Модуль "Отчеты"

Модуль “ОТЧЕТЫ”.

Назначение модулю “Отчеты” видно из его названия. Этот модуль предоставляет возможность в ручном или автоматическом режиме получать необходимые статистические отчеты предприятия. Отчеты создаются по данным из базы “Кадры/Штат” предприятия.

Перечень отчетов модуля “Отчеты”:
1. Количественный и качественный состав работников за направлениями;
2. Информация о высвобождении и трудоустройстве работников;
3. Качественный состав работников;
4. Информация относительно учебы персонала;
5. Состав по возрасту работников;
6. Отчет из труда за определенный период (форма “1-ПВ Срочная месячная”, “1-ПВ Срочная-квартальная”);
7. Отчет об использовании рабочего времени за определенный период (форма “3-ПВ Срочная-полугодовая”);
8. Укомплектованность работниками с соответствующим образованием;
9. Информация относительно подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров;
10. 6-ПВ (согласно приказа Госкомстата Украины от 04.10.2004 № 535).

Для получения и расчета отчетов пользователи системы должны выбрать определенный раздел модуля, где сохраняются все раньше созданные отчеты и есть возможность получить актуальный отчет(на текущий момент). Каждый документ-отчет предоставляет следующие возможности: “Выход”, “Редактировать”, “Печать”, “Расчет отчета”. В зависимости от контекста действий с системой перечень возможностей изменяется ( например “Выход”, “Запомнить и выйти”, “Печать”, “Расчет отчета”). Кнопка “Выход” предназначенная для закрытия формы документа и выхода к представлению документов отчетов. Кнопка “Редактировать” предназначена для переводу конкретного документа-отчета в режим редактирования. При этом эта кнопка исчезает из панели действий. Ее заменяет кнопка “Запомнить и выйти”. Кнопка “Запомнить и выйти” предназначенная для выхода из документа с предыдущим запоминанием содержания документа в базе данных.
Кнопка “Печать” предназначенная для печати документа. Кнопка “Расчет отчета” предназначенная для проведения расчета данных отчета по данным базы данных “Кадры/Штат”, к которой подключен модуль “Отчеты”. По нажатию кнопки поля отчета, которые отвечают содержанию базы данных “Кадры/Штат” заполняются автоматически. Пользователь может повторно нажать на кнопку “Расчет отчета” для пересчета отчета. Такие действия имеют смысл, например, после модификации данных в базе “Кадры/Штат”.

Преимущества работы с отчетом 6-ПВ. В связи с утверждением приказом Госкомстата Украины № 535 от 04.10.2004 новой формы отчета 6-ПВ, соответствующие изменения были внесены в отчет, который создается в системе. Для упрощения работы с данными отчета четвертый раздел (“Расходы на первичную подготовку (переподготовку) и повышение квалификации кадров”) оставлен, но он не печатается одновременно с отчетом и служит исключительно для сбора информации относительно потраченных средств.
Система, при создании бумажного экземпляра отчета, придает форму что полностью отвечает государственным требованиям, но в электронном виде хранит дополнительную информацию, что вы можете использовать для широкого анализа. Если Вам нужно напечатать 4 раздел, необходимо нажать на кнопку “Открыть 4 раздел для печати” на панели действий документа. При этом будет закрыт основной документ “Отчет по форме 6-ПВ” и открыто новый документ, который содержит только 4 раздел.

Особенности отчетов за формами “1-ПВ (месячная)”, “1-ПВ (квартальная)” но “3-ПВ”. Перед тем как запускать процедуру расчета отчетов, созданных за указанными формами, нужно выбрать отчетной период (в зависимости от формы отчета – месяц, квартал или полугодие). Перечень полей отчетность, которая рассчитывается и заполняется системой автоматически, приведена в таблицах дальше.
Отчет по форме “1-ПВ (месячная)”
№ строки
Название строки
Значение, которое рассчитывается
1010
Средне учетное количество всех работников в эквиваленте полной занятости
Рассчитывается для каждого графика работы отдельно и за формулой
Кфакт.час./Кплан.час
Кплан.час. – количество часов, какие работники должны были отработать за соответствующей графикой занятости
Кфакт. время. – количество фактически отработанных часов.
Значения, полученные для каждого графика подытоживаются.
К Кфакт. время. входят:
- Отработаны часы;
- Отпуска (основные и дополнительные);
- Командировка.
1040
Средне учетное количество штатных работников
Рассчитывается за формулой
Км.со./Кмес.
Км.со. – сумма средне учетных количеств (что рассчитываются подсистемой Кадры/Отчеты) работников за все месяцы, которые входят в отчетной период
Кмес. – количество месяцев в отчетном периоде. Проверить рассчитанное количество можно открыв отчет “Среднесписочная численность” за отчетной месяц.
1060
Отработано, человеко-часов
Сумма количества отработанных (исключительно часов, для которых в табеле установлен признак присутствия на рабочем месте, – количество отработанных часов) часов за месяцами, которые входят в отчетный период.
Проверить рассчитанное количество можно открыв в подсистеме “Табель-Премия” представления “Настройка/ Итоги для отчетности/ Для 1-ПВ (за месяцами)”. Количество отработанных часов приведено в столбике “Отработано” для категории,
которая отвечает отчетному периоду.
Отчет по форме “1-ПВ (квартальная)”
№ строки
Название строки
Значение, которое рассчитывается
7010 (1)
Средне учетное количество женщин в учетном составе
Количество женщин среди работников, которые вошли в расчет Средне учетного состава за отчетной квартал (списочный состав без учета женщин в декретном отпуске и отпуске по уходу за ребенком, студентов)
Проверить рассчитанное количество можно открыв отчет “Среднесписочная численность” за отчетной квартал.
7030 (1)
Средне учетное количество внешних совместителей в учетном составе
Количество внешних совместителей среди работников, которые вошли в расчет Средне учетного состава за отчетной квартал
Проверить рассчитанное количество можно открыв отчет “ Среднесписочная численность” за отчетной квартал.
8180
Учетное количество работников, которым установлена ставка ниже прожиточного минимума
Количество работников, в основной должности которых оклад установлено меньше от прожиточного минимума.
Проверить рассчитанное количество можно открыв отчет “Количество вакансий” за последний день отчетного квартала.
5010 (1)
Приняты работники
Количество работников, принятых в отчетной период.
Отвечает количеству документов “Личная карточка” на работников, принятых в отчетной период.
5010 (2)
Приняты работники, женщины
Количество женщин среди работников, учтенных в предыдущем значении.
Отвечает количеству документов “Личная карточка” на работников, принятых в отчетной период, в которых установлен признак пола – “женская”.
5020 (1)
Выбыло работников, всего
Количество освобожденных работников.
Отвечает количеству документов “Личная карточка” на работников, освобожденных в отчетной период.
5020(2)
Выбыло работников, женщин всего
Количество женщин среