Кадровое делопроизводство


Система управления персоналом “Кадры/Штат” разработана ЗАО “Виадук – Телеком” для автоматизации кадрового делопроизводства согласно с действующим законодательством Украины. Если говорить детальнее, то на предприятии после внедрения автоматизируется деятельность отделов труда и зарплаты в части делопроизводства, упрощается информационно-поисковая деятельность при работе с учетными и распорядительными документами. Система позволяет получать необходимую статистическую отчетность и обеспечивает корпоративное использование информации.

Система предназначена для больших и средних предприятий, где бумажное обращение кадровых документов имеет большой объем и препятствует быстрому доступу к документам, и к информации, которую документы вмещают. Эффективно внедрение системы в небольшое и среднее предприятие с разветвленной сетью отделений. Внедрение системы дает высокую отдачу при внедрении в отдел кадров, который занимается комплектацией и подготовкой кадров. По нашим оценкам система может использоваться в компаниях или организациях, отделы кадров которых обслуживают персонал от 100 до 1000 сотрудников. При условии наличия серверов и рабочих станций достаточной мощности система может использоваться для предприятий с численностью до 6000 работающих человек.

Система управления персоналом “Кадры/Штат” разработана и выполняется на программной платформе Lotus® Notes/Domino версии 6.0 или выше. Lotus® Notes/Domino поддерживает документооборот в компьютерной сети, предоставляет механизмы тиражирования документов и защиты информации, поддерживает территориально распределенные объекты и офисы. Элементы (базы данных) системы находятся на сервере Domino, который предоставляет возможность разным наделенными полномочиями пользователям одновременно получать доступ к данным личных дел и других документов системы. Любые изменения в документах, сделанные одним пользователем доступны для всех, кто имеет право читать данные документы. Для каждой группы пользователей распределяются роли, которые определяют, какого типа операции с личными данными или информацией об организации эта группа пользователей может выполнять. Например, отдел, который составляет штатное расписание и выполняет свои приказы, не имеет доступа к учетным кадровым документам.

Подавляющее большинство приказов автоматически выполняются на сервере Domino без вмешательства человека по наступлению дат операции. Специальные механизмы контролируют и обеспечивают целостность информации и соответствие правил ее обработки требованиям законодательства Украины. Маленькая справка - система содержит более чем 300 форм отображения документов, около 400 представлений списков документов или аналитических данных, 60 специализированных агентов обработки личных или распорядительных документов, 55 подпрограмм комплексной обработки информации и более чем 2000 разных специализированных программ, которые автоматизируют и упрощают повседневную деятельность инспекторов по кадровым вопросам и сотрудников отдела труда и заработной платы.

Система автоматизирует подготовку ряда базовых отчетов. Сотрудникам службы управления персоналом достаточно зайти в соответствующий раздел и напечатать необходимый отчет.

Система хранит все созданные отчеты и предоставляет возможность быстро создать отчет с актуальной информацией:
- Государственная статистическая отчетность о количестве сотрудников, их качественном составе и профессиональной учебе за текущий год ( форма 6-ПВ );
- Отчет о среднесписочной численности, уволенных по собственному желанию и сокращением штатов (отдельно за месяц, за квартал, за полгода, за год);
- Ежедневный отчет об учетной численности (отдельно расчет об уволенных и принятых на текущий день, всего на этот день совместителей, всего на этот день в декретном отпуске и отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет, численность, которая подлежит включению и исключению из расчета среднесписочной численности);
- Количественный и качественный состав сотрудников по направлениям;
- Укомплектованность персоналом по образованию;
- Информация относительно обучения персонала;
- Отчет о пострадавших в результате аварии на ЧАЭС;
- Информация о увольнении и трудоустройстве сотрудников;
- Качественный состав сотрудников;
- Состав сотрудников по возрасту;
- Перемещение рабочей силы;
– ІІ раздел государственной отчетности 3-ПВ;
- Информация относительно подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров.

Этот перечень постоянно пополняется за счет заказов других организаций. В случае изменения законодательной базы наша компания выполняет актуализацию правил формирования отчетов.

