового процесса.

          Удаление диаграммы процесса

          Для того, что бы удалить одну или все версии процесса, выполните следующие действия:
          1. В меню “Файл” выберите “Удалить процесс…”, после этого появится соответствующий диалог.
          2. В списке существующих процессов, выберите имя того, который вы хотите удалить.
          3. По умолчанию удаляются все версии процесса. Если вы хотите удалить определенную версию, кликните “Выбрать из списка”. В списке версий процесса выберите номер той, которую вы хотите удалить.
          4. Кликните кнопку “ОК”, после чего произойдет удаление диаграммы процесса.
          Замечание: Удаление – процесс необратимый, вы не сможете его отменить.



          Меню Правка

          Дает возможность отменить последнее удаление.

          Отменить удаление

          В том случае, если вы случайно удалили объект и связанные с ним соединители, вы сможете восстановить, воспользовавшись пунктом меню “Отменить удаление”.

          Замечание: после очередного удаления или добавления объекта восстановить объект будет невозможно.

          Меню Вид

          Используя меню “Вид”, вы можете задать параметры внешнего вида программы.

          Панель инструментов

          Дает возможность скрыть или отобразить панель инструментов.

          Панель состояния

          Дает возможность скрыть или отобразить панель состояния.


          Меню Процесс

          Из меню “Процесс” вы можете вызвать диалоги установки базовых и расширенных свойств процесса, а также запустить функцию проверки синтаксиса диаграммы.

          Базовые свойства

          Вызывает диалог “Базовые свойства процесса”. Для дополнительной информации читайте Установка свойств процесса.

          Расширенные свойства

          Вызывает диалог “Расширенные свойства процесса”. Для дополнительной информации читайте Установка свойств процесса.

          Проверка синтаксиса

          Запускает функцию проверки обязательных полей процесса и активностей, соответствия диаграммы правилам маршрутизации и т.д. Результаты проверки выводятся на диалоге. Дополнительно выводится краткая информация о допущенных ошибках.

          Меню Окно

          При помощи элементов меню “Окно” вы можете управлять окнами диаграмм.

          Новое окно

          При помощи этого пункта меню “Окно” вы можете создавать новые окна одной и той же диаграммы. Это может оказаться полезным, когда вы хотите быстро просматривать области диаграммы, которые не видны одновременно в одном окне.

          Нумерованный список открытых диаграмм

          При помощи этого пункта меню “Окно” вы можете быстро переключаться между окнами открытых диаграмм. Для этого выберите из списка нужные вам имя и версию диаграммы, к корой вы хотите переключиться.

          Меню Справка

          Содержание

          При помощи этого пункта меню вы можете вызвать справку по программе.

          О программе

          Вызывает диалог со сведениями о программе.

          Использование панели инструментов

          Панель инструментов предоставляет быстрый доступ к наиболее часто используемым функциям программы. Если вы наведете указатель мыши на один из элементов панели инструментов, вы сможете получить краткую справку о функции, которой вы сможете воспользоваться после нажатия этого элемента.

          Панель инструментов состоит из таких элементов:
          1. Создать процесс - создает пустую диаграмму процесса.
          2. Открыть процесс – вызывает диалог открытия существующего процесса.
          3. Сохранить процесс – сохраняет текущий процесс, если процесс не именован, вызывает диалог сохранения под новым именем.
          4. Печать процесса – печатает текущую диаграмму.
          5. Предварительный просмотр процесса – вызывает диалог предварительного (до печати) просмотра текущей диаграммы.
          6. Инструмент “Стрелка” – с помощью этого инструмента вы можете выделять и двигать объекты на диаграмме.
          7. Инструмент “Прямой соединитель” – при помощи этого инструмента вы можете создавать на диаграмме прямые соединители.
          8. Инструмент “Угловой соединитель” – при помощи этого инструмента вы можете создавать на диаграмме угловые соединители.
          9. Инструмент “Старт” – при помощи этого инструмента вы можете создавать на диаграмме объекты типа “Старт”.
          10. Инструмент “Стоп” – при помощи этого инструмента вы можете создавать на диаграмме объекты типа “Стоп”.
          11. Инструмент “Активность” – при помощи этого инструмента вы можете создавать на диаграмме объекты типа “Активность”.
          12. Инструмент “Подпроцесс” – эта функция отключена в данной версии программы.
          13. Инструмент “Автоматическая активность” – при помощи этого инструмента вы можете создавать на диаграмме объекты типа “Автоматическая активность”.

          Создание соединителей

          Для того, что бы создать соединитель между двумя объектами, выполните следующие действия:
          1. На панели инструментов выберите инструмент “Прямой соединитель” или “Угловой соединитель”. После этого указатель мыши примет вид черного крестика.
          2. Наведите указатель мыши на объект диаграммы, из которого должен выходить соединитель.
          3. Кликните на нем левой кнопкой мыши и, удерживая ее, дотяните указатель до объекта, в который должен входить соединитель.
          4. Когда указатель мыши будет над нужным объектом, отпустите левую кнопку мыши. После этого выбранные вами два объекта будут соединены.

          Редактирование соединителей

          Перед тем как приступить к изменению внешнего вида диаграммы, на панели инструментов выберите инструмент “Стрелка”. Прямые соединители не могут редактироваться. Для того, что бы изменить положение прямых соединителей, переместите в нужное вам место один из объектов, которые он соединяет. Для того, что бы изменить расположение углового соединителя, кликните левой кнопкой мыши на его среднем сегменте (на нем изображена стрелка, указывающая направление связи) и, удерживая ее, оттяните этот сегмент в нужное вам место на диаграмме.

