ПРИСТУПАЯ К РАБОТЕ


Общие и личные представления и папки
Существует два основных типа представлений и папок: общие (доступные нескольким пользователям) и личные (доступные одному пользователю). Кроме этого, имеется возможность создания представлений или папок, тип которых изменяется с общего на личный при первом использовании. Тип представления или папки назначается при создании. После создания представления или папки изменить тип невозможно.
Тип представления или папкиНазначение
ЛичныеДоступно только для учетной записи Notes его автора.
ОбщиеДоступ предоставляется любому лицу.
Общие (док-ты, не попавшие в другие папки) (только для представлений)Создает общее представление на основе версии представления или папки. Позволяет пользователям просматривать документы, которые хранятся не в папках.
Общие (удаленные документы) (только для представлений)Создает общую версию папки или представления. Позволяет пользователям просматривать список удаленных документов базы данных.

Для восстановления удаленного документа его достаточно перетащить из корзины в нужную папку. Это представление используется в базах данных, управляющие которых включили параметр "Разрешить мягкие удаления (допускают восстановление)" на вкладке "Дополнительно" окна "Свойства базы данных". Если для базы данных включены мягкие удаления и создано это представление, удаленные по ошибке документы можно восстановить просто и быстро.

Общие, личные при открытииСоздает общую версию папки или представления. При первом открытии пользователем данного представления или папки, создается их копия. Эта копия является их личной версией. Если пользователь имеет доступ к базе данных, личная копия создается в базе данных. Если у пользователя отсутствует доступ к базе данных, личная копия создается в файле рабочей области пользователя (.dsk).

При создании пользователем личной копии представление или папка не наследуют изменения структуры автоматически — в отличие от остальных объектов базы данных. Чтобы обновить общее личное представление, используя последние изменения структуры, следует удалить личную копию представления, а затем заменить ее обновленным представлением.

Чтобы обновить папку, скопируйте все документы, которые должны быть сохранены, в другую папку. Затем удалите личную копию папки и замените ее обновленной версией. Или выберите команду: Действия - Обновление структуры папок, если такая возможность предусмотрена структурой базы данных (например, как в почтовой базе данных).

Общие, локально личные при открытииСоздает общую версию папки или представления. При первом открытии пользователем данного представления или папки, создается их копия. Эта копия является их личной версией. Однако личная копия создается в файле рабочей области даже для пользователей, которым разрешено создавать личные папки в базе данных.

При создании пользователем личной копии представление или папка не наследуют изменения структуры автоматически — в отличие от остальных объектов базы данных. Чтобы обновить общее личное представление, используя последние изменения структуры, следует удалить личную копию представления, а затем заменить ее обновленным представлением.

Чтобы обновить папку, скопируйте все документы, которые должны быть сохранены, в другую папку. Затем удалите личную копию папки и замените ее обновленной версией. Или выберите команду: Действия - Обновление структуры папок, если такая возможность предусмотрена структурой базы данных (например, как в почтовой базе данных).


См. также