Модуль “Динамічні звіти”

Модуль “Динамічні звіти” призначений для забезпечення режиму оперативного пошуку даних у системі “Кадри/Штат”, формування звітних форм та зберігання як самих пошукових запитів, так і звітів за цими запитами. Запити в цьому модулі складає безпосередньо фахівець з управління персоналу, чи уповноважена особа, якій надано право доступу до інформації системи “Кадри/Штат”. Складання запиту виконується шляхом зручного вибору та опису пошукових атрибутів та їхніх значень. Фахівець також задає перелік атрибутів, які хотів би бачити щодо кожного знайденого документа. Результат пошуку даних в даній версії може бути представлений у вигляді кількох варіантів:
- переліком знайдених документів;
- переліком знайдених документів із посиланням на первинний документ;
- таблицею у форматі Excel для оперативного формування довідкових матеріалів.

Модуль “Динамічні звіти” являється застосуванням в середовищі Lotus Notes/Domino. Обов’язковою умовою коректної роботи модулю є використання на базі операційної системи Microsoft Windows 2000 або XP та наявність на робочій станції інстальованого програмного забезпечення Microsoft Excel 2000.

Користувач модулю (фахівець з управління персоналу, чи уповноважена особа) для створення запиту до однотипних баз даних спочатку заповнює документ «установка», де визначає:
- перелік однотипних баз даних для пошуку;
- перелік форм документів, за якими провадиться пошук у базах даних.

Сама форма запиту складається із трьох закладок:
- “Загальна інформація”, де задається назва запиту (ідентифікатор) та загальний статус запиту;
- “Пошукова інформація”, де задається перелік атрибутів запиту з відповідними пошуковими значеннями й відношеннями. Тут також задаються початкові умови запиту;
- “Звітна інформація”, де задаються типи звітів, та перелік атрибутів, що планується відобразити в звітах.

Перша закладка “Загальна інформація.
Ідентифікатор запиту - фраза, яка складається користувачем модулю і відображується в представленні. Вона є коментарем та/або ідентифікатором запиту.
Статус запиту – грає роль виключно при початковому заповненні документа. Потрібно визначитись, чи буде цей запит загальним, тобто доступним усім користувачам модулю, чи особистим, доступним тільки авторові запиту.
Назва форми - установити назву форми документа, за яким буде виконуватись пошук. Назва обирається зі списку форм в документі “Установка”. Модуль контролює цей параметр бо такий вибір є обов’язковим для виконання пошуку.
Перелік баз даних - з документа “Установка” користувач вибирає один із двох режимів: пошук за всім списком баз даних або діалоговий вибір потрібних для пошуку баз даних під час проведення пошуку. Цей вибір визначається двома відповідними кнопками – “Всі”, “Діалог”. Принцип вибору баз даних можна змінити при редагуванні запиту.
Кількість часткових фраз - цей рядок є індикатором кількості елементів, з яких складається запит. Заповнюється автоматично.
Сортування результатів – користувач вибирає один із наявних можливих методів сортування результатів пошуку:
- за збігом (документ збігається з пошуковим запитом у більшій мірі);
- за часом створення в базі даних (найстарші, найновіші документи). Оскільки пошук орієнтований на колекцію баз даних, умови сортування дійсні лише в межах однієї бази даних. Якщо, наприклад, задане сортування за найновішими та пошук за двома базами даних, то у вихідному звіті документи будуть розташовані від найновіших до найстарших у першій базі даних, а за ними найновіші до найстарших другої.
Максимальна кількість результатів - є обмеженням, що встановлює користувач на кількість знайдених результатів пошуку документів (для кожної бази даних окремо).

