ОБМЕН ДАННЫМИ С ДРУГИМИ ПРИЛОЖЕНИЯМИ


Импорт файлов электронных таблиц Lotus 1-2-3 в представления
При импорте файла электронной таблицы Lotus 1-2-3 в представление каждая строка становится отдельным документом, а каждый столбец - полем. Содержимое исходной ячейки становится содержимым поля. Данные могут быть импортироваться как в основные, так и в ответные документы.

При импорте файла электронной таблицы в представление следует выбрать форму Notes для приема данных. Имена полей в форме должны соответствовать именам полей, используемым в представлении Notes (например, имя, адрес, номер телефона и так далее).

Если в файле электронной таблице содержится несколько листов, импортируется только первый лист. Если указанный диапазон (или раздел) соответствует более чем одной электронной таблице, будет импортироваться только та часть, которая содержится в текущем листе.

Строки импортированной электронной таблицы не переносятся. Если в файле имеется больше столбцов, чем может быть отображено в окне, для просмотра всей электронной таблицы следует пользоваться горизонтальной полосой прокрутки. В Notes могут обрабатываться электронные таблицы с максимальной шириной текста 57,79 см. Остальной текст не отображается в столбцах.

Чтобы импортировать электронные таблицы в представления

1. В представлении выберите команду: Файл - Импорт.

2. В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Lotus 1-2-3".

3. Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

4. Нажмите кнопку "Импорт".

5. В диалоговом окне "Импорт листа 123" в поле "Импортировать как" выберите значение "Главные документы" или "Ответные документы" в соответствии с нужным способом отображения файла электронной таблицы в представлении.

6. В поле "Использовать форму" выберите форму Notes, которую требуется использовать для приема данных.

7. Если для файла электронной таблицы и для представления используются различные форматы, необходимо использовать файл формата, чтобы отдельные компоненты соответствовали столбцам в представлении или полям в документе. Выберите значение "Задается файлом формата" и введите имя файла в поле "Имя COL-файла". Этот файл с расширением .COL иногда называется файлом дескриптора столбца.

8. Если имеется специальный именованный диапазон, настроенный для использования при импорте, укажите этот диапазон в поле "Имя диапазона WKS".

9. Если на шаге 6 выбрана форма, в которой поля должны быть пересчитаны, установите флажок "Вычислять значения полей формы при импорте документов". Этот параметр может понадобиться, если в файле электронной таблицы имеются формулы. Если это неизвестно, обратитесь к разработчику базы данных за сведениями о форме.

10. Нажмите кнопку ОК.