БАЗА ДАННЫХ ДЛЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ
Администратор группы получает доступ к странице настройки базы данных, щелкнув ссылку "Обновить настройку БД" в разделе "Действия руководителя и администратора".
Заполнение страницы настройки
Чтобы настроить параметры базы данных для совместной работы, следует заполнить несколько разделов страницы настройки. Для доступа к каждому разделу страницы выберите элемент из списка в левой части экрана.
Примечание Администратор группы может изменять значения параметров на странице настройки БД, щелкнув элемент "Обновить настройку БД" в разделе "Действия руководителя и администратора".
Название и назначение группы
В поле "Имя" введите короткое, информативное название для группы, работающей с этой базой данных. В поле "Задача" введите описание, отражающее цель, поставленную перед рабочей группой.
Состав группы
Сведения об участниках группы, указанные в списке, будут использоваться при рассылке оповещений и напоминаний, для назначения определенных действий, приглашения на собрания, а также при рецензировании документов.
Примечание Необходимо вводить имена участников с иерархическими учетными записями, как и в окне "Участник группы". В противном случае пользователи не смогут рецензировать документы.
Примечание При отправке сообщения (через форму основного документа или при рассылке оповещений и напоминаний) база данных в поисках адреса электронной почты пользователя обращается в первую очередь к профилю участника группы. Если адрес электронной почты не найден в профиле участника рабочей группы, база данных выполняет поиск в общей адресной книге.
Примечание Сначала добавьте участников группы, чтобы их имена отображались в списке участников при создании подгруппы.
Если рабочая группа разделена на подгруппы, сведения об участниках и задачах конкретной подгруппы можно просмотреть, щелкнув ссылку "Сведения о подгруппах".
Это один из элементов, требующих согласования со всеми участниками группы. Категории используются для распределения и структурирования работ и документов, выполняемых или создаваемых группой. В представлении "По категории" документы сортируются в соответствии с перечисленными здесь категориями. Важно, чтобы все участники группы понимали структуру базы данных и были согласны с ней. Когда участник группы составляет документ, для этого документа может быть назначена одна или несколько из существующих категорий. Как правило, участникам группы не разрешается создавать собственные категории для документов.
Если впоследствии окажется, что одна из используемых категорий неверна или утратила актуальность, администратор БД может при помощи имеющейся в базе служебной программы изменить категории, назначенные существующим документам, отразив изменения в структуре категорий.
Чтобы изменить категории:
1. Удалите потерявшую актуальность или ненужную категорию из списка на странице "Категории" в окне "Настройка базы данных".
2. Добавьте новую категорию в список.
3. Для завершения работы со страницей настройки БД нажмите кнопку "Сохранить и закрыть".
4. В разделе "Действия руководителя и администратора" щелкните элемент "Сопоставить категории", чтобы открыть диалоговое окно "Сопоставить категории".
5. Выполните в мастере шаги 1-3, а затем нажмите кнопку "Сопоставить категории".
6. Для закрытия диалогового окна нажмите кнопку "Готово".
Типы документов
Группа должна определить, какие типы документов будут использоваться в базе данных для совместной работы. Как и категории, типы документов помогают упорядочить и структурировать содержимое БД и упрощают для всех участников группы понимание поставленной перед ними задачи. В БД "Совместная работа" по умолчанию используются четыре типа документов: поручения, обсуждения, собрания и справки, к которым можно добавить любые необходимые типы документов. В большинстве представлений базы данных имеется столбец "Тип", по которому можно проводить сортировку, чтобы участники группы могли просматривать документы, отсортированные по типу.
События
Исследования, проведенные компанией Lotus, показывают, что многие группы работают согласно назначенным этапам и поставленным срокам. База данных "Совместная работа" позволяет пользователям включать элементы времени в выполняемую работу, вводя этапы и события. С одним документом можно связать одно или несколько событий. Данная форма используется для создания этапов и событий в базе данных для совместной работы.
Чтобы создать событие, щелкните ссылку "Добавить событие", а затем:
1. В поле "Событие" введите имя этапа или события. По нему этап будет идентифицироваться пользователями в раскрывающемся меню.
2. Свяжите событие или этап с конкретной датой при помощи раскрывающегося календаря в поле "Дата".
3. В поле "Сведения" введите краткое описание события или этапа.
4. Установите переключатель в положение "Активный" или "Неактивный" для указания текущего состояния события или этапа. Неактивные события и этапы не отображаются в раскрывающемся меню, когда пользователи составляют новые документы. Состояние документов, для которых назначены события и этапы, можно изменить в любое время - для этого следует выбрать документ в представлении "Перечень всех документов", а затем изменить или сохранить этот документ.
5. Нажмите кнопку "Сохранить и закрыть".
Пометка документов как неактивных По истечении определенного периода документы автоматически помечаются как неактивные. В базе данных имеется агент, автоматически изменяющий состояние завершенных документов с активного на неактивное по прошествии определенного времени с момента создания документа. Чтобы включить этот агент, щелкните ссылку "Включить агент". В этом разделе можно также изменить временной интервал по умолчанию. (Он равен одному месяцу.) Пользователи могут принять установленное по умолчанию значение при создании документа, изменить это значение, указав определенный интервал или дату, либо выбрать параметр, позволяющий документам оставаться активными в течение неопределенно долгого срока.
Оповещения Информировать участников групп о новых сведениях, размещенных в базе данных, а также о новых мероприятиях, проводимых в рамках проекта, можно при помощи оповещений. Пользователи могут создавать профили оповещений, указывая авторов, категории, события, а также вводя отдельные слова или фразы, которые нужно отслеживать в базе данных. Агент оповещений периодически осуществляет в базе данных поиск документов, соответствующих критериям оповещения, и автоматически отправляет автору профиля оповещение по электронной почте со ссылками на соответствующие документы. Чтобы включить этот агент, щелкните ссылку "Включить режим оповещения". Агент оповещений необходимо включить в Notes: через Интернет он не доступен.
Примечание Дополнительные инструкции о профилях оповещений пользователи базы данных могут получить, нажав кнопку "Инструкции" при просмотре профиля оповещения.
Напоминания В базе данных можно автоматически отправлять пользователям по электронной почте напоминания о просроченных действиях. Если этот агент включен, параметры БД будут заданы таким образом, чтобы напоминания о просроченных действиях или рецензиях отправлялись пользователям один раз в день до тех пор, пока соответствующие документы не будут закрыты или завершены. Агент напоминаний необходимо включить в Notes, он не доступен через Интернет.
Данные для работы через Интернет Если настройка базы данных для рабочей группы, которая будет использоваться через Интернет, выполняется в Notes, введите в это поле имя Web-сервера.
Обновление ТУД
По завершении настройки профиля для каждого участника рабочей группы администратор группы должен обновить таблицу управления доступом. Выберите команду: Действия руководителя и администратора - Обновить список доступа. В диалоговом окне "Обновить таблицу управления доступом" администратором группы назначается требуемый уровень доступа для участников группы и подгрупп.
См. также