          Создание объектов

          Для того, что бы создать один из объектов диаграммы (“Старт”, “Стоп”, “Активность”, “Автоматическая активность”), выполните такие действия:
          1. На панели инструментов выберите инструмент, объект которого вы хотите создать. После этого указатель мыши примет вид черного крестика.
          2. Кликните левой кнопкой мыши в том месте диаграммы, где вы хотите создать этот объект.

          Изменение места положения объектов диаграммы

          Для того, что бы изменить место положения объекта диаграммы (“Старт”, “Стоп”, “Активность”, “Автоматическая активность”), выполните такие действия:
          1. На панели инструментов выберите инструмент “Стрелка”.
          2. Кликните левой кнопкой мыши на объекте, который вы хотите переместить, и, удерживая ее, переместите объект в нужное вам место диаграммы.

          Выделение объектов

          Для того, что бы выделить объект диаграммы или соединитель, выполните такие действия:
          1. На панели инструментов выберите инструмент “Стрелка”.
          2. Кликните левой кнопкой мыши на объекте или соединителе, которых вы хотите выделить.


          Удаление объектов

          Для того, что бы удалить объект диаграммы или соединитель, выполните такие действия:
          1. Выделите нужный вам объект.
          2. На клавиатуре нажмите кнопку “Delete”.

          Другой метод удаления объектов:
          1. Кликните правой клавишей мыши на объекте, который вы хотите удалить.
          2. Из выпадающего меню выберите “Удалить”.


          Установка свойств

          Для того, что маршрутизатор Workflow мог обрабатывать задания, всем визуальным компонентам, используемым в диаграмме, и процессу должны быть присвоены определенные свойства. Для дополнительной информации по установке свойств читайте следующие разделы:
          1. Установка свойств процесса.
          2. Установка свойств активностей.
          3. Установка свойств автоматических активностей.
          4. Установка свойств соединителей.
          5. Установка объектов Старт и Стоп.

          Выбор персон и групп

          Для того, что бы включить или исключить участников управления или обработки заданий и активностей, выполните такие действия:
          1. Откройте диалог установки списка участников.
          2. Из выпадающего меню выберите тип участников, которых вы хотите включить/исключить (группы, персоны).
          3. Выделите имя персоны или группы, которое вы хотите добавить в список, и кликните кнопку “<<Добавить”.
          4. Если вы хотите убрать имя из уже выбранного списка, выделите его и кликнете кнопку “Удалить>>”.
          5. Если вы хотите очистить выбранный список, кликните кнопку “Очистить все”.
          6. После того как вы закончили выбор, кликните кнопку “ОК”.

          Примечание: Рекомендуется свой выбор строить на группах, а не на персонах. Таким образом, вы избежите периодических изменений владельцев и участников процесса, когда должность или обязанности персоны изменяются, или она увольняется из организации. В таком случае изменения проще проводить не уровне Адресной книги организации, а не на уровне дизайна процесса.


          Установка свойств процесса

          После того как вы создали новую диаграмму процесса, вы можете приступить к определению свойств процесса и его активностей.

          Процесс должен содержать как минимум три обязательных свойства: имя, список ответственных исполнителей, форму основного документа.

          Свойства процесса устанавливаются при помощи двух диалоговых окон: “Базовые свойства процесса”, “Расширенные свойства процесса”.

          Для того, что бы открыть один из диалогов установки свойств процесса, выполните следующие действия:
          1. В меню выберите “Процесс”.
          2. Выберите “Базовые свойства…“ или “Расширенные свойства…”. После этого появится соответствующий диалог.
          3. Выберите закладку, свойства которой вы хотите установить.

          Свойства процесса включают в себя:
          1. Имя процесса.
          2. Описание процесса.
          3. Список владельцев задания.
          4. Инициатор процесса.
          5. Форма основного документа.
          6. Маршрутизация.
          7. Читатели процесса.

          Установка имени процесса

          Каждый процесс должен иметь имя.

          Для установки имени процесса выполните следующие действия:
          1. Откройте один из двух диалогов свойств процесса, если он еще не открыт.
          2. Введите имя процесса в поле “Имя”.
          3. Кликните кнопку “ОК“ для того, что бы ваши изменения были записаны.

          Установка ответственного исполнителя

          Каждому процессу должен быть присвоен как минимум один владелец. Владельцы процесса – сотрудники вашей организации, которые ведут контроль и несут ответственность за выполнение заданий.

          Для того, что бы установить список владельцев задания выполните следующие действия:
          1. Откройте диалог “Базовые свойства процесса”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Владелец”.
          2. На появившейся закладке кликнете кнопку “Включить” и при помощи появившегося диалога установите список групп и персон, которых вы хотите добавить к ответственным исполнителям.
          3. Кликнете кнопку “Исключить” и при помощи появившегося диалога установите список групп и персон, которых вы хотите исключить из списка владельцев задания.
          4. Кликните кнопку “ОК”, для того, что бы ваши изменения были записаны.

          Установка инициаторов процесса

          Инициаторы процесса - сотрудники вашей организации, которые могут запускать задание в рамках определенного процесса. Как правило, инициаторами процесса стают владельцы первой активности.

