ПОЧТА И АДРЕСНАЯ КНИГА

Архивация почтовых сообщений для освобождения места
Архив представляет собой копию базы данных, создаваемую для сохранения сведений, которые больше не используются. Подобно реплике, архив содержит документы и компоненты структуры исходной базы данных, однако, в отличии от реплики, изменения архива никогда не дублируются в исходной базе данных.

Архивация особенно полезна для почтовых баз данных, если в параметрах настройки задано автоматическое сохранение копий отправленных сообщений в представлении "Отправленные", что вызывает увеличение размера почтовой БД. Для упорядочения почты можно создавать папки и помещать в них сообщения, но объем почтовой базы данных при этом не уменьшится. При архивировании освобождается место на диске и увеличивается быстродействие почтовой системы.

Запустить архивирование в почтовом файле может только владелец этого почтового файла, если у него доступ к этому файлу на уровне не ниже редактора с правом удаления. Если пользователь не является владельцем почтового файла, у него должен быть доступ к почтовому файлу на уровне управляющего с правом удаления.

Доступ к средству архивации почты

Если в организации определена политика для архивации почтовых баз данных, ею определяется уровень доступа пользователей к средству архивации почты. Возможно, режим архивирования уже включен и архивирование осуществляется от вашего имени автоматически. Политикой также может быть определена возможность задания личных условий архивации в дополнение к архивации, выполняемой организацией.

Выяснить уровень своего доступа к средству архивации почты можно, открыв диалоговое окно "Настройка архивирования".

Дополнительные сведения см. в разделе Административные политики для архивирования почты.

Личная архивация почты — обзор процесса

Для выполнения описанного ниже процесса требуется доступ к средству личной архивации почты.

1. Общие — выбор компьютеров для выполнения архивации и хранения архивов. Можно задать выполнение процесса архивации на почтовом сервере (серверная архивация), чтобы не пришлось оставлять компьютер включенным во время выполнения архивации, или выполнение процесса архивации программным обеспечением клиента Notes (локальная архивация) на рабочем компьютере, чтобы иметь больше возможностей управлять расписанием. Если архивирование выполняется средствами клиента Notes, архивную БД можно хранить локально или на любом сервере, к которому имеется доступ. Если архивирование выполняется средствами почтового сервера, архивную БД можно хранить только на сервере, к которому имеется доступ.

2. Условия — создание и включение набора "условий" архивирования (сведения, используемые Notes при выполнении архивирования) для создаваемой архивной БД. Набор условий включает сведения о том, какие документы подлежат архивированию, имя файла архивной БД и путь к ней, а также выбранные параметры очистки почтовых файлов.

3. Дополнительно — (Необязательно.) Изменение способа архивирования документов, для которых были получены ответы, и создание журнала архивации.

4. Расписание — для архивации на стороне клиента путем задания расписания архивирования или по требованию с помощью команды "Действия" — "Архивировать" — "Архивировать сейчас". (Архивация на сервере выполняется согласно расписанию для данного сервера, причем этот процесс пользователем никак не контролируется.) После создания архивной БД можно создать для нее закладку, удалить, скопировать или выполнить с этой БД другие действия, как и с любой другой базой данных.


приступая к работе

См. процедуру Создание или изменение набора условий архивирования. Эта процедура предшествует всем другим процедурам, которые необходимо выполнить для личного архивирования почты.


См. также