КАЛЕНДАРЬ И ПЛАНИРОВАНИЕ

Планирование собрания
Планируя собрание с помощью календаря Notes, можно просматривать расписания других пользователей, отправлять им приглашения на собрания, отслеживать их ответы и заказывать помещения и ресурсы для собрания.

Примечание После того как собрание создано, его тип нельзя изменить (например, собрание нельзя сделать мероприятием). Это не относится к собраниям, сохраненным в виде черновиков, и мероприятиям, созданным непосредственно в представлении дня календаря. Чтобы сменить тип имеющегося собрания на другой тип записи календаря, необходимо выделить это собрание в календаре и выбрать: Действия - Копировать в - Новую запись календаря. Все исходные сведения, включая приглашенных пользователей, копируются в новую форму, где можно изменять их свойства.

Планирование повторяющихся собраний

В зависимости от настроек форм заказа ресурсов, выполненных администратором базы данных, предварительный заказ ресурсов может быть сделан не ранее, чем за определенное число дней. Кроме того, может быть ограничен срок, на который можно заказать ресурс для повторяющихся собраний. Если ограничения на заказы существуют, при нажатии кнопки "Сохранить и закрыть" появится сообщение об ошибке.

Если создано повторяющееся собрание, и после отправки приглашений решено отменить повторы, либо наоборот, необходимо создать новое собрание. Тип уже созданного собрания изменить нельзя. Чтобы сменить тип собрания, выделите это собрание в календаре и выберите команду: Действия - Копировать в - Новую запись календаря. Все исходные сведения, включая приглашенных пользователей, копируются в новую форму, где можно изменить их и заново отправить приглашения на собрание.

Чтобы запланировать собрание

1. Откройте календарь.

2. Нажмите на панели действий кнопку "Собрание".

3. Введите текст в поле "Тема" формы собрания.

4. Введите дату, время и часовые пояса (необязательно) начала и окончания собрания.


5. (Необязательно.) Установите флажок "Повторы", чтобы сделать запись повторяющейся. Затем установите параметры повтора в диалоговом окне Параметры повтора.
6. Введите имена в поля "Приглашенные" (щелкните значок адресной книги, чтобы ввести имена, используя диалоговое окно "Выбор адресов"). 7. (Необязательно.) Чтобы проверить расписания приглашенных, щелкните значок расписания рядом с надписью "Просмотр доступности приглашенных, помещений и ресурсов".

8. Введите текст в поле "Размещение", чтобы указать место проведения собрания (например, название города, в котором собрание будет проводиться).

9. В поле "Помещение" введите название помещения, которое требуется заказать для собрания. Чтобы добавить помещение из адресной книги, щелкните значок, открывающий диалоговое окно "Помещения".

10. В поле "Ресурс" введите название ресурса, который требуется заказать для собрания. Чтобы добавить ресурс из адресной книги, щелкните значок, открывающий диалоговое окно "Ресурсы".


11. (Необязательно.) Чтобы оставить время данной записи незанятым в своем расписании свободного времени, установите флажок "Взять на заметку" (в правой верхней части окна).

12. Если для собрания по сети используется Lotus Instant Messaging and Web Conferencing, см. раздел Проведение собрания по сети.

13. (Необязательно.) Выберите категорию в поле "Группировка".

14. (Необязательно.) Установите флажок "Пометить как личное", чтобы запретить чтение этой записи пользователям, имеющим доступ к вашему календарю. Пользователи, способные управлять вашим календарем, могут видеть дату и время, но не содержимое таких записей.

15. (Необязательно.) В правой части записи календаря установите флажок "Уведомление" рядом со значком оповещения и задайте параметры в диалоговом окне Параметры оповещений, если необходимо включить оповещение для этой записи.

16. Введите детализированные сведения о собрании (в том числе текст, ссылки на документы, вложения, объекты и рисунки) в поле "Описание" в нижней части формы "Собрание".

17. Выберите команду: Действия - Параметры доставки, чтобы изменить параметры доставки уведомления, получаемого исполнителями.

18. Нажмите на панели действий кнопку "Сохранить и отправить приглашение". Notes добавит собрание в календарь, пометит указанное время как занятое в расписании свободного времени пользователя, ответственного за собрание, (если не был установлен параметр "Взять на заметку") и отправит приглашение на собрание каждому приглашенному.


См. также