Модуль “Динамические отчеты”
Модуль “Динамические отчеты” предназначенный для обеспечения режима оперативного поиска данных в системе “Кадры/Штат”, формирования отчетных форм и хранения как самих поисковых запросов, так и отчетов по этими запросами. Запить в этом модуле составляет непосредственно специалист по управлению персонала, уполномочено ли лицо, которому предоставлено право доступа к информации системы “Кадри/Штат”. Составление запроса выполняется путем удобного выбора и описания поисковых атрибутов и их значений. Специалист также задает перечень атрибутов, которые хотел бы видеть относительно каждого найденного документа. Результат поиска данных в данной версии может быть представлен в виде нескольких вариантов:
• перечнем найденных документов;
• перечнем найденных документов с ссылкой на первичный документ;
• таблицей в формате Excel для оперативного формирования справочных материалов.
Модуль “Динамические отчеты” представляет собой приложением в среде Lotus Notes/Domino. Обязательным условием для корректной работы модуля является использование операционной системы Microsoft Windows 2000 или XP и наличие на рабочей станции инсталлированного программного обеспечения Microsoft Excel 2000.
Пользователь модуля (специалист по управлению персоналом, уполномоченное лицо) для создания запроса к однотипным базам данных сначала заполняет документ «установка», где определяет:
• перечень однотипных баз данных для поиска;
• перечень форм документов, по которым осуществляется поиск в базах данных.
Сама форма запроса состоит из трех закладок:
• “Общая информация”, где задается название запроса (идентификатор) и общий статус запроса;
• “Поисковая информация”, где задается перечень атрибутов запроса с соответствующими поисковыми значениями и отношениями. Здесь также задаются начальные условия запроса;
• “Отчетная информация”, где задаются типы отчетов, и перечень атрибутов, который планируется отобразить в отчетах.
Первая закладка “Общая информация”.
Идентификатор запроса - фраза, которая составляется пользователем модуля и отображается в представлении. Она является комментарием и/или идентификатором запроса.
Статус запроса – играет роль исключительно при начальном заполнении документа. Нужно определиться, будет ли этот запрос общим, то есть доступным всем пользователям модуля, личным или доступным только автору запроса.
Название формы - установить название формы документа, по которому будет выполняться поиск. Название выбирается из списка форм в документе “Установка”. Модуль контролирует этот параметр, потому что такой выбор является обязательным для выполнения поиска.
Перечень баз данных - из документа “Установка” пользователь выбирает один из двух режимов: поиск по всему списку баз данных или диалоговый выбор нужных для поиска баз данных во время проведения поиска. Этот выбор определяется двумя соответствующими кнопками – “Все”, “Диалог”. Принцип выбора баз данных можно изменить при редактировании запроса.
Количество частичных фраз - эта строка является индикатором количества элементов, из которых состоит запрос. Заполняется автоматически.
Сортировка результатов – пользователь выбирает один из предложенных методов сортировки результатов поиска:
• по совпадениям (документ в большей мере совпадает с поисковым запросом);
• по времени создания в базе данных (старые, новые документы). Поскольку поиск ориентирован на коллекцию баз данных, условия сортировки действительны лишь в пределах одной базы данных. Если, например, задана сортировка по новейшим документам и поиск по двум базам данных, то в исходном отчете документы будут расположены от новых к старым в первой базе данных, а за ними новые к старым второй базы данных.
Максимальное количество результатов - ограничение, устанавливаемое пользователем на количество найденных результатов поиска документов (для каждой базы данных отдельно).
Вторая закладка “Поисковая информация”.
Эта часть поискового документа предназначена для внесения в запрос непосредственно элементов поиска. Такой элемент состоит из названия атрибута, входящего в состав искомых документов и условий поиска - значений и отношений к ним. Процедура создания поискового элемента состоит из таких пунктов:
• выбор текущего атрибута для поиска. Выполняется путем выбора из списка разрешенных к поиску атрибутов заданной формы документа. Модуль определит свойства этого атрибута и представит соответствующую форму анкеты для заполнения значений и отношений атрибута (смотрите следующий пункт).
• установление отношения к возможным значениям этого атрибута (равняется, больше, меньше и т.п.). При выборе необходимого для поиска атрибута пользователем, приложение автоматически представляет форму анкеты для заполнения необходимых значений и отношений этих значений к атрибуту. В данной версии 2.3, приложение распознает текстовый атрибут, числовой (или дату) и учетный (далее - ключи).
• установление ограничительных значений атрибута. Его значение контекстно зависит от самого атрибута, условий поиска и определяется потребностями пользователя.
• формирование поискового элемента. Выполняется модулем по соответствующей команде пользователя.
• включение созданного элемента к общему поисковому запросу или отказ от элемента. Выполняется модулем по соответствующей команде пользователя.
Просмотр созданного запроса.
Модуль представляет собой созданный из отдельных фраз запрос вверху каждой закладки формы запроса. Пользователю предоставляется описание запроса, который приближен к повседневной работе. Например: «разыскиваются работающие женщины, которые имеют оклад в диапазоне 100 – 400 гривен».
Поскольку запрос состоит из отдельных фраз, то в придачу к механизму создания и включения фраз существует механизм исключения уже существующих фраз из поисковой формулы. Если есть хоть одна поисковая фраза, то в панели акций формы запроса возникает кнопка «Уничтожить фразу». Нажав на эту кнопку, приложение представляет список фраз, из которых состоит запрос. Выбранная из списка фраза будет исключена из общей формулы запроса.
Для повышения гибкости и производительности создания запросов в новой версии 2.3 введен механизм начального условия. Этот механизм предусматривает создание и сохранение в базе данных Свободный поиск фраз, которые определяют определенный критерий поиска. Начальное условие задается в виде определенного описания и выбирается из списка при нажатии на кнопку Начальные условия.
Третья закладка “Отчетная информация”.
В этой закладке определяются виды отчетов, которые формируются по результатам поиска и список атрибутов, которые в эти отчеты передаются. В обновленной версии модуля существует три формы отчетов:
• Формат. Самый простой вид отчета, который состоит из набора списков атрибутов и их значений для каждого найденного по запросу документа. Этот набор разделяется названиями баз данных, где находятся отобранные документы.
• Ссылка. Отличается от предыдущего тем, что к атрибутам каждого документа добавляется ссылка (связь) к самому документу системы «Кадры». Ссылка оформлена в виде пиктограммы документа. При нажатии мышью на эту пиктограмму, на экране открывается сам документ.
• Таблица в формате Excel. С целью быстрого формирования справок и экспресс аналитических материалов, по данным поиска формируется электронная таблица в формате Microsoft Excel.
Все формы отчетов имеют заглавия, где указывается дата проведения поиска, формула запроса, перечень баз данных, в которых осуществлялся поиск и количество найденных документов. Выбор формы отчетов, которые должны формироваться при осуществлении поиска, выполняется установлением галочки напротив соответствующих названий отчетов. Список полей отчета задается и редактируется кнопками «Добавить поле к отчету», «Удалить поле», «Очистить список». Последовательность перечня атрибутов отвечает последовательности их назначения в списке.
Поиск информации.
Поиск начинается, когда пользователь модуля нажимает формы на панели акций. После нажатия кнопки модуль инициирует поиск в определенных базах данных. Если задан режим «Диалог выбора баз данных», то на экране появится список существующих (определенных модулем) однотипных баз данных системы «Кадры». Пользователь может выбрать из этого списка необходимые для поиска базы данных. В строке ниже служебной таблицы модуль указывает, в какой базе данных осуществляется поиск и сколько документов уже отобрано. Если по запросу не найдено документов, приложение выдает сообщение “Ни одного документа не найдено”. В случае, когда выбрана таблицу Excel в качестве вывода отчета, такая таблица будет формироваться на экране в процессе создания отчета. Если определен режим «Ссылки» или «Перечень» в качестве вывода отчета, результат поиска будет представлен на экране только по окончанию поиска.
Важно! При поиске с использованием модуля “Динамические отчеты” все базы данных системы «Кадры/Штат» должны находиться в пределах одного сервера или кластера серверов Lotus Notes/Domino.