          Для установки инициаторов процесса выполните такие действия:
          1. Откройте диалог “Базовые свойства процесса”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Инициаторы”.
          2. Выберите один из вариантов:
          a. “Всеми”. Инициаторами процесса станут члены группы WFAllUsers.
          b. “Владельцем первой активности”. Инициаторами процесса станут владельцы первой активности.
          3. Кликните кнопку “ОК”, для того, что бы ваши изменения были записаны.

          Установка формы основного документа на уровне процесса

          Формы задают содержание, дизайн и автоматизацию документов используемых в программе. Они, как правило, создаются разработчиками приложения при помощи Domino Designer.
          Каждый процесс должен иметь форму по умолчанию для основного документа пакета. Основной документ, это документ с которым работают все участники workflow. Форма основного документа может меняться на уровне каждой активности, в зависимости от дизайна процесса.

          Для того, что бы установить форму основного документа выполните такие действия:
          1. Откройте диалог “Базовые свойства процесса”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Формы”.
          2. Откройте выпадающий список на панели “Основной документ”.
          3. Выберите форму, которая будет использоваться как форма основного документа.
          4. Кликните кнопку “ОК” для того, что бы ваши изменения были записаны.

          Определение версии диаграммы

          В процессе разработки процесса может создаваться несколько версий диаграммы. Иногда может быть необходимо определить версию диаграммы, которую вы в данный момент редактируете.

          Для определения версии диаграммы, с которой вы сейчас работаете, выполните такие действия:
          1. Откройте диалог “Базовые свойства процесса”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Версия”.
          2. На закладке отображается версия текущей диаграммы, автор и дата создания диаграммы, а также автор и дата ее последнего изменения.
          3. Кликните кнопку “ОК” для того, что бы закрыть диалог.

          Установка описания процесса

          На закладке “Описание” диалога “Базовые свойства процесса” вы можете дать дополнительную информацию о процессе. Эта информация окажется полезной для идентификации процесса, когда пользователь будет запускать задание в одном из процессов в Базе данных приложения.

          Для установки описания процесса, выполните такие действия:
          1. Откройте диалог “Базовые свойства процесса”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Описание”.
          2. Кликните в поле для редактирования и введите информацию, которая, по вашему мнению, поможет пользователю отличить этот процесс от других.
          3. Кликните кнопку “ОК” для того, что бы ваши изменения были записаны.

          Установка маршрутизации на уровне процесса

          Маршрутизация пакетов документов от активности к активности устанавливается на уровне процесса. Программа поддерживает два типа маршрутизации: немедленная и по расписанию.
          · Немедленная. Маршрутизация автоматически инициируется владельцем активности сразу же после выполнения им команды «Сохранить и Завершить», после этого функция маршрутизации запускается на компьютере пользователя. Если активность еще не завершена (например, не установлен флаг завершения одного из заданий), то соответствующее сообщение будет послано владельцу активности.
          · По расписанию. Маршрутизация инициируется сервером через определенный промежуток времени и функция маршрутизации запускается на сервере. Когда владелец активности выполняет команду «Сохранить и Завершить», статус пакета меняется на «Ready to route» и его движение приостанавливается до тех пор, пока не будет активирован агент маршрутизации. Если активность не завершена (например, не установлен флаг завершения одного из заданий), то соответствующее сообщение будет послано владельцу активности.

          Для установки маршрутизации на уровне процесса выполните такие действия:
          1. Откройте диалог “Расширенные свойства процесса”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Маршрутизация”.
          2. Выберите один из вариантов
          · Немедленная (клиентская) маршрутизация”.
          · Маршрутизация по расписанию (серверная)”.
          3. Кликните кнопку “ОК” для того, что бы ваши изменения были записаны.

          Вы можете изменить настройки маршрутизации на уровне активности при помощи диалога “Расширенные свойства активности”.

          Установка читателей на уровне процесса

          Читатели могут быть назначены на уровне процесса и активностей. Установка читателей на уровне процесса нужна для того, что бы дать участникам workflow, которые напрямую не принимают участия в процессе, доступ для чтения всех документов на каждом этапе процесса.

          Для установки списка читателей на уровне процесса выполните такие действия:
          1. Откройте диалог “Расширенные свойства процесса”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Читатели”.
          2. Выберите один из вариантов:
          · Все. Все персоны, которые входят в группу WFAllUsers, будут иметь доступ для чтения всех документов на каждом этапе процесса.
          · Отобранные. На панели “Добавить читателей” кликнете кнопку “Включить” и при помощи появившегося диалога установите список групп и персон, которых вы хотите добавить к читателям.
                  Кликнете кнопку “Исключить” и при помощи появившегося диалога установите список групп и персон, которых вы хотите исключить из списка читателей.
          3. Кликните кнопку “ОК” для того, что бы ваши изменения были записаны.
            Примечание: Читатели, добавленные на уровне процесса, не могут быть исключены на уровне активности, по этому старайтесь добавлять в список как можно меньше участников workflow. Этот список может быть расширен на уровне каждой из активностей.


            Установка свойств объектов Старт и Стоп

            Объекты Старт и Стоп не несут какой-то функциональной нагрузки, они используются только на этапе дизайна диаграммы процесса для отображения точек входа и выхода диаграммы. В случае необходимости, пользователь может установить описание этих объектов.

            Что бы открыть диалог установки свойств объектов Старт или Стоп, выполните такие действия:
            1. Выделите объект, свойства которого вы хотите установить.
            2. Кликните на нем правой клавишей мыши.
            3. В появившемся выпадающем меню выберите “Базовые свойства…”.

