РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ

Удаление и отмена удаления документов
При удалении документа Notes помещает его в корзину до тех пор, пока она не будет очищена. Для удаления созданных вами документов необходимо иметь доступ к базе данных на уровне автора и доступ на уровне редактора или более высокий для удаления документов, созданных другими лицами.

Чтобы удалить документы

1. Выделите документ, который нужно удалить. Чтобы выделить более одного документа, щелкните в колонке слева от каждого документа, который необходимо выделить.

2. Выберите команду: Правка - Удалить, либо нажмите клавишу Delete. Появится значок X рядом с названием документа.

3. Выберите команду: Вид - Обновить, чтобы обновить базу данных и безвозвратно удалить документы в корзине, или нажмите клавишу F9. Notes произведет удаление документов из всех папок и представлений базы данных.

Совет Чтобы удалить документ из папки, не удаляя его из базы данных, выделите документ и выберите команду: Действия - Папка - Удалить из папки. Документ по-прежнему будет доступен в представлении "Все документы".

Примечание Можно создавать копии документов, архивируя их. Это позволяет удалять документы из базы данных, не уничтожая. Средство архивирования позволяет производить удаление документов по истечении временных интервалов (заданных в днях), прошедших с последнего действия или последнего изменения, или по окончании заданного срока действия документов.

Чтобы отменить удаление документа

Чтобы убрать значок X рядом с документом, т. е. отменить удаление документа, выделите документ, помеченный для удаления, и выберите команду: Правка - Удалить, или нажмите клавишу Delete.

Чтобы восстановить удаленные документы в базах данных

Чтобы включить возможность восстановления удаленных документов в базе данных, необходимо выполнить следующие действия. Если данная возможность не настроена и в корзине находятся документы, после опустошения корзины восстановить эти документы будет невозможно. Следует отметить, что не все базы данных имеют корзины для хранения удаленных документов.

Для удаления созданных вами документов необходимо иметь доступ к базе данных на уровне автора и доступ на уровне редактора или более высокий для удаления документов, созданных другими лицами.

1. Откройте базу данных; выберите команду: Файл - База данных - Свойства; а затем откройте вкладку "Дополнительно".


2. Установите флажок "Разрешить мягкие удаления (допускают восстановление)".

3. В поле "Отсрочка мягкого удаления в часах" укажите время в часах, в течение которого будет возможно восстановление; щелкните галочку, чтобы введенное значение вступило в силу. Например, введите число 2, если требуется, чтобы документы могли быть восстановлены в течение двух часов после удаления; по истечении этого интервала удаленные документы не будут подлежать восстановлению.

4. В настраиваемой базе данных выберите команду: Создание - Представление.

5. Введите имя представления, которое позволяет определить в нем наличие удаленных документов, например "Удаленные документы".

6. В поле "Тип представления" выберите значение "Общие (удаленные документы)".

7. Введите место для представления и нажмите кнопку ОК.

Примечание Удаленные документы будут отображаться в этом представлении в течение указанного интервала времени, по истечении которого они будут удалены без возможности восстановления.

См. также