Система предоставляет пользователям разнообразные поисково-информационные решения для поиска необходимой информации. Например, личные карточки работающих лиц приведены по таким данным:
- по алфавиту;
- по категориям персонала;
- по классификатору профессий;
- по должностям;
- по подразделам;
- по дате рождения (по месяцам и дням рождения);
- по стажу работы (общим и непрерывным);
- по совмещению должностей на одном предприятии;
- работающие неполный рабочий день (неделя);
- работающие по контракту;
- работающие по совместительству.
- лица, которые находятся в отпуске в связи с беременностью и родами и по уходу за ребенком до 3-х лет;
- лица, которые имеют льготы в связи с аварией на ЧАЭС.;
- лица, которые не брали отпуск в текущем году;
- лица, которые перенесли ежегодный отпуск на следующий год;
- по графику ежегодных отпусков;
- штатно-должностное размещение.
- справочные данные: телефоны (служебные и домашние), паспортные данные, домашний адрес;
- по материальной ответственности.

Отдельно записи возможно пересматривать разделенными на списки умерших, уволенных в текущем году и работающих с дополнительной категоризацией за разными параметрами.
Сотрудники отдела труда и заработной платы могут пересматривать списки штатных единиц, которые приведены по таким ключевым данным:
- вакантные должности;
- замещаемые должности;
- не целые штатные единицы;
- структура для штатного расписания;
- группа “Вне штата”;
- по классификатору профессий;
- по подразделам и должностям с фамилиями занятых должностей;
- с полным описанием надбавок предприятия;
- занимаемые должности с фамилиями сотрудников по алфавиту;
- только сотрудники, которые имеют надбавки.

Система автоматически выполняет необходимые подсчеты и в случае, когда необходимо оперативно получить статистические данные, вы можете обратиться к специализированному разделу «Статистические данные». Тут находится актуальная информация относительно:
- итоги по категории персонала: удельный вес, суммы;
- только должности с надбавками: удельный вес, суммы;
- должности по алфавиту с расчетом статистических данных:
- количество штатных единиц на данной должности;
- количество одноименных должностей;
- месячный фонд заработной платы;
- надбавки (суммы, удельный вес);
- вакантные должности;
- количество штатных единиц на данной должности;
- количество одноименных должностей;
- месячный фонд заработной платы.

Приведенный перечень постоянно пополняется и может быть расширен в соответствии с вашими требованиями.

Система полностью автоматизирует работу с распорядительными документами. Списки для облегчения работы разделены по видам и статусам. Вы можете пересматривать следующие данные:
Приказ о приеме на работу (форма П-1);
Приказ о переводе на другую работу (форма П-5)
Приказ об увольнении с работы (форма П-8)
Приказ ВУПК “О переводе (с замещением одной должности другой должностью)”

Отдельно вы можете работать с многопунктовыми приказами. В каждом многопунктовом приказе можно сформировать до 10 видов кадровых операций. Типы операций:
- заключение трудового договора;
- перевод на другую работу;
- прекращение трудового договора;
- изменение фамилии;
- поощрение сотрудников;
- объявление выговора;
- снятие выговора;
- предоставление отпусков: учебные отпуска, связанные с родами или по уходу за ребенком до 3-х лет; выход на работу после этого отпуска;
- отпуск без сохранения заработной платы;
- предоставление дополнительного времени для сотрудников, которые учатся;
- отозвание из отпуска;
- перенесение ежегодного отпуска (и дополнительного к нему) на следующий год.

Также есть возможность вносить пункты приказа типа «Свободный текст приказа». Это дает возможность подготовить и выдать предписывающий документ со специфическим текстом.

Использование системы автоматизирует работу с такими видами документов как:

- пенсионные карточки;

- документы, которые описывают курсы повышения квалификации;

- документы, которые описывают отпуска и их график;

- списки военнообязанных лиц;

- списки детей сотрудников(автоматически подсчитывается возраст);

- списки сотрудников, которые пострадали от аварии на ЧАЭС.

Быстрый доступ к информации и набор разнообразных разрезов за ключевыми параметрами предоставляет возможность кадровым инспекторам или специалистам из управления персоналом быстро получать необходимые данные и увеличивают эффективность их труда.

Для обеспечения защиты информации и поддержки режима конфиденциальности при сохранении привычной технологии работы с кадровыми документами, в системе “Кадры / Штат” введены специальные «роли». Они ограничивают доступ к информации и функциям системы в соответствии с требованиями. Роли в системе:

[KADR] - работа со всеми кадровыми предписывающими и учетными документами, ознакомление со штатным расписанием, выполненными приказами ВПЗ. Роль предназначается для кадровых рабочих;

[SHTAT] - работа исключительно со штатным расписанием, приказами ВПЗ, исключительно с документами относительно денежного награждения, выполненными кадровыми приказами. Роль предназначается для рабочих ВПЗ;

[VIP] - все выполненные кадровые приказы и приказы ВПЗ и все документы, кроме учетных. Роль предназначается для руководителей организации что требуют оперативную информацию из системы.