            Свойства объектов Старт и Стоп
            1. Имя (не изменяемое).
            2. Описание.

            Установка описания объектов Старт и Стоп

            Для установки описания объектов Старт и Стоп выполните такие действия:
            1. Откройте диалог установки свойств Старт или Стоп, если он еще не открыт.
            2. На закладке “Описание”, в поле для редактирования введите описание объекта.
            3. Кликните кнопку “ОК” для того, что бы ваши изменения были записаны.


            Установка свойств активности

            Для того, что бы ваш процесс работал, вы должны настроить каждую из активностей диаграммы, путем присваивания им определенных свойств.

            Установить свойства активности можно при помощи двух диалогов: “Базовые свойства активности”, и “Расширенные свойства активности”.

            Что бы установить свойства активности, выполните следующие свойства:
            1. Кликните правой клавишей мыши на активности, свойства которой вы хоте установить.
            2. В появившемся меню выберите “Базовые свойства…” или “Расширенные свойства…”. После этого появится соответствующий диалог.
            3. Выберите закладку, свойства которой вы хотите установить.

            Читайте дополнительную информацию по установке базовых свойств активности:
            1. Установка имени активности.
            2. Установка владельца активности.
            3. Установка оповещения почтой.
            4. Создание списка заданий.
            5. Установка форм документов на уровне активности.
            6. Установка описания активности.

            Читайте дополнительную информацию по установке расширенных свойств активности:
            1. Установка переназначения.
            2. Установка списка группы.
            3. Установка списка читателей.
            4. Добавление владельцев активности к читателям.
            5. Установка параметров соединения.
            6. Установка параметров маршрутизации на уровне активности.

            Установка имени активности

            Каждая активность должна иметь имя.

            Что бы установить имя активности, выполните следующие действия:
            1. Откройте один из диалогов установки свойств активности, если он еще не открыт.
            2. В поле “Имя” введите имя активности.
            3. Кликните кнопку “ОК”, что бы ваши изменения были записаны.

            Установка потенциальных владельцев активности

            Каждой активности должен быть присвоен как минимум один владелец. Потенциальные владельцы активности – сотрудники вашей организации, назначенные выполнять определенный этап задания. Они могут (в зависимости от настроек процесса) добавлять, модифицировать или удалять документы; определять последующий маршрут документов и т.д.

            Для того, что бы установить список потенциальных владельцев активности, выполните такие действия:
            1. Откройте диалог “Базовые свойства активности”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Владельцы”.
            2. На появившейся закладке кликните кнопку “Включить” и при помощи появившегося диалога установите список групп и персон, которых вы хотите добавить в список потенциальных владельцев активности.
            3. Кликните кнопку “Исключить” и при помощи появившегося диалога установите список групп и персон, которых вы хотите исключить из списка потенциальных владельцев активности.
            4. Кликните кнопку “ОК”, что бы ваши изменения были записаны.

            Установка оповещения почтой.

            Программа предоставляет механизм оповещения потенциальных владельцев активности о новом задании, которое они должны обработать.

            Для того, что бы включить/выключить эту функцию, выполните следующие действия:
            1. Откройте диалог “Базовые свойства активности”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Владелец”.
            2. Установите/снимите флаг “Сообщать о новом задании по почте”.
            3. Кликните кнопку “ОК”, что бы ваши изменения были записаны.

            Примечание: Если подразумевается, что новые задания в этом процессе будут возникать по несколько раз в день, то лучше отключить эту функцию, дабы не создавать излишний трафик на почтовых серверах и не отвлекать владельцев активности почтовыми сообщениями.

            Создание списка задач
              Задача – единица работы, которая должна быть выполнения на этапе активности. Хотя установка задач не обязательна, но вы можете ее использовать для разбиения всей работы, которая должна быть выполнена на этапе активности, на составные части, что упростит понимание и выполнение работы владельцами активности. Вы можете задать список не более чем из семи задач. Если в дизайне процесса вы пометили какие-то задачи как обязательные, то владельцы активности не смогут передать пакет документов дальше по маршруту до тех пор, пока они не отметят эти задачи как выполненные.

            Что бы сформировать список задач, выполните следующие действия:
            1. Откройте диалог “Базовые свойства активности”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Задачи”.
            2. Введите описание задач. Помните, что формулировки задач должны отличаться между собой.
            3. Если какая-то из задач является обязательной, установите напротив нее флажок “Обязательная”.
            4. Кликните кнопку “ОК”, что бы ваши изменения были записаны.

            Установка форм документов на уровне активности

            Формы задают содержание, дизайн и автоматизацию документов используемых в заданиях. Они, как правило, создаются разработчиками приложения при помощи Domino Designer. Каждый процесс должен иметь форму основного документа установленную по умолчанию на уровне процесса. На уровне активности вы можете изменить форму основного документа и указать формы дополнительных документов, которые могут добавляться на этапе активности.

            Для того, что бы задать формы на уровне активности, выполните следующие действия:
            1. Откройте диалог “Базовые свойства активности”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Формы”.
            2. На панели “Основной документ”:
            · Кликните “Неизменная”, если вы хотите использовать форму, используемую на этапе предыдущей активности.
            · Кликните “Изменить на…”, если вы хотите сменить форму основного документа, и выберите имя формы из выпадающего списка.
            3. На панели “Новые документы”:
            · Кликните “Нет”, если вы не хотите создавать новые документы не этапе этой активности.
            · Кликните “Отобранные”, что бы выбрать одну или несколько форм новых документов из списка.
            4. Кликните кнопку “ОК”, что бы все ваши изменения были записаны.

