Модуль "Кадрове діловодство"

Система управління персоналом “Кадри/Штат” розроблена ЗАТ “Віадук – Телеком” для автоматизації кадрового діловодства згідно із чинним законодавством України. Якщо говорити детальніше, то на підприємстві після впровадження автоматизується діяльність відділів праці та зарплати в частині діловодства, спрощується інформаційно-пошукова діяльність при роботі з обліковими та розпорядчими документами. Система дозволяє отримувати необхідну статистичну звітність та забезпечує корпоративне використання інформації.

Система призначена для великих та середніх підприємств, де паперовий обіг кадрових документів має великий обсяг і перешкоджає швидкому доступу до цих документів, і до інформації, що ці документи вміщають. Досить ефективне впровадження в невелике та середнє підприємство з розгалуженою мережею відділень. Впровадження системи дає високу віддачу при впровадженні у відділ кадрів, що займається укомплектуванням та підготовкою кадрів. По нашим оцінкам система може використовувати у компаніях чи організаціях, відділи кадрів яких обслуговують персонал від 100 до 1000 співробітників. За умови наявності серверів та робочих станцій достатньої потужності система може використовуватися для підприємств із чисельністю працюючих до 6000 чоловік.

Система управління персоналом “Кадри/Штат” розроблена та виконується на програмній платформі Lotus® Notes/Domino версії 6.0 або вище. Lotus® Notes/Domino підтримує документообіг у комп’ютерній мережі, надає механізми тиражування документів і захисту інформації, підтримує територіально-розподілені об’єкти та офіси. Елементи (бази даних) системи знаходяться на сервері Domino, що надає можливість різним наділеними повноваженнями користувачам одночасно отримувати доступ до даних особових справ та інших документів системи. Будь-які зміни в документах, зроблені одним користувачем доступні для всіх, хто має право читати ці документи. Для кожної групи користувачів розподіляються ролі, що визначають, якого типу операції з особовими даними чи інформацією про організацію ця група користувачів може виконувати. Наприклад, відділ, що складає штатний розпис і виконує свої накази, не має доступу до облікових кадрових документів.

Переважна більшість наказів автоматично виконується на сервері Domino без втручання людини по настанню дати операції. Спеціальні механізми контролюють та забезпечують цілісність інформації та відповідність правил її обробки вимогам законодавства України. Маленька довідка - система містить біль ніж 300 форм відображення документів, близько 400 представлень списків документів чи аналітичних даних, 60 спеціалізованих агентів обробки особових чи розпорядчих документів, 55 підпрограм комплексної обробки інформації та більш ніж 2000 різних спеціалізованих програм, що автоматизують та спрощують повсякденну діяльність інспекторів з кадрових питань та співробітників відділу праці і заробітної плати.

Система автоматизує підготовку ряду базових звітів. Співробітникам служби управління персоналом достатньо зайти у відповідний розділ та надрукувати необхідний звіт.

Система зберігає всі створені звіти та надає змогу швидко створити звіт з актуальною інформацією:
- Державна статистична звітність про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання за поточний рік ( форма 6-ПВ );
- Звіт про середньоспискову чисельність, звільнених за власним бажанням і скороченням штатів ( окремо за місяць, за квартал, за півроку, за рік);
- Щоденний звіт про облікову чисельність (окремо розрахунок про звільнених і прийнятих на поточний день, усього на цей день сумісників, усього на цей день у декретній відпустці та відпустці по догляду за дитиною до 3-х років, чисельність, що підлягає включенню та виключенню з розрахунку середньоспискової чисельності);
- Кількісний та якісний склад працівників за напрямками;
- Укомплектованість персоналом за освітою;
- Інформація щодо навчання персоналу;
- Звіт про постраждалих унаслідок аварії на ЧАЕС;
- Інформація про вивільнення та працевлаштування працівників;
- Якісний склад працівників;
- Склад працівників за віком;
- Рух робочої сили
– ІІ розділ державної звітності 3-ПВ;
- Інформація щодо підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів.

Цей перелік постійно поповнюється за рахунок замовлень інших організацій. У випадку зміни законодавчої бази наша компанія виконує актуалізацію правил формування звітів.

