КАЛЕНДАРЬ И ПЛАНИРОВАНИЕ

Чтобы определить время, когда участники, помещения и ресурсы освободятся для собрания
Расписания создаются на основе записей календарей пользователей и их параметров расписания свободного времени.

1. Откройте запись о собрании.

2. Заполните разделы "Когда", "Приглашенные" и "Место".

3. Щелкните значок расписания возле надписи "Просмотр доступности приглашенных, помещений и ресурсов".

4. Выполните следующие процедуры в разделах сводку или подробности, которые представляют собой разные способы просмотра расписаний и занятости.


Сводка

В режиме сводки отображается список предложенных вариантов времени на основе расписаний свободного времени приглашенных, помещений и ресурсов.

1. Выберите в планировщике вариант "сводку".

2. Щелкните стрелку вниз возле кнопки "Приглашенные" и выберите вариант "Все", чтобы просмотреть всех приглашенных, "Доступно", чтобы просмотреть приглашенных, которые свободны в то время, которое указано в приглашении на собрание, или "Недоступно", чтобы просмотреть приглашенных, занятых в это время. То же относится к помещениям и ресурсам, если они отображаются.

3. Щелкните стрелку вниз возле кнопки "Предлагаемое время для выбранного дня" и выберите, как должно отображаться предлагаемое время собрания:


4. (Необязательно.) Если присутствие всех приглашенных на собрании необязательно, можно выбрать время, когда сможет придти большинство приглашенных. Можно просмотреть время, удобное для всех обязательных приглашенных, для 75% обязательных, 50% обязательных либо для всех приглашенных (включая необязательных). Над списком предложенного времени собрания щелкните стрелку рядом с параметром "Проверить возможность присутствия для всех обязательных" и выберите группу людей, для которых требуется просмотреть предложенное время: 5. Чтобы использовать предложенное время в приглашении на собрание, выберите дату и время из списка предложенных вариантов и нажмите кнопку "Использовать выбранное время". Выбранные даты и время будут занесены в поля "Начало" и "Окончание" приглашения. Можно также дважды щелкнуть требуемую дату и время в списке.

6. Когда все поля приглашения на собрание заполнены, нажмите кнопку "Сохранить и отправить приглашения".

В начало

Сведения

1. Выберите в планировщике вариант "подробности". Будет показана шкала времени, зависящая от дат и времени введенных в поля "Начало" и "Завершение". Шкала времени и значения полей "Начало" и "Завершение" взаимосвязаны. Когда значение изменяется, шкала времени тоже изменяется, и наоборот.
Если шкала отображается зеленым цветом, как показано ниже, это означает, что все приглашенные пользователи смогут придти в указанный день и час.
Если эта шкала отображается розовым цветом, как показано на шаге 3, это означает, что не все приглашенные пользователи смогут придти в указанный день и час.
Если эта шкала отображается серым цветом, это означает, что расписания свободного времени приглашенных пользователей недоступны. (Приглашенные пользователи, чье свободное время недоступно или доступ к которому ограничен, при оценке возможности посещения данного собрания считаются свободными.)

2. Щелкните стрелку вниз возле кнопки "Приглашенные" и выберите вариант "Все", чтобы просмотреть всех приглашенных, "Доступно", чтобы просмотреть приглашенных, которые свободны в то время, которое указано в приглашении на собрание, или "Недоступно", чтобы просмотреть приглашенных, занятых в это время. То же относится к помещениям и ресурсам, если они отображаются.


3. Перетащите шкалу времени влево или вправо по расписанию, чтобы она отображалась зеленым цветом и, таким образом, выбранное время подходило всем приглашенным пользователям. Если шкала времени не отображается в данном представлении, и требуется быстро переместить ее к просматриваемой дате и времени, дважды щелкните сетку, и шкала времени будет перемещена в этот промежуток времени.
{bmc R6_CAL_timebar2.bmp| 100%| 100%| | | | Перетаскивание полосы для задания интервала времени}
4. Чтобы просмотреть другие дни, недели или месяцы, щелкните стрелку вниз возле отображаемой даты и выберите другую дату либо воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки в нижней части планировщика.

5. Когда все поля приглашения на собрание заполнены, нажмите кнопку "Сохранить и отправить приглашения".

В начало

См. также