| Тип представления или папки | Назначение |
| Личные | Доступно только для учетной записи Notes его автора. |
| Общие | Доступ предоставляется любому лицу. |
| Общие (док-ты, не попавшие в другие папки) (только для представлений) | Создает общее представление на основе версии представления или папки. Позволяет пользователям просматривать документы, которые хранятся не в папках. |
| Общие (удаленные документы) (только для представлений) | Создает общую версию папки или представления. Позволяет пользователям просматривать список удаленных документов базы данных.
Для восстановления удаленного документа его достаточно перетащить из корзины в нужную папку. Это представление используется в базах данных, управляющие которых включили параметр "Разрешить мягкие удаления (допускают восстановление)" на вкладке "Дополнительно" окна "Свойства базы данных". Если для базы данных включены мягкие удаления и создано это представление, удаленные по ошибке документы можно восстановить просто и быстро. |
| Общие, личные при открытии | Создает общую версию папки или представления. При первом открытии пользователем данного представления или папки, создается их копия. Эта копия является их личной версией. Если пользователь имеет доступ к базе данных, личная копия создается в базе данных. Если у пользователя отсутствует доступ к базе данных, личная копия создается в файле рабочей области пользователя (.dsk).
При создании пользователем личной копии представление или папка не наследуют изменения структуры автоматически — в отличие от остальных объектов базы данных. Чтобы обновить общее личное представление, используя последние изменения структуры, следует удалить личную копию представления, а затем заменить ее обновленным представлением.
Чтобы обновить папку, скопируйте все документы, которые должны быть сохранены, в другую папку. Затем удалите личную копию папки и замените ее обновленной версией. Или выберите команду: Действия - Обновление структуры папок, если такая возможность предусмотрена структурой базы данных (например, как в почтовой базе данных). |
| Общие, локально личные при открытии | Создает общую версию папки или представления. При первом открытии пользователем данного представления или папки, создается их копия. Эта копия является их личной версией. Однако личная копия создается в файле рабочей области даже для пользователей, которым разрешено создавать личные папки в базе данных.
При создании пользователем личной копии представление или папка не наследуют изменения структуры автоматически — в отличие от остальных объектов базы данных. Чтобы обновить общее личное представление, используя последние изменения структуры, следует удалить личную копию представления, а затем заменить ее обновленным представлением.
Чтобы обновить папку, скопируйте все документы, которые должны быть сохранены, в другую папку. Затем удалите личную копию папки и замените ее обновленной версией. Или выберите команду: Действия - Обновление структуры папок, если такая возможность предусмотрена структурой базы данных (например, как в почтовой базе данных). |