Порівняння існуючих систем електронного документообігу
Круковський М.Ю. Київ 2006.

	Системи електронного документообігу мають досить широку галузь застосування як в бюрократичній діяльності організацій, так і в поточних виробничих процесах підприємств. Ці системи мають різне еволюційне походження із декількох історичних областей знань, що розвивалися довгий час паралельно і перетнулися між собою лише останнім часом.
	Такий стан систем електронного документообігу зумовлює складність і неоднозначність проведення оцінок і порівнянь між системами. Під час порівняльних досліджень розповсюдженими є випадки, коли позитивні оцінки експерти роблять завдяки суб’єктивній оцінці функціональних можливостей систем. 
Для отримання достатньо об’єктивної оцінки було вирішено розглянути декілька різних порівняльних досліджень, що було зроблено експертам із різних країн над досить великої кількістю систем електронного документообігу.
Gartner.
Міжнародна експертна компанія Gartner в жовтні 2004 року провела незалежне дослідження систем електронного документообігу []. В дослідженні приймали участь відомі фахівці в галузі інформаційних технологій, а саме: Karen Snegda, Kenneth Chin, James Lundy, Toby Bell, Debra Logan і Tom Eid.
Під час дослідження походження систем фахівці прийшли до висновку, що цей напрямок інформаційних технологій з’явився в результаті декількох різних напрямків. Сталося злиття технологій по інтегрованому управлінню документами організацій, розгалуженому управлінню документами через WEB і декількох напрямків автоматизації офісних процесів. В майбутньому очікується приєднання інших раніше незалежних технологій, а саме: управління цифровими даними підприємства і управління корпоративною поштою підприємства.
Фахівці очікують, що подальше злиття порідних технологій, а також поглинення виробниками одним одного призведе до подальшого росту рівня застосувань. Наприклад, фахівцями із вірогідністю 60% очкується, що до 2007 року 50% виробників систем пройдуть шляхом збільшення і поглинання. Із вірогідністю 90% очікується, що до 2008 року 75% великих компаній, що входять в Global 2000 будуть застосовувати системи електронного документообігу для вирішення своїх повсякденних задач.
Під час досліджень було виділено наступні основні функції:
-	Управління документами для реєстрації вхідних і вихідних документів, контроль версій документів, бібліотечні і архівні функції документів;
-	Системи динамічного управління змістом документів і інформаційних розділів із урахуванням прав доступу і модифікації користувачів;
-	Управління записами для отримання юридично обґрунтованих управлінських рішень, довгострокове зберігання і пошук по масивам документів;
-	Перетворення паперових документів у цифровий вигляд із подальшим зберіганням і пошуком по документам;
-	Підтримка взаємодії робочих груп, особливо проектних груп, із відстеженням версій змін документів;
-	Підтримка управління бізнес і управлінськими процесами, маршрутизація форм, постановка задач, відстеження станів і проведення перевірок.
На підставі проведених досліджень, фахівці проаналізували велику кількість систем і визначили ті із них, що мають значні перспективи розвитку і розповсюдження. По визначеним система було об’єднано отриману аналітичну інформацію у, так званий, квадрант Гартнера, що наведено на нижченаведеному рисунку.

