ПОЧТА И АДРЕСНАЯ КНИГА

Отбор новых почтовых сообщений с использованием правил
Почтовые правила можно использовать для автоматических действий Notes при получении новых сообщений, удовлетворяющих определенным условиям. Например, можно создать правило, которое проверяет наличие сообщений от определенного отправителя или сообщений с определенной темой, после чего сообщения автоматически перемещаются в определенную папку, их копии отправляются другим пользователям, а нежелательные сообщения удаляются еще до их появления в папке "Входящие".

Notes сохраняет созданные почтовые правила в папке "Правила" почтовой базы данных. Можно открыть эту папку для добавления новых или работы с уже созданными правилами. Например, можно изменять правила, изменять их порядок и приоритет, чтобы одно правило имело приоритет над другим, отключать правила, если они не будут использоваться, или полностью удалять правила. Выберите раздел:

Чтобы создать правило
Чтобы выполнить действие с правилом
Примеры правил обработки почты

Чтобы создать правило

1. Откройте свою почтовую базу данных и в области навигации щелкните категорию "Сервис", а затем - папку "Правила".

2. В меню выберите команду: Действия - Создать правило.

3. Выберите параметр:

Условие — указать условие для отбора сообщений.

Исключение — указать исключение для сообщений, не подлежащих фильтрации.

4. Выберите часть сообщения для проверки (например, "отправитель" или "тема"), укажите состояние (например, "содержит" или "является") и введите условия проверки (например, имя пользователя или отдельное слово). Не используйте кавычки при вводе условий.

Например, можно выбрать поле "отправитель" и состояние "содержит", а затем ввести имя "Petr", чтобы не загружать сообщения от отправителей с этим именем. Можно также выбрать параметр "Размер (байт)", затем - "больше чем" и ввести число 2000, чтобы не загружать сообщения, размер которых превышает 2000 байт.

Или, предположим, что получено большое количество опросов, которые должны быть готовы к концу каждого месяца. Можно выбрать параметры "Форма" и "является", указать имя формы для данного типа документов Notes (например, "опрос") и задать, что документ следует переместить в папку с именем "EndofMonth." Дополнительные сведения о формах см. в разделе Поиск имени формы документа.

Примечание В поле "содержит" можно вводить часть слова, и это правило работает без учета регистра. Например, можно выбрать поле "отправитель" и состояние "содержит", а затем ввести буквы "Pe" или "pe", чтобы не загружать сообщения от отправителей с именами, начинающимися с этих букв. Не следует заключать в кавычки записи в поле условия, иначе может последовать сообщение об ошибке. Не используйте косую черту в поле условия при работе в WebMail.

Совет Условие "все документы" позволяет выполнить действие для всех доставленных сообщений, пока включено данное правило. Например, можно выбрать условие "все документы" и задать отправление копий на ipetrov@sam.ru на время отсутствия на работе.

5. Нажмите кнопку "Добавить".

6. Выполните действие:

Задача Решение

Добавление дополнительных условий Установите переключатель в положение "Условие", выберите "AND" или "OR" и повторите шаги 3 и 4 для каждого нового условия.

Добавление исключений Установите переключатель в положение "Исключение" и повторите шаги 3 и 4.

Добавление дополнительных исключений Установите переключатель в положение "Исключение", выберите "AND" или "OR" и повторите шаги 3 и 4 для каждого нового исключения.

Удаление условий или исключений Выберите условие в поле "При доставке почты, отвечающей следующим условиям" и нажмите кнопку "Удалить".

Удаление всех условий и исключений Нажмите кнопку "Удалить все".

7. В окне "Задание действий" выберите один из следующих вариантов.

Действие Описание

переместить в папку Найдите и выберите папку.

копировать в папку Найдите и выберите папку.

отправить копию Выберите, нужно ли добавлять в пересылаемые копии все сообщения целиком или только заголовки сообщений. Заголовки включают тему, адреса, дату и время в начале сообщения и не включают основной текст сообщения.
Затем введите адреса получателей, разделяя их запятым или точкой с запятой, или нажмите кнопку "Адрес" для выбора адресов из адресной книги.
Примечание Если оказалось, что правило с действием "отправить копию" не работает, обратитесь к администратору и выясните, не отключено ли это средство для организации.