            Установка описания активности

            Для того, что бы установить описание активности, выполните следующие действия:
            1. Откройте диалог “Базовые свойства активности”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Описание”.
            2. В поле для редактирования введите текст описания активности.
            3. Кликните кнопку “ОК”, что бы ваши изменения были записаны.

            Установка переназначения

            Функция переназначения позволяет владельцу активности передать свои права другим участникам workflow. Владелец активности должен сначала открыть документ для редактирования, что бы иметь возможность переназначить документ; владелец процесса может переназначить документ в любой момент. Переназначение является удобным механизмом обработки исключительных ситуаций работы процесса, например:
            · Владелец активности уезжает в неожиданную командировку.
            · Владелец активности перегружен другой работой.
            · Владелец активности заболел и т.д.

            Для того, что бы установить механизм переназначения, выполните такие действия:
            1. Откройте диалог “Расширенные свойства активности”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Переназначение”.
            2. Выберите один из предложенных вариантов:
            · Не разрешено. Владелец активности не может передать свои права.
            · Разрешить среди владельцев активности. Владелец активности может передать свои права только другим владельцам этой активности.
            · Разрешить всем. Владелец активности может передать свои права членам группы WFAllUsers.
            3. Кликните кнопку “ОК” для того, что бы ваши изменения были записаны.

            Установка списка группы

            Группа – сотрудники вашей организации, которые обязаны помогать владельцам активностей в процессе обработки задания. Члены группы могут редактировать и добавлять документы в пределах определенной активности, они не могут изменять состав группы, начинать и заканчивать активность или отправлять документы далее по маршруту.

            Для того, что бы установить список группы, выполните такие действия:
            1. Откройте диалог “Расширенные свойства активности”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Группа”.
            2. На появившейся закладке кликните кнопку “Включить” и при помощи появившегося диалога установите список участников, которых вы хотите добавить в список группы.
            3. Кликните кнопку “Исключить” и при помощи появившегося диалога установите список участников, которых вы хотите исключить из списка группы.
            4. Кликните кнопку “ОК”, что бы ваши изменения были записаны.

            Установка списка читателей

            Список читателей может быть установлен на уровне процесса и активности. Установка читателей на уровне процесса нужна для того, что бы дать участникам workflow, которые напрямую не принимают участия в процессе, доступ для чтения всех документов на каждом этапе процесса. Установка читателей на уровне активности нужна для ограничения доступа для чтения пользователей, которые не имеют право просматривать документы на определенных этапах процесса. В таких случаях пользователей включают в список читателей только тех активностей, на этапе которых они имеют право просматривать документы.

            Для того, что бы установить список читателей на уровне активности, выполните такие действия:
            1. Откройте диалог “Расширенные свойства активности”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Читатели”.
            2. На панели “Добавить к читателям…” выберите один из вариантов:
            · Всех”. Все члены группы WFAllUsers будут иметь доступ для чтения на этапе этой активности.
            · Владельца”. Только владельцы актиновсти будут иметь доступ для чтения документов на этапе этой активности
            · .
            · Отобранных”. Укажите список участников, которые будут иметь доступ для чтения документов:
            1. На панели “Добавить читателей” кликните кнопку “Включить” и при помощи появившегося диалога установите список участников, которых вы хотите добавить в список читателей.
            2. Кликните кнопку “Исключить” и при помощи появившегося диалога установите список участников, которых вы хотите исключить из списка читателей.
            3. Установите флаг добавления владельцев актиновсти к читателям.
            4. Кликните кнопку “ОК”, что бы ваши изменения были записаны.

            Добавление потенциальных владельцев активности к читателям

            По умолчанию, все потенциальные владельцы активности являются читателями на ее этапе, в независимости от того, кто начал активность. Для того, что бы разрешить/запретить потенциальным владельцам просматривать редактируемые документы, выполните следующие действия:
            1. Откройте диалог “Расширенные свойства активности”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Читатели”.
            2. Установите флаг “Потенциальные владельцы стают читателями”, если вы хотите разрешить чтение, или снимите его, если вы хотите запретить чтение.
            3. Кликните кнопку “ОК”, для того, что бы ваши изменения были записаны.

            Установка параметров соединения

            Одновременно может использоваться только одна форма основного документа. Если копии пакетов, которые двигались по параллельным маршрутам, содержат разные формы основного документа, то в момент их соединения нужно выбрать и установить только одну форму. Для этого есть два механизма:
            1. Владелец активности вручную выбирает одну из форм основного документа.
            2. Маршрутизатор случайным образом выбирает одну из форм основного документа.
            Когда пакет документов попадает на вход активности, маршрутизатор определяет – это единственная его копия, или еще несколько копий двигается по параллельным маршрутам. На механизм распознавания уходит определенное время, по этому, если вы уверены, что диаграмма не содержит параллельных маршрутов, то лучше отключить механизм соединения, чем вы уменьшите время прохождения документов по маршруту.

            Для того, что бы установить один из этих механизмов, выполните следующие действия:
            1. Откройте диалог “Расширенные свойства активности”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Соединение”.
            2. Выберите один из вариантов:
            · Выбирается вручную владельцем активности”.
            · Выбирается случайным образом из основных документов”.
            3. Для того, что бы отключить/включить механизм соединения, установите/снимите флаг “Отключить соединение”.
            4. Кликните кнопку “ОК”, для того, что бы ваши изменения были записаны.