Рисунок 1.1. Квадрант Партнера по СЕД.
Згідно із квадрантом, виробник систем електронного документообігу розглядуються в залежності від двох категорій: повноти бачення і можливості реалізації. Згідно із цими категоріями відрізняються чотири типи: Можливі лідери (Challengers), Лідери (Leaders), Спеціалізовані (Niche Players) і Перспективні учасники (Visionaries).
Лабораторія інформаційних систем МФТІ ГУ.
Метою дослідження [] було виявлення поточного стану ринку електронного документообігу, розповсюдженості систем і відношення користувачів щодо наявних систем. Під час досліджень було розглянуто десять російських і західних систем електронного документообігу.
Для оцінки було опитано 239 фахівців різного профілю: користувачі СЕД, люди, що обирають СЕД, адміністратори і технічні фахівці. Було досліджено популярність платформ, після чого було створено рейтинг популярності. Крім того, було досліджено вплив вартості систем на їх привабливість, а також на привабливість застосованих платформ. Після цього було оцінено наскільки впливовим є означенні параметри при прийнятті рішення щодо вибору системи. На основі отриманих даних було створено математичну модель, що  до надали можливість отримати загальний рейтинг розглянутих СЕД.
Рейтинг популярності ключової функціональності СЕД. Було опитано 239 фахівців, кожний із них оцінив важливість кожної функціональної можливості по 100 бальній шкалі. Потім результат було усереднено і округлено до цілих чисел на основі формули: 
Отримані результати наведено в таблиці 1.1.
Функція	Середній бал по 100 бальній шкалі	
Захист від збоїв	98	
Словники і довідники	95	
Генерація звітів	94	
Збереження документів різних форматів	94	
Реєстрація документів	93	
Віддалений доступ	91	
Ролеві сценарії	82	
Внутрішня поштова служба	82	
Завдання маршрутів	81	
Повнотекстовий пошук	78	
Складні документи	77	
Списання інформації в архів	74	
Графічний дизайн маршрутів	73	
Сканування	73	
Ролеві права доступу	73	
Дизайнер форм документів	72	
Контроль термінів доручень	71	
Коробкова версія	69	
Шифрування	67	
Автоматичне повідомлення	64	
Пошук по реквізитам	63	
Редактор звітів	63	
Розпізнання сканованого тексту	62	
Підтримка електронного підпису	61	
Пошук через WEB	57	
Інтегровані засоби попереднього огляду звіті	56	
Стаціонарна клієнтська частина	56	
Розпізнання «на льоту»	54	
Контроль морфології	53	
Підтримка проектної роботи	52	
Пошук по формі	42	
Підтримка twain- сумісних сканерів	41	
Інтегровані засоби попереднього огляду документів	38	
Підтримка багатьох платформ	38	
Протокол обробки	34	
Можливість роботи через WEB	33	
Проведення e-mail розсилки	32	
Підтримка потокового сканування	25	
Таблиця 1.1. Оцінка важливості ключової функціональності.
Рейтинг відповідності вартості очікуванням користувачем. Рейтинг було розраховано на основі опитування 239 фахівців. Фахівцям запропонували виставити 100 балів тим системам, що повністю виправдали їх очікування і 0 балів тим системам, що зовсім не виправдали. Після опитування результат було оброблено у відповідності до наступної формули: 
Система	Вартість	Отриманий бал	
1C:Архив, 1С	$490	100	
ЭСКАДО, Интерпроком ЛАН	Від $595	88	
OfficeMedia, Интертраст	Від $250	85	
Золушка, НТЦ ИРМ	Від $1500	83	
Эффект-офис, Гарант Интернешнл	$1840	79	
ДЕЛО, ЭОС	Від $1900	76	
Євфрат, Cognitive Technologies	$1940	72	
БОСС-Референт, Ай Ти	Від $2500	51	
Optima-Workflow, Оптима	$3950	48	
PayDox, Интерфейс	$5000	35	
LANDOCS, Ланит	Від $5500	31	
ГранДок, Гранит Центр	Від $6500	23	
Таблиця 1.2. Оцінка відповідності очікувань до вартості.
Окремо фахівців було опитано щодо того яке місце в прийнятті рішення вибору певної СЕД займає функціональні можливості системи і платформі, вартість системи і платформи. Фахівців попросили оцінити в долях від одиниці вагу кожного параметру, що вони враховуються під час прийняття рішення. Отриманий результат було оброблено по формулі: 
Параметр	Оцінка важливості в долях від 0 до 1	
Функціональність системи	0.30	
СУБД	0.20	
Вартість СУБД	0.19	
Вартість системи	0.31	
Таблиця 1.3. Удільна вага параметрів прийняття рішення.
Рейтинг технічної досконалості СЕД. На основі таблиці функціональності і рейтинг важливості функцій СЕД було розраховано рейтинг технічної досконалості СЕД. Отриманий дані було розраховано по наступній формулі:

В відповідності до застосованої методології розрахунку рейтингів усі бали, що були набрані різними СЕД було нормовано по 100 бальній шкалі. При цьому 100 балів отримала СЕД, що набрала найбільше балів.
Система	Мінімальна комплектація	Максимальна комплектація	
Евфрат. Cognitive Technologies	100	100	
Optima-Workflow, Оптима	70	86	
БОСС-Референт, Ай Ти	62	81	
LANDOCS, Ланит	62	79	
ДЕЛО, ЭОС	63	76	
OfficeMedia, Интертраст	61	73	
1C:Архив, 1С	59	73	
ЭСКАДО, Интерпроком ЛАН	57	69	
Золушка, НТЦ ИРМ	59	65	
PayDox, Интерфейс	63	63	
ГранДок, Гранит Центр	60	60	
Эффект-офис, Гарант Интернешнл	47	52	
Таблиця 1.4. Рейтинг технічної досконалості СЕД.
Рейтинг технічних можливостей платформ. Рейтинг було розраховано на основі опитування 239 фахівців, яким було запропоновано оцінити технічні можливості кожної платформи по 100 бальній шкалі. Отримані результати було оброблено наступною формулою:

Використані платформи	Середній бал по 100 бальній шкалі	
Lotus Domino	100	
Oracle	92	
MS SQL Server	74	
DB/2	61	
НИКА	57	
ZoDB	39	
MS Access	32	
Таблиця 1.5. Рейтинг технічних можливостей платформ.
Рейтинг відповідності вартості платформ очікуванням користувачів. Рейтинг було розраховано на основі опитування 239 фахівців. Фахівцям було запропоновано виставити 1 бал платформам, вартість яких відповідає очікуванням користувачів і 0 балів тим платформам, що не відповідають. Отримані результати було оброблено у відповідності із формулою: 

