ПОЧТА И АДРЕСНАЯ КНИГА


Выбор документов для архивации
В любой базе данных (за исключением почтовой БД, если это запрещено установленной администратором политикой архивирования) можно создать набор условий для отбора документов, подлежащих архивированию. Можно выбирать документы на основе их состояния, документы из определенных папок или представлений или по обоим критериям.

Примечание Обзор процесса архивирования личной почты см. в разделе Архивирование почтовых сообщений для освобождения места.

Чтобы выбрать документы для архивирования, выполните одно из следующих действий.


Чтобы выбрать документы, указав их состояние

Если диалоговое окно "Настройка архивирования" не открыто, откройте базу данных, которую необходимо архивировать, выберите команду "Файл" — "База данных" — "Свойства" и нажмите кнопку "Настройка архивирования". Нажмите кнопку "Условия", кнопку "Создать" или "Изменить", а затем — "Условия выбора".

1. Выберите параметр активности для документов.
ПараметрОписание
"Не просматривался более".

Примечание Этот параметр доступен, только если для базы данных, подлежащей архивации, включено следующее свойство. При наличии соответствующего доступа к базе данных откройте окно свойств базы данных, перейдите на вкладку "Дополнительно" и установите флажок "Сохранять свойство LastAccessed (последнее обращение)".

Документы, к которым не обращались (путем открытия, просмотра свойств и т. д.) дольше указанного периода времени, становятся доступными для архивирования.
"Не изменялся более".Документы, которые не изменялись (с последующим сохранением) дольше указанного периода времени, становятся доступными для архивирования.
"Со сроком действия старше чем".

Примечание Данный параметр применяется только к определенным типам баз данных, таким как "Почта" и "Обсуждения", в которых можно помечать документы как просроченные или задавать для них окончание срока действия.

Документы, находящиеся в состоянии просроченных дольше указанного периода времени, становятся доступными для архивирования.

Например, можно пометить как просроченное почтовое сообщение в представлении почтовой базы данных с помощью меню: Действия - Сервис, а также любое сообщение в базе данных "Обсуждения" с помощью меню "Действия".

выбраны пользователем

Примечание При архивировании выбранных документов дополнительный параметр архивирования "Удалять документ только в случае, если условия удаляют все его ответы" не применяется.

Документы, выбранные вручную в текущем представлении, доступны для архивирования. Когда выбран этот параметр, выключены настройки даты, а также возможность выбора представления или папки из списка.
"Старше чем".

Примечание Чтобы этот параметр вступил в силу, архивируемая база данных должна находиться на компьютере клиента Notes 7 или на сервере Domino 7.

Документы, даты создания которых предшествуют указанному периоду времени, доступны для архивирования.
2. При выборе параметра "Не просматривался более", "Не изменялся более", "Со сроком действия старше чем" или "Старше чем" укажите число (например, 365) и единицу измерения (например, "дней"), а затем нажмите кнопку "ОК".


3. (Необязательно.) Если необходимо применять эти параметры состояния только к документам в определенных папках или представлениях, выполните следующую процедуру.

4. Чтобы продолжить архивирование, вернитесь к разделу Создание или изменение набора условий архивации.

В начало

Чтобы выбрать документы, указав папки или представления

При создании архива, например почты, структура базы данных архива содержит все папки, существующие на момент архивации. В любом наборе условий архивации можно выбрать поднабор папок и представлений, из которых нужно выполнять архивацию. Можно также задать несколько наборов условий для архивации разных папок и представлений.

Если изменяется имя папки или она удаляется, папка изменяется или удаляется в базе данных архива при следующей архивации. Допустим, имеется папка с именем "Продажи 2001", из которой архивируются четыре документа. В следующем году имя папки изменяется на "Продажи 2002" и снова выполняется архивация четырех документов из нее. Если используется одна и та же база данных архива, папка будет называться "Продажи 2002" и содержать все восемь документов, включая документы из папки "Продажи 2001". Если планируется архивация в течение нескольких лет, либо создайте несколько папок в исходной базе данных для каждого года, либо в диалоговом окне "Настройка архивирования" укажите новый файл базы данных архива для каждого года.

Если диалоговое окно "Условия выбора архивируемых документов" не открыто, откройте базу данных, которую необходимо архивировать, выберите команду: Файл - База данных - Свойства, а затем нажмите кнопку "Архивация". Нажмите кнопку "Условия", кнопку "Создать" или "Изменить", а затем — "Условия выбора".

1. Установите флажок "Только в следующих представлениях или папках".

2. Выберите папки и представления в списке и нажмите кнопку OK. Чтобы выделить непоследовательные элементы, нажмите клавишу CTRL.


3. Чтобы продолжить архивирование, вернитесь к разделу Создание или изменение набора условий архивации.

В начало

См. также