РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ

Создание и сохранение документов
Типы документов, которые можно создавать, зависят от структуры используемой базы данных. Например, меню "Создание" в почтовой базе данных позволяет создавать почтовые записки, задачи, записи календаря, закладки, телефонные сообщения и т. п. В базе данных обсуждений меню "Создание" позволяет создавать почтовые сообщения, задачи, записи календаря, основные разделы, ответы и ответы на ответы.

Имеется возможность сохранить документ, в котором ведется работа, и оставить его открытым или сохранить открытый документ и закрыть его.

Кроме того, если в рабочей базе данных предусмотрена возможность автосохранения, можно настроить Notes для временного сохранения черновиков документов в локальную зашифрованную базу данных через определенные интервалы времени.

Примечание Для создания документа в базе данных требуется наличие доступа на уровне автора, на уровне корреспондента или выше.

Чтобы создать документ

1. Откройте базу данных.

2. Выберите команду: Создание - <тип документа>.

Примечание Если в базе данных, в которой ведется работа, пользователь выбирает команду создания нового документа, и при этом существует выделенный документ, то новый создаваемый документ может унаследовать или скопировать свойства выделенного документа. Чтобы этого избежать, нажмите и удерживайте клавишу CTRL (для пользователей Macintosh: COMMAND) при выборе типа документа в меню "Создание".

Чтобы сохранить документ и оставить его открытым


Чтобы сохранить открытый документ и закрыть его

1. Выберите команду: Файл - Закрыть, либо нажмите клавишу ESC.

2. Выберите действие в диалоговом окне "Закрытие окна", нажмите кнопку ОК.

Примечание Окно "Закрытие окна" появляется, только если имеются данные, которые могут быть сохранены.

Временное сохранение черновиков документов в локальной базе данных

Сохранение незавершенных документов в локальной зашифрованной базе данных позволяет восстановить их и продолжить работу в случае отключения электроэнергии или сбоя системы. После окончания работы над документом и его отправки (сохранения) или удаления он удаляется из локальной базы данных.

Примечание Эта возможность доступна, только если в структуру приложения включена функция автосохранения формы, используемой в качестве основы для документов.

Выполните одно из следующих действий.


См. также