БАЗА ДАННЫХ ДЛЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ
Форма "Основной документ" используется для добавления в базу данных новых документов. Гибкий подход, положенный в основу разработки, позволяет использовать одну форму для нескольких целей, как то: интерактивные обсуждения, публикация справочных материалов, назначение исполняемых документов, планирование собраний. При составлении нового документа отдельные элементы формы могут изменяться в зависимости от выбранного вида документа. Например, при создании нового исполняемого документа раздел "Рецензенты" будет изменен на "Назначения", что позволит назначить документ конкретным участникам группы или подгруппы и указать срок исполнения. Аналогичным образом, при создании документа собрания раздел "Рецензенты" будет изменен на "Сведения о собрании", где можно назначить дату, время начала, продолжительность события, а также место проведения собрания и выбрать участников собрания из списка участников группы и подгрупп.
Некоторые раскрывающиеся меню основного документа содержат списки перечисляемых значений раздела страницы настройки базы данных. Изменять списки перечисляемых значений - обязанность администратора группы, однако общий список перечисляемых значений должен быть согласован со всеми участниками группы.
Создание основного документа
1. В меню "Создание" выберите "Основной документ" или в одном из представлений нажмите кнопку "Создать документ".
2. В раскрывающемся меню выберите тип документа.
3. Введите необходимый текст в поле "Тема".
4. (Необязательно.) Выберите категорию из списка предварительно определенных категорий в поле "Категория".
5. (Необязательно.) Если данный документ связан с событием или этапом, выберите соответствующий элемент в поле "Связанное событие".
6. (Необязательно.) Если нужно связать данный документ с определенной подгруппой или подгруппами, выберите соответствующие подгруппы в поле "Связанные подгруппы".
7. В следующем разделе описаны варианты значений, представленных в поле "Связанные подгруппы" в зависимости от того, какой тип документа выбран. Заполните поля, соответствующие типу создаваемого документа.
8. (Необязательно.) В левом верхнем углу формы можно указать, следует ли автоматически помечать данный документ как неактивный по истечении определенного срока. Если выбран режим автоматической пометки данного документа как неактивного, можно принять интервал времени по умолчанию (он задается администратором группы при настройке параметров) или самостоятельно ввести определенную дату при помощи раскрывающегося календаря. Если нужно, чтобы данный документ оставался активным в течение неопределенно долгого срока, установите флажок "Сохранить в активном состоянии" - данный документ никогда не будет помечен как неактивный. (Во избежание появления лишней информации, неактивные документы не отображаются в большинстве представлений; они отображаются в представлении "Неактивные документы".)
9. (Необязательно.) Если требуется выполнить рецензию документа, введите дату рецензии (вручную или с помощью раскрывающегося календаря). Выберите рецензентов (подгруппы, участников группы или сочетание тех и других) из предложенного списка. Щелкните ссылку "Все имена", если рецензирование будет выполняться всеми участниками группы. Щелкните ссылку "Отправить ссылку исполнителям", чтобы отправить уведомления назначенным рецензентам.
11. (Необязательно.) Если документ предназначен для личного использования, нажмите кнопку "Пометить как личный" в верхней части экрана. Кнопки "Пометить как личный" и "Пометить как общий" позволяют управлять доступом к документу для других пользователей. Например, если документ составлен не до конца, его можно пометить как личный и другие пользователи не смогут прочесть его. Завершив документ, пометьте его как общий, чтобы он стал доступен другим пользователям.
12. Завершив ввод данных, нажмите кнопку "Сохранить и закрыть" на панели действий.
Область просмотра
С помощью области просмотра в представлении можно получить быстрый доступ к содержимому конкретного документа. Чтобы открыть область просмотра, щелкните стрелку и перетащите край области вверх. Щелкните стрелку еще раз, чтобы закрыть область просмотра.
Примечание Область просмотра доступна только в клиенте Notes. Через Интернет она не доступна.
См. также