            Установка параметров маршрутизации на уровне активности

            Как правило, механизм маршрутизации документов между активностями устанавливается на уровне процесса. Программа поддерживает механизм изменения маршрутизации по умолчанию на уровне активности. Существует два типа маршрутизации: немедленная и по расписанию.
            · Немедленная. Маршрутизация автоматически инициируется владельцем активности сразу же после выполнения им команды «Сохранить и Завершить», после этого функция маршрутизации запускается на компьютере пользователя. Если активность еще не завершена (например, не установлен флаг завершения одного из заданий), то соответствующее сообщение будет послано владельцу активности.
            · По расписанию. Маршрутизация инициируется сервером через определенный промежуток времени и функция маршрутизации запускается на сервере. Когда владелец активности выполняет команду «Сохранить и Завершить», статус пакета меняется на «Ready to route» и его движение приостанавливается до тех пор, пока не будет активирован агент маршрутизации. Если активность не завершена (например, не установлен флаг завершения одного из заданий), то соответствующее сообщение будет послано владельцу активности.

            Для того, что бы установить параметры маршрутизации на уровне активности, выполните такие действия:
            1. Откройте диалог “Расширенные свойства процесса”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Маршрутизация”.
            2. Выберите один из предложенных вариантов:
            · Использовать механизм маршрутизации процесса”. Если вы не хотите менять механизм маршрутизации по умолчанию.
            · Немедленная маршрутизация (клиентская)”.
            · Маршрутизация по расписанию (серверная)”.
            3. Кликните кнопку “ОК”, для того, что бы ваши изменения были записаны.

            Установка свойств автоматической активности

            Автоматические действия не нуждаются в управлении пользователем. Когда пакет передается автоматическому действию, документы из него обрабатываются и переходят к следующей по маршруту активности. Программа поддерживает два типа автоматических активностей: отправка почты и запуск агента. Для того, что бы процесс обрабатывал задания правильно, вы должны настроить каждый из автоматов вашей диаграммы.

            Автоматическая активность должна содержать такие обязательные свойства:
            1. Имя.
            2. Тип (отправка почты/запуск агента).
            3. Если установлен тип “Отправить почту” – список рассылки.
            4. Если установлен тип “Запустить агент” – имя агента.

            Свойства автоматической активности устанавливаются при помощи диалога “Базовые свойства автоматической активности”.

            Для того, что бы открыть диалог установки свойств автоматической активности, выполните такие действия:
            1. Кликните правой клавишей мыши на автоматической активности, свойства которой вы хотите установить.
            2. В появившемся меню выберите “Базовые свойства…”.
            3. В появившемся диалоге выберите закладку, свойства которой вы хотите установить.

            Обратитесь к этим разделам, для того, что бы получить дополнительную информацию об установке свойств автоматической активности.
            1. Установка имени автоматической активности.
            2. Установка типа автоматической активности.
            3. Установка параметров отправки почты автоматической активности.
            4. Установка имени агента автоматической активности.
            5. Установка описания автоматической активности.

            Установка имени автоматической активности

            Каждая автоматическая активность должна иметь имя.

            Что бы установить имя автоматической активности, выполните такие действия.
            1. Откройте диалог установки свойств автоматической активности, если он еще не открыт.
            2. В поле “Имя” введите ее имя.
            3. Кликните кнопку “ОК”, что бы ваши изменения были записаны.

            Установка типа автоматической активности

            Программа поддерживает два типа автоматической активности: отправка почты и запуск агента.

            Что бы установить тип автоматической активности, выполните такие действия:
            1. Откройте диалог установки свойств автоматической активности, если он еще не открыт, и выберите закладку “Действие”.
            2. Откройте выпадающий список “Тип события”, выберите нужный вам тип.
            · Отправить почту. Далее установите параметры сообщения.
            · Запустить агент. Далее установите имя агента.
            3. Кликните кнопку “ОК” для того, что бы ваши изменения были записаны.

            Установка параметров отправки почты автоматической активности

            Для автоматической активности типа “Отправить почту”, вам нужно установить параметры, по которым будут отправляться почтовые сообщения, а именно: список адресатов, заголовок и текст сообщения.

            Для этого выполните такие действия:
            1. Откройте диалог установки свойств автоматического действия, если он еще не открыт, и выберите закладку “Действие”.
            2. Кликните кнопку “Выбрать” и при помощи появившегося диалога выберите список адресатов или введите формулу адресатов.
            3. В поле “Тема” введите текст или формулу заголовка сообщения.
            4. В поле “Содержание” введите текст или формулу сообщения.
            5. Кликните кнопку “ОК” для того, что бы ваши изменения были записаны.

            Установка имени агента автоматической активности

            Для автоматической активности типа “Запустить агент” вам нужно установить имя агента.

            Для этого вам нужно выполнить такие действия:
            1. Откройте диалог установки свойств автоматической активности, если он еще не открыт, и выберите закладку “Действие”.
            2. Из выпадающего списка “Агент” выберите имя агента.
            3. Кликните кнопку “ОК” для того, что бы ваши изменения были записаны.

            Установка описания автоматической активности

            На закладке “Описание” диалога “Базовые свойства автоматической активности” вы можете дать дополнительную информацию об автоматической активности.
            Для установки описания, выполните такие действия:
            4. Откройте диалог установки свойств автоматической активности, если он еще не открыт, и выберите закладку “Действие”.
            5. Кликните в поле для редактирования и введите информацию, которая, по вашему мнению, может быть полезной для пользователя.
            6. Кликните кнопку “ОК” для того, что бы ваши изменения были записаны.