задать срок действия Введите число и выберите единицу измерения: "дней", "недель", "месяцев" или "лет".

изменить важность на Выберите уровень важности.

остановить обработку Дальнейшие действия не требуются. Обработка всех правил, следующих за этим правилом, не производится.

удалить Дальнейшие действия не требуются. Сообщение не доставляется в папку "Входящие".

8. Нажмите кнопку "Добавить действие".

9. Выполните действие:

Задача Решение

Добавление дополнительных действий Повторите действия 6 - 8 для каждого нового действия.

Удаление действий Выберите действие в поле "Выполнить следующие действия" и нажмите кнопку "Удалить".

Удаление всех действий Нажмите кнопку "Удалить все".

10. Нажмите кнопку ОК. Данное правило включено (Вкл.) по умолчанию. Его можно отключить, пока не требуется его использовать.

В начало

Чтобы выполнить действие с правилом

Задача Решение

Включение или выключение правила

В области навигации разверните узел "Сервис", щелкните значок "Правила", а затем выделите одно или несколько правил.
В меню выберите команду: Действия - Включить, либо Действия - Выключить.

Совет Также можно установить или снять соответствующий флажок для каждого правила. {bmc R6_Mail_Rules_checkmark.gif| 100%| 100%| | | | Значок с галочкой для обозначения включенных правил}

Изменение правила

В области навигации разверните узел "Сервис", щелкните значок "Правила", а затем выделите правило, которое требуется изменить.
Выберите команду: Действия - Изменить.
Внесите изменения и нажмите кнопку OK.

Перемещение правила

В области навигации разверните узел "Сервис", щелкните значок "Правила", а затем выделите правило, которое требуется переместить.
Выберите команду: Действия - Вверх, либо Действия - Вниз (до тех пор пока правило не займет нужное положение).

Примечание Notes применяет правила в том порядке, в котором они представлены, начиная сверху вниз; таким образом, можно переместить правила, порядок которых следует изменить, и переместить правила, имеющие высший приоритет, на более высокую позицию. Таким образом, если полученное сообщение удовлетворяет сразу двум различным критериям, указанным в двух различных правилах, первым будет применено то правило, которое расположено выше. (Это особенно важно в том случае, если имеются правила, перемещающие или удаляющие сообщение.)

Удаление правила

В области навигации разверните узел "Сервис", щелкните значок "Правила", а затем:

Чтобы удалить одно правило, выделите его.
Чтобы удалить несколько правил, выделите каждое правило, щелкнув столбце слева от него.

Выберите команду: Действия - Удалить.
Нажмите кнопку "Да", чтобы подтвердить удаление документов.

В начало

Примеры правил обработки почты

Следующее правило автоматически изменяет важность всех сообщений, отправителем которых является Ivan Petrov, устанавливая высокий уровень важности (при этом рядом с сообщением в папке "Входящие" будет отображаться восклицательный знак):

Следующее правило автоматически переместит все сообщения, в поле "тема" которых содержится слово "состояние", за исключением тех, в поле "тема" которых также содержится слово "продажи" или "проект", из папки "Входящие" в папку "Отчеты о состоянии":

В начало

Элементы условий соответствуют полям в свойствах документа почтового сообщения. Имена многих элементов, такие как "Тема", совпадают с названиями полей. В следующей таблице перечислены элементы, имена которых отличаются от названий полей, которые им соответствуют.

Параметр Поле

Отправитель From или Principal

Домен Интернета SMTPOriginator (только часть имени домена)

Тема Тема
или
WebSubject

Действие SendTo

СК BlindCopyTo

Копия CopyTo

Срочность DeliveryPriority

См. также

Почта и адресная книга

Управление нежелательной почтой

Сортировка почты в папке или представлении

Автоматизация выполнения задач с помощью простых агентов

Правила обработки почты (web-узел Lotus Developer Domain)

Почему появляется сообщение об ошибке в формуле при попытке создать правило обработки почты?