Система надає користувачам різноманітні пошуково-інформаційні рішення для пошуку необхідної інформації. Наприклад, особові картки працюючих осіб наведені за такими даними:
- за абеткою;
- за категоріями персоналу;
- за класифікатором професій;
- за посадами;
- за підрозділами;
- за датою народження (за місяцями й днями народження);
- за стажем роботи (загальним і безперервним);
- за суміщенням посад на одному підприємстві;
- працюючі неповний робочий день (тиждень);
- працюючі за контрактом;
- працюючі за сумісництвом.
- особи, які знаходяться у відпустці в зв’язку з вагітністю та пологами та по догляду за дитиною до 3-х років;
- особи, які мають пільги у зв’язку з аварією на ЧАЕС.;
- особи, які не брали відпустку в поточному році;
- особи, що перенесли щорічну відпустку на наступний рік;
- за графіком щорічних відпусток;
- штатно-посадове розміщення.
- довідкові дані: телефони (службові та домашні), паспортні дані, домашня адреса;
- за матеріальною відповідальністю.

Окремо їх можливо переглядати поділеними на списки померлих, звільнених у поточному році й працюючих осіб з додатковою категоризацією за різними параметрами.
Працівники відділу праці і заробітної плати можуть переглядати списки штатних одиниць що наведені за такими ключовими даними:
- вакантні посади;
- заміщені посади;
- не цілі штатні одиниці;
- структура для штатного розпису;
- група “Поза штатом”;
- за класифікатором професій;
- за підрозділами й посадами із прізвищами зайнятих посад;
- з повним описом надбавок підприємства;
- зайняті посади із прізвищами працівників за абеткою;
- тільки працівники, що мають надбавки.

Система автоматично виконую необхідні підрахунки і у випадку, коли необхідно оперативно отримати статистичні дані, ви можете звернутися до спеціалізованого розділу «Статистичні дані». Тут знаходиться актуальна інформація щодо:
- підсумки за категорією персоналу: питома вага, суми;
- тільки посади з надбавками: питома вага, суми;
- посади за абеткою з розрахунком статистичних даних:
- кількість штатних одиниць на даній посаді;
- кількість однойменних посад;
- місячний фонд заробітної плати;
- надбавки (суми, питома вага);
- вакантні посади;
- кількість штатних одиниць на даній посаді;
- кількість однойменних посад;
- місячний фонд заробітної плати.

Наведений перелік постійно поповнюється і може бути розширений у відповідності з вашими вимогами.

Система повністю автоматизує роботу з розпорядчими документами. Для полегшення роботи списки поділені за видами і статусами. Ви можете переглядати наступні дані:
Наказ про прийом на роботу (форма П-1);
Наказ про переведення на іншу роботу (форма П-5)
Наказ про звільнення з роботи (форма П-8)
Наказ ВУПК “Про переведення (із заміщення однієї посади на заміщення іншої посади)”

Окремо ви можете працювати з багатопунктовими наказами. У кожному багатопунктовому наказі можливо сформувати до 10 видів кадрових операцій. Типи операцій:
- укладення трудового договору;
- переведення на іншу роботу;
- припинення трудового договору;
- зміна прізвища на інше;
- заохочення працівників;
- оголошення догани;
- зняття догани;
- надання відпусток: учбові; відпустки, зв’язані з пологами або по догляду за дитиною до 3-х років; вихід на роботу після цієї відпустки;
- відпустка без збереження заробітної плати;
- надання додаткового часу для працівників, що навчаються;
- відкликання з відпустки;
- перенесення щорічної відпустки (і додаткової до неї) на наступний рік.

Також є можливість вносити пункти наказу типу «Вільний текст наказу». Це дає змогу підготувати і видати розпорядчий документ зі специфічним текстом.

Використання системи автоматизує роботу з такими видами документів як:
- пенсійні картки;
- документи, що описують курси підвищення кваліфікації;
- документи, що описують відпустки та їх графік;
- списки військовозобов’язаних осіб;
- списки дітей працівників(автоматично підраховується вік);
- списки працівників, що постраждали від аварії на ЧАЕС.

Швидкий доступ до інформації та набір різноманітних розрізів за ключовими параметрами надає змогу кадровим інспекторам чи спеціалістам з управління персоналом швидко отримувати необхідні дані та збільшують ефективність їх праці.

Для забезпечення захисту інформації та підтримки режиму конфіденційності при збереженні звичної технології роботи з кадровими документами, в системі “Кадри / Штат” введені спеціальні «ролі». Вони обмежують доступ до інформації і функцій системи у відповідності з вимогами. Ролі у системі:
[KADR] - робота з усіма кадровими розпорядчими та обліковими документами, ознайомлення зі штатним розписом, виконаними наказами ВПЗ. Роль призначається для кадрових робітників;
[SHTAT] - робота виключно зі штатним розписом, наказами ВПЗ, виключно з документами щодо грошового нагородження, виконаними кадровими наказами. Роль призначається для робітників ВПЗ;
[VIP] - усі виконані кадрові накази й накази ВПЗ та всі документи, крім облікових. Роль призначається для керівників організації що потребують оперативну інформацію з системи.