Друга закладка “Пошукова інформація”.
Ця частина пошукового документа призначена для внесення в запит безпосередньо елементів пошуку. Такий елемент складається з назви атрибута, що входить до складу документів, які розшукуються, та умов пошуку - значень та відношень до них. Процедура створення пошукового елемента складається з таких пунктів :
- вибір поточного атрибута для пошуку. Виконується шляхом вибору зі списку дозволених до пошуку атрибутів заданої форми документа. Модуль визначить властивості цього атрибута й представить відповідну форму анкети для заповнення значень та відношень атрибута (дивіться наступний пункт).
- встановлення відношення до можливих значень цього атрибута (дорівнює, більше, менше, тощо). При виборі необхідного для пошуку атрибута користувачем, застосування автоматично представляє форму анкети для заповнення необхідних значень та відношень цих значень до атрибута. У даній версії 2.3, застосування розпізнає текстовий атрибут, числовий (або дата) та обліковий (далі - ключі).
- встановлення обмежувальних значень атрибута. Його значення контекстно залежить від самого атрибута, умов пошуку та визначається потребами користувача.
- формування пошукового елемента. Виконується модулем за відповідною командою користувача.
- включення створеного елемента до загального пошукового запиту або відмова від елемента. Виконується модулем за відповідною командою користувача.

Перегляд створеного запиту.
Модуль представляє створений з окремих фраз запит угорі кожної закладки форми запиту. Користувачеві надається опис запиту, що наближений до повсякденної роботи. Наприклад: «розшукуються працюючі жінки, які мають оклад у діапазоні 100 – 400 гривень».
Оскільки запит складається з окремих фраз, то на додачу до механізму створення та включення фраз існує механізм виключення вже існуючих фраз із пошукової формули. Якщо є хоч одна пошукова фраза, то в панелі акцій форми запиту виникає кнопка «Знищити фразу». Натиснувши на цю кнопку, застосування представляє список фраз, з яких складається запит. Вибрана зі списку фраза буде виключена із загальної формули запиту.
Для підвищення гнучкості та продуктивності створення запитів у новій версії 2.3 введений механізм початкової умови. Цей механізм передбачає створення та збереження в базі даних Вільний пошук фраз, які визначають певний критерій пошуку. Початкова умова задається у вигляді визначеного опису та вибирається зі списку при натисканні на кнопку Початкові умови.

Третя закладка “Звітна інформація”.
У цій закладці визначаються види звітів, які формуються за результатами пошуку та список атрибутів, які в ці звіти передаються. У оновленій версії модуля існує три форми звітів :
- Формат. Найпростіший вид звіту, що складається з набору списків атрибутів та їх значень для кожного знайденого за запитом документа. Цей набір розділяється назвами баз даних, де знаходяться відібрані документи.
- Посилання. Відрізняється від попереднього тим, що до атрибутів кожного документа додається посилання (зв’язок) до самого документа системи «Кадри». Посилання оформлене у вигляді піктограми документа. При натисканні мишею на цю піктограму, на екрані представляється сам документ.
- Таблиця у форматі Excel. З метою швидкого формування довідок та експрес аналітичних матеріалів, за даними пошуку формується електронна таблиця у форматі Microsoft Excel.

Усі форми звітів мають заголовки, де вказується дата проведення пошуку, формула запиту, перелік баз даних, у яких провадився пошук та кількість знайдених документів. Вибір форми звітів, які повинні формуватись при здійсненні пошуку, виконується встановленням галочки проти відповідних назв звітів. Список полів звіту задається та редагується кнопками «Додати поле до звіту», «Видалити поле», «Очистити список». Послідовність переліку атрибутів відповідає послідовності їх призначення в списку.

Пошук інформації.
Безпосередньо пошук розпочинається, коли користувач модулю натискає на панелі акцій форми. Після натискання кнопки модуль ініціює пошук у визначених базах даних. Якщо заданий режим «Діалог вибору баз даних», то на екрані з’явиться список існуючих (визначених модулем) однотипних баз даних системи «Кадри». Користувач може вибрати із цього списку необхідні для пошуку бази даних. У рядку нижче службової таблиці модуль вказує, у якій базі даних провадиться пошук та скільки документів вже відібрано. Якщо за запитом не знайдено документів, застосування видає повідомлення “Жодного документа не знайдено”. У випадку коли визначено таблицю Excel у якості виводу звіту, то така таблиця буде формуватись на екрані в процесі створення звіту. Якщо визначено режим «Посилання» чи «Перелік» у якості виводу звіту, то результат пошуку буде представлений на екрані тільки по закінченню пошуку.

Важливо! При пошуку з використанням модулю “Динамічні звіти” всі бази даних системи «Кадри/Штат» повинні знаходитись в межах одного серверу чи кластеру серверів Lotus Notes/Domino.