Примечание Обзор процесса архивирования личной почты см. в разделе Архивирование почтовых сообщений для освобождения места.

1. Если это диалоговое окно еще не открыто, откройте базу данных, в которой необходимо провести архивацию, выберите команду: Файл - База данных - Свойства, а затем нажмите кнопку "Архивация".

2. Щелкните "Общие" и укажите компьютеры для выполнения архивации и хранения архива.

3. Нажмите кнопку "Создать" или "Изменить". Откроется диалоговое окно "Создать условия архивирования" или "Изменить условия архивирования".

4. Введите или измените имя личного набора условий.

5. Чтобы выбрать документы, подлежащие архивированию, нажмите кнопку "Условия выбора". Отбирать документы для архивирования можно двумя способами.

• Исходя из параметров актуальности (даты последнего изменения), срока действия, даты создания, папки или представления в базе данных.
• В соответствии с определенным выбором пользователя. В данном случае условие даты не требуется и оно недоступно для выбора. Данный параметр применяется только к документам, выбранным вручную в представлении базы данных.
Примечание При архивации выбранных документов дополнительный параметр "Не удалять документы с ответами" не применяется.

• Чтобы выполнить архивирование документов в отдельной архивной базе данных и удалить их из текущей БД, установите переключатель в положение "Копировать старые документы в указанную базу данных архива, затем очистить базу данных" и щелкните значок папки, чтобы указать имя файла и путь к базе данных.
• Чтобы удалить документы вместо их архивации, установите переключатель в положение "Очистить эту базу данных без архивации".
Внимание! Будьте внимательны при выборе значения этого параметра. После удаления документы не могут быть восстановлены! Более безопасным будет создать базу данных архива, а затем настроить архивацию с использованием этого параметра для базы данных архива. Это позволит сохранять документы в архиве столько времени, сколько нужно, при этом их удаление выполняется также автоматически.

	Параметр	Описание
	Удалять архивированные документы из этой базы данных	Удаление документов полностью, без внесения каких-либо изменений в их содержимое.
	Уменьшать размер документов в этой базе данных	Рационализация содержимого документов без удаления самих документов. Можно воспользоваться следующими возможностями. Удаление вложений, сохранение сводки. В сводке сохраняются основные поля, например тема почтового сообщения. Удаление вложений, сохранение сводки и 40 Кбайт данных. Большинство сообщений содержат менее 40 Кбайт форматируемого текста, поэтому при данном параметре удаляется наименьшее число документов.

9. Теперь все готово для задания расписания архивирования или запуска архивирования вручную.

См. также

Архивация почтовых сообщений для освобождения места

Список терминов

Работа со справкой

Во весь экран

Список терминов

Работа со справкой