            Установка свойств соединителей

            На диаграмме соединители представлены прямыми и ломаными стрелками между объектами. Соединители показывают маршрут между этапами задания, а также содержат информацию о том, как должна осуществляться маршрутизация.

            Примечание: Если из какого-либо объекта диаграммы выходит больше чем один соединитель, убедитесь в том, что не нарушена логика маршрутизации. Во время проектирования маршрутизации процесса наиболее часто допускают ошибки трёх типов:
            · Бесконечный цикл. Документ попадает в цикл, который передает его между группой объектов без возможности выхода.
            · Тупик. Документ попадает в объект и больше из него не выходит. Это происходит, когда переменная, на основе которой построены условия, принимает значения, которые не были предусмотрены разработчиком. Для избежания тупиков, совместно со связями типа “Multiple choice” и “Condition” используйте “Else” соединители.
            · Недостижимый маршрут. Эта ошибка возникает, когда условие никогда не принимает истинное значение.

            Каждый соединитель должен содержать такие обязательные поля:
            1. Тип связи.
            2. Если установлен тип связи “Multiple choice” или “Exclusive choice” – имя.

            Свойства соединителя можно установить при помощи диалога “Базовые свойства соединителя”.

            Что бы открыть диалог установки свойств соединителя, выполните следующие действия:
            1. Кликните правой клавишей мыши на соединителе, свойства которого вы хотите установить.
            2. В появившемся меню выберете “Базовые свойства”.
            3. В появившемся диалоге “Базовые свойства соединителя” выберете закладку, свойства которой вы хотите установить.

            Для дополнительной информации читайте следующие разделы:
            1. Установка имени соединителя.
            2. Установка типа связи соединителя.
            3. Установка формулы соединителей типа “Condition”.
            4. Установка описания соединителя.
            5. Типы связей.

            Типы связей

            Программа поддерживает пять типов связей:
            1. Always. Тип связи, используемый по умолчанию. Пакеты всегда будут проходить по соединителям с этим типом связи. Он используется, когда владельцу активности не нужно выбирать одну из альтернатив. Любой объект может иметь несколько исходящих “Always” соединителей. В таком случае по каждому из соединителей отправляется копия документа. Когда параллельные маршруты сходятся в одном объекте, то копии документов соединяются. Для дополнительной информации читайте Установка параметров соединения на уровне активности.
            2. Exclusive choice. При использовании этого типа связи пользователь должен выбрать только один из нескольких предложенных альтернатив. Альтернативы представлены на форме основного документа в виде вариантов возможных последующих маршрутов. Последующая передача документов по маршруту невозможна до тех пор, пока пользователь не выберет одну из альтернатив.
            3. Multiple choice. При использовании этого типа связи владелец активности должен выбрать один или несколько из предложенных вариантов маршрутов. Документы будут посланы только по указанным маршрутам. Если пользователь по каким-либо причинам не выбирает один из предложенных вариантов, он обязан выбрать переход по соединителю типа “Else”.
            4. Condition. Маршрутизация может осуществляться в зависимости от условий, которые вычисляются на определенных этапах маршрута. Документ проходит по такой связи только в том случае, если условие принимает истинное значение.
            5. Else. Связи типа “Else” используются только совместно со связями типа “Multiple choice” или “Condition”. Вполне возможно, что ни одна из альтернатив типа “Multiple choice” или “Condition” будут выбраны пользователем или будут истинны соответственно. В таком случае может возникнуть тупиковая ситуация. Что бы избежать таких моментов, используйте связи типа “Else”, что гарантирует прохождение документа как минимум по одному соединителю.

            Установка имени соединителя

            Именование обязательно для соединителей типа “Multiple choice” и “Exclusive choice”, соединители с другими типами связи могут именоваться по желанию разработчика. Старайтесь давать соединителям короткие имена – длинные имена ухудшают читаемость диаграммы. В то же время именование всех соединителей дает возможность участникам workflow лучше понять диаграмму процесса.

            Что бы установить имя соединителя, выполните следующие действия:
            1. Откройте диалог “Базовые свойства соединителя”, если он еще не открыт.
            2. В поле “Имя” введите имя соединителя.
            3. Кликните кнопку “ОК”, что бы ваши изменения были записаны.

            Установка типа связи соединителя

            Для установки типа связи, выполните следующие действия:
            1. Откройте диалог “Базовые свойства соединителя”, если он еще не открыт, и выберите закладку “Тип”.
            2. Выберите один из предложенных вариантов: “Always”, “Exclusive choice”, “Multiple choice”, “Condition”, “Else”.
            3. Если вы выбрали тип “Condition”, в поле “Поле редактирования условия” введите формулу условия.
            4. Кликните кнопку “ОК”, что бы ваши изменения были записаны.

            Для дополнительной информации читайте: Типы связей.

            Установка формулы соединителей типа “Condition”

            При использовании соединителей типа “Condition”, документы будут переданы по ним, только при выполнении определенных условий на этапе активностей, из которых эти соединители выходит. Условием является какое-то значение, генерируемое формулой на этапе определенной активности и вычисляемое во время выполнения задания.

            Что бы установить формулу соединителя типа “Condition”, выполните такие действия:
            1. Откройте диалог установки свойств соединителя, если он еще не был открыт, и выберите закладку “Тип”.
            2. Выберите тип соединителя “Condition”.
            3. В поле “Поле редактирования условия” введите формулу условия.
            4. Кликните кнопку “ОК”, что бы ваши изменения были записаны.