Задание расписания для локальной архивации

Список терминов

Работа со справкой

Во весь экран

Список терминов

Работа со справкой

Во весь экран

	Задача	Решение
	Добавление дополнительных условий	Установите переключатель в положение "Условие", выберите "AND" или "OR" и повторите шаги 3 и 4 для каждого нового условия.
	Добавление исключений	Установите переключатель в положение "Исключение" и повторите шаги 3 и 4.
	Добавление дополнительных исключений	Установите переключатель в положение "Исключение", выберите "AND" или "OR" и повторите шаги 3 и 4 для каждого нового исключения.
	Удаление условий или исключений	Выберите условие в поле "При доставке почты, отвечающей следующим условиям" и нажмите кнопку "Удалить".
	Удаление всех условий и исключений	Нажмите кнопку "Удалить все".

Действие	Описание
переместить в папку	Найдите и выберите папку.
копировать в папку	Найдите и выберите папку.
отправить копию	Выберите, нужно ли добавлять в пересылаемые копии все сообщения целиком или только заголовки сообщений. Заголовки включают тему, адреса, дату и время в начале сообщения и не включают основной текст сообщения. Затем введите адреса получателей, разделяя их запятым или точкой с запятой, или нажмите кнопку "Адрес" для выбора адресов из адресной книги. Примечание Если оказалось, что правило с действием "отправить копию" не работает, обратитесь к администратору и выясните, не отключено ли это средство для организации.
задать срок действия	Введите число и выберите единицу измерения: "дней", "недель", "месяцев" или "лет".
изменить важность на	Выберите уровень важности.
остановить обработку	Дальнейшие действия не требуются. Обработка всех правил, следующих за этим правилом, не производится.
удалить	Дальнейшие действия не требуются. Сообщение не доставляется в папку "Входящие".

	Задача	Решение
	Добавление дополнительных действий	Повторите действия 6 - 8 для каждого нового действия.
	Удаление действий	Выберите действие в поле "Выполнить следующие действия" и нажмите кнопку "Удалить".
	Удаление всех действий	Нажмите кнопку "Удалить все".

Задача	Решение
Включение или выключение правила	В области навигации разверните узел "Сервис", щелкните значок "Правила", а затем выделите одно или несколько правил. В меню выберите команду: Действия - Включить, либо Действия - Выключить. Совет Также можно установить или снять соответствующий флажок для каждого правила. {bmc R6_Mail_Rules_checkmark.gif\| 100%\| 100%\| \| \| \| Значок с галочкой для обозначения включенных правил}
Изменение правила	В области навигации разверните узел "Сервис", щелкните значок "Правила", а затем выделите правило, которое требуется изменить. Выберите команду: Действия - Изменить. Внесите изменения и нажмите кнопку OK.
Перемещение правила	В области навигации разверните узел "Сервис", щелкните значок "Правила", а затем выделите правило, которое требуется переместить. Выберите команду: Действия - Вверх, либо Действия - Вниз (до тех пор пока правило не займет нужное положение). Примечание Notes применяет правила в том порядке, в котором они представлены, начиная сверху вниз; таким образом, можно переместить правила, порядок которых следует изменить, и переместить правила, имеющие высший приоритет, на более высокую позицию. Таким образом, если полученное сообщение удовлетворяет сразу двум различным критериям, указанным в двух различных правилах, первым будет применено то правило, которое расположено выше. (Это особенно важно в том случае, если имеются правила, перемещающие или удаляющие сообщение.)
Удаление правила	В области навигации разверните узел "Сервис", щелкните значок "Правила", а затем: Чтобы удалить одно правило, выделите его. Чтобы удалить несколько правил, выделите каждое правило, щелкнув столбце слева от него. Выберите команду: Действия - Удалить. Нажмите кнопку "Да", чтобы подтвердить удаление документов.

Параметр	Поле
Отправитель	From или Principal
Домен Интернета	SMTPOriginator (только часть имени домена)
Тема	Тема или WebSubject
Действие	SendTo
СК	BlindCopyTo
Копия	CopyTo
Срочность	DeliveryPriority