При першому запуску системи першочергово виконується установка параметрів підприємства - один документ що містить всі необхідні дані. Потім створюються документи, що визначають структуру підприємства для штатного розпису. Вони описують підрозділи 1-4 рівня. Кількість документів залежить від структури підприємства для штатного розпису.

В системі велика кількість заповнених довідників. Наприклад: Характеристика посади - кожний документ визначає одну посаду зі штатного розпису з назвою за штатним розписом та назвою класу (або професії) за класифікатором професій. Одна посада за штатним розписом може мати декілька документів. Вони відрізняються класом або назвами професії. Наприклад, посада за штатним розписом – провідний інженер. На підприємстві є провідний інженер – інженер із підготовки кадрів; провідний інженер – інженер із транспорту: провідний інженер – інженер з організації та нормування праці. Створюються 3 документа з однаковою назвою посади за штатним розписом і різними назвами за класифікатором професій. Список цих документів складає Довідник посад для даного підприємства. Посада в Довіднику описується за двома класифікаторами:
- державним класифікатором професій (КП) для України
- класифікатором категорії персоналу: керівники, фахівці, службовці, робітники.

Причому класифікація посад за двома довідниками не обов’язково повинна співпадати. Наприклад, головний фахівець за класифікатором професій може бути керівником, а за класифікатором категорії персоналу повинен бути фахівцем. Посада описується також рекомендованою освітою для конкретної посади, також уводиться за потребою тарифний розряд, клас або категорія.

Необхідно перевірити заповнені Довідники бази даних, деякі доповнюються новими даними, інші заповнюються заново.

Систем надає змогу створити штатний розпис організації. Створюється документ, що описує посаду як штатну одиницю в штатній структурі. На кожну штатну одиницю створюється один документ. Список створених документів утворює штатний розпис підприємства.

При вводі інформації в систему необхідно притримуватись певних інструкцій, які детально описують всі особливості та функціональні можливості системи. Наприклад: додаток до особової картки - пенсійна картка, заповнюється у випадку працюючого пенсіонера, додаток до особової картки - картка на дитину працівника, якщо дитина віком до 18 років. На кожного працівника в обов’язковому порядку створюється документ “Стаж”. Додаток до особового листка, заповнюються 4 документи:
- Нагородження;
- Стягнення;
- Зміни в обліку.
- Про атестацію працівника.

При внесенні інформації в документи система контролює правила заповнення граф документів та встановлений законодавством порядок створення і оновлення кадрових документів.


Система досконально контролює важливі кадрові операції:, помилки в яких можуть призвести до значних збитків чи судових позовів. З точним додержанням вимог законодавства виконуються:
- Операція укладення трудового договору ;
- Операція переведення на іншу роботу;
- Операція припинення трудового договору;
- Операція зміни прізвища на інше;
- Операція оголошення догани;
- Операція зняття догани;
- Операція заохочення працівників;
- Операція надання учбових, соціальних та без оплати відпусток;
- Операція відкликання із щорічної ( додаткових до щорічної) відпустки;
- Операція перенесення щорічної (додаткової й щорічної) відпустки на наступний рік.


Пошук у системі “Управління персоналом”. Пошукові операції виконуються кількома способами:
- пошук за допомогою вбудованих засобів Lotus Domino;
- пошук за допомогою спеціалізованої пошукової форми в якій встановлюється певний набір параметрів. Результатом пошуку є спеціальний документ – звіт-таблиця з посиланням на знайдені особові картки(чі інші документи) працюючого персоналу, що відповідають критеріям пошуку.

Також є можливість визначати правила сортування документів для форми результатів пошуку за допомогою пункту “Сортування результатів”:
- за збігом (установлюється за замовчуванням);
- спочатку найстаріші;
- спочатку найновіші.

Перший режим відображає знайдені документи в послідовності їхнього пошуку, тобто з погляду користувача, випадково. Другий режим розміщує знайдені документи від меншої дати створення до більшої, тобто в хронологічному порядку. Нарешті, третій режим відображає відібрані документи в ретроспекції – від останніх до найстаріших.
Можна обмежити кількість знайдених документів числом, що встановлюється в пункті “Максимальна кількість результатів”. За замовчуванням – нуль – відображення всіх знайдених документів.