            Установка описания соединителей

            Если соединитель имеет тип “Multiple choice” “Exclusive choice” “Condition”, его описание может помочь участникам workflow понять смысл связи.

            Что бы установить описание соединителя, выполните такие действия:
            1. Откройте диалог установки свойств соединителя, если он еще не открыт, и выберите закладку “Описание”.
            2. В поле для редактирования введите описание соединителя.
            3. Кликните кнопку “ОК”, что бы ваши изменения были записаны.

            Активация процесса

            Активация процесса не только сохраняет его в Базе данных определения процесса, но и конвертирует его в формат понятный маршрутизатору Workflow. Вы сможете активировать процесс только после его сохранения и проверки синтаксиса. Также следует помнить что, разработчик процесса должен быть назначен на роль ProcessAdmin в Базе данных определения процесса, а также уровень доступа к этой базе не ниже Редактора. Для дополнительной информации читайте:
            1. Проверка синтаксиса процесса.
            2. Активация новых процессов.

            Проверка синтаксиса процесса

            Для того, что бы проверить синтаксис процесса, выполните такие действия:
            1. Сохраните процесс.
            2. В меню “Процесс” выберите “Проверка синтаксиса…”, после этого появится диалог, отображающий результаты проверки.
            3. Если были обнаружены ошибки, исправьте их и запустите проверку снова.
            4. Для закрытия диалога кликните кнопку “ОК”.

            Для дополнительной информации читайте Список возможных ошибок.

            Список возможных ошибок

            Ошибка
            Место возникновения ошибки
            Описание ошибки
            Имя процессаСвойства процессаНе было установлено обязательное свойство, имя процесса. Установите имя процесса.
            Владелец заданияСвойства процессаНе было установлено обязательное свойство, ответственный исполнитель. Добавьте в список владельцев хотя бы одну персону.
            Форма документаСвойства процессаНе было установлено обязательное свойство, форма основного документа. Установите форму основного документа.
            Имя активностиСвойства активностиНе было установлено обязательное свойство, имя активности.
            Владелец активностиСвойства активностиНе было установлено обязательное свойство, владелец активности. Добавьте в список владельцев хотя бы одну персону.
            Форма активностиСвойства активностиБыл установлен флаг изменения формы основного документа на этапе активности, но не было установлено ее имя.
            Имя автоматаСвойства автоматической активностиНе было установлено обязательное свойство, имя автоматической активности.
            Список рассылки автоматаСвойства автоматической активностиНе был установлен список адресатов автоматической активности типа “Отправить почту”.
            Имя агента автоматаСвойства автоматической активностиНе было установлено имя агента автоматической активности типа “Запустить агент”.
            “Exclusive choice” соединительОрганизация диаграммыОбъект диаграммы может иметь либо ни одного, либо не меньше двух исходящих соединителей типа “Exclusive choice”.
            “Multiple choice” соединительОрганизация диаграммыОбъект диаграммы может иметь один исходящий соединитель типа “Multiple choice” только в группе с исходящим соединителем типа “Else”, или несколько исходящих соединителей типа “Multiple choice” (использование соединителей типа “Else” не обязательно).
            “Condition” соединительОрганизация диаграммыВы можете использовать соединители типа “Condition” только вместе с соединителями типа “Else”.
            “Else” соединительОрганизация диаграммыВы можете использовать соединители типа “Else”, только вместе с соединителями “Multiple choice” или “Condition”.
            Имя соединителяСвойства соединителяСоединители типа “Exclusive choice”, “Multiple choice” и “Condition” должны иметь имя.
            Формула соединенияСвойства соединителяСоединители типа “Condiiton” должны содержать формулу условия.
            Множественный “Else” соединительОрганизация диаграммыОбъект диаграммы может иметь только один исходящий соединитель типа “Else”.
            Соединитель автоматаОрганизация диаграммыАвтоматическая активность не может содержать исходящие соединители типа “Multiple choice” и “Exclusive choice”.
            Бесконечный циклОрганизация диаграммыПрограмма не допускает использование безусловных циклов.
            Несвязные вершиныОрганизация диаграммыБыли обнаружены вершины, в которые невозможно попасть из начала диаграммы.
            Начало процессаОрганизация диаграммыТочкой начала процесса может быть только объект “Старт”.
            Конец процессаОрганизация диаграммыТочкой конца процесса может быть только объект “Стоп”.

            Активация новых процессов

            Для того, что бы активировать процесс, выполните такие действия:
            1. Сохраните диаграмму процесса.
            2. В меню “Файл” выберите “Активировать процесс”.
            3. Система выдаст запрос, действительно ли вы хотите активировать процесс. Это сделано в виду предосторожности, так как при активации новой версии процесса, старые версии деактивируются, и вы не сможете запустить по ним новые задания.
            4. После этого, процесс сохраняется в Базе данных описания процесса в соответствующем формате.
              Замечания: Для того что бы, разработчик смог активировать процесс, он должен иметь доступ к Базе данных описания процесса на уровне не ниже Редактора и быть назначенным на роль ProcessAdmin.
            © 1996-2015 Виадук-Телеком
            Сделано на программном обеспечении IBM Lotus Domino
            Rambler's Top100 Український Сувенір Калибровка и профилирование Интернет магазин мотоэкипировки Магазин снаряжение и оборудование для дайвинга