При первом запуске системы первоочередно выполняется установка параметров предприятия - один документ что содержит все необходимые данные. Потом создаются документы, которые определяют структуру предприятия для штатного расписания. Они описывают подразделы 1-4 уровня. Количество документов зависит от структуры предприятия для штатного расписания.

В системе большое количество заполненных справочников. Например: Характеристика должности - каждый документ определяет одну должность из штатного расписания с названием за штатным расписанием и названием класса (или профессии) за классификатором профессий. Одна должность за штатным расписанием может иметь несколько документов. Они отличаются классом или названиями профессии. Например, должность за штатным расписанием – ведущий инженер. На предприятии есть ведущий инженер – инженер из подготовки кадров; ведущий инженер – инженер из транспорта: ведущий инженер – инженер из организации и нормирования труда. Создаются 3 документа с одинаковым названием должности за штатным расписанием и разными названиями за классификатором профессий. Список настоящих документов составляет Справочник должностей для данного предприятия. Должность в Справочнике описывается за двумя классификаторами:

- государственным классификатором профессий (КП) для Украины

- классификатором категории персонала: руководители, специалисты, служащие, рабочие.

Причем классификация должностей за двумя справочниками не обязательно должна совпадать. Например, главный специалист за классификатором профессий может быть руководителем, а за классификатором категории персонала должен быть специалистом. Должность описывается также рекомендуемым образованием для конкретной должности, также вводится за потребностью тарифный разряд, класс или категория.

Необходимо проверить заполненные Справочники базы данных, некоторые дополняются новыми данными, другие заполняются заново.

Система предоставляет возможность создать штатное расписание организации. Создается документ, который описывает должность как штатную единицу в штатной структуре. На каждую штатную единицу создается один документ. Список созданных документов образует штатное расписание предприятия.

При вводе информации в систему необходимо придерживать определенных инструкций, которые детально описывают все особенности и функциональные возможности системы. Например: приложение к личной карточке - пенсионная карточка, заполняется в случае работающего пенсионера, приложение к личной карточке - карточка на ребенка работника, если ребенок в возрасте до 18 годов. На каждого сотрудника в обязательном порядке создается документ “Стаж”. Приложение к личному листу, заполняются 4 документа:

- Награждение;

- Взыскание;

- Изменения в учете.

- Об аттестации работника.

При внесении информации в документы система контролирует правила заполнения граф документов и установлен законодательством порядок создания и обновления кадровых документов.

Система тщательно контролирует важные кадровые операции, ошибки в которых могут привести к значительным убыткам или судебным искам. С точным сдерживанием требований законодательство выполняется:

- Операция заключения трудового договора ;

- Операция перевода на другую работу;

- Операция прекращения трудового договора;

- Операция изменения фамилии на другую;

- Операция объявления выговора;

- Операция снятия выговора;

- Операция поощрения сотрудников;

- Операция предоставления учебных, социальных и без оплаты отпусков;

- Операция отозвания из ежегодного ( дополнительных к ежегодной) отпуска;

Операция перенесения ежегодного (дополнительного и ежегодного) отпуска на следующий год.

Поиск в системе “Управления персоналом”. Поисковые операции выполняются несколькими способами:

- поиск с помощью встроенных средств Lotus Domino;

- поиск с помощью специализированной поисковой формы в которой устанавливается определенный набор параметров. Результатом поиска является специальный документ – отчет-таблица с ссылкой на найденные личные карточки (или другие документы) работающего персонала, которые отвечают критериям поиска.

Также есть возможность определять правила сортировка документов для формы результатов поиска с помощью пункта “Сортировки результатов”:

- за совпадением (устанавливается по умалчиванию);

- сначала самые старые;

- сначала новейшие.

Первый режим отображает найденные документы в последовательности их поиска, то есть с точки зрения пользователя, случайно. Второй режим размещает найденные документы от меньшей даты создания к большей, то есть в хронологическом порядке. Наконец, третий режим отображает отобранные документы в ретроспективе – от последних к самым старым.

Можно ограничить количество найденных документов числом, которое устанавливается в пункте “Максимальное количество результатов”. По умалчиванию – ноль – отображение всех найденных документов.