де - бал, виставлений i-м фахівцем –й платформі;
Використана платформа	Вартість	Отриманий бал	
НИКА	$0	100	
ZoDB	$0	100	
MS Access	Від $250	94	
MS SQL Server	Від $600	91	
Oracle	Від $3700	83	
Lotus Domino	Від $4670	67	
DB/2	$1270	39	

Таблиця 1.6. Оцінка відповідності вартості платформ очікуванням.
На основі попередньо розрахованих даних було розраховано загальний рейтинг СЕД із врахуванням технічних можливостей систем, привабливість систем і платформ, а також вартості системи і їх платформ. Результат було розраховано:

	Система	Загальна оцінка	
1	Евфрат. Cognitive Technologies	82	
2	OfficeMedia, Интертраст	81	
	ЭСКАДО, Интерпроком ЛАН	81	
3	ДЕЛО, ЭОС	79	
4	Золушка, НТЦ ИРМ	78	
5	1C:Архив, 1С	77	
6	Optima-Workflow, Оптима	73	
	БОСС-Референт, Ай Ти	73	
7	Эффект-офис, Гарант Интернешнл	72	
8	LANDOCS, Ланит	67	
9	PayDox, Интерфейс	62	
10	ГранДок, Гранит Центр	57	
Таблиця 1.7. Загальна оцінка СЕД.
Таким чином, рейтинг окреслює спектр інтересів користувачів. Внаслідок масовості ринку малих підприємств, більшість користувачів представляє інтереси невеликих компаній. Для цих компаній найбільш важливим є вартість системи і вони згідні погоджуватися із значним звуженням функціональних можливостей. В той же час, представники середніх і великих підприємств зосереджуються на можливостях системи і властивостях використаної платформи.
Академія Педагогічних Наук України.
	В 2004 році відомий український фахівець в галузі електронного документообігу захистила Н.Т. Задорожна захистила дисертацію на тему «Кероване проектування документообігу в управлінських інформаційних системах» []. В цій дисертації вперше було зроблено порівняльний аналіз СЕД з точки зору прикладного застосування на Україні.
	Було досліджено 10 СЕД, що сьогодні найбільш широко використовуються в Україні. Було досліджено таки риси СЕД як: сховище документів, діловодство і автоматизація ділових процесів, адміністрування і безпека та інші особливості. Узагальнені результати дослідження наведені в Таблиці 1.7.
Функції	Documentum 4i	Ultimus Workflow	Docs pen	Work Expedition	ОПТІМА Workflow	БОСС-Референт	LanDocs	Дело	Постскриптум	Megapolis.
Документообіг	
Сховище документів	
Організація сховища	10	0	8	0	4	6	6	8	8	7	
Введення у сховище	10	1	2	0	9	9	8	7	5	6	
Організація пошуку	10	0	10	7	8	5	8	5	7	8	
Веб- доступ	10	8	10	10	20	9	10	7	10	5	
Загальна оцінка	40	9	30	17	27	29	32	27	30	26	
Діловодство	
Створення документів	8	0	6	0	5	8	8	8	8	7	
Реєстрація	5	0	5	0	8	8	8	8	7	6	
Накладання резолюцій	0	0	0	0	8	8	8	8	9	7	
Колективна робота	10	0	9	7	7	8	7	2	8	8	
Бібліотека	0	0	0	0	0	0	0	2	5	5	
Загальна оцінка	23	0	20	7	28	32	31	28	37	33	
Автоматизація ділових процесів	
Опис ділових процесів	8	9	7	7	10	4	0	0	7	7	
Виконання процесів	8	7	8	8	10	2	0	0	7	7	
Загальна оцінка	16	16	15	15	20	6	0	0	14	14	
Адміністрування і безпека	
Права, ролі	10	3	8	7	7	6	9	4	9	8	
Криптографія, ЕЦП	5	3	0	5	2	4	10	3	10	10	
Пароль	5	5	5	5	5	5	5	5	5	5	
Резервне копіювання	0	0	0	10	5	8	6	5	8	10	
Загальна оцінка	28	11	13	35	26	31	38	23	40	39	
Інші особливості	
Підтримка станів	5	0	0	0	0	4	5	3	4	4	
Сумісність із ODMA	8	0	8	0	0	0	0	0	0	0	
Рівень готовності	5	8	8	8	7	8	8	10	8	8	
Технологія 
діловодства	0	0	0	0	5	5	5	5	5	5	
Українізація	0	0	0	0	0	0	0	0	5	5	
Загальна оцінка	22	8	16	8	12	17	18	18	22	22	

	Таблиця 1.7. Результати дослідження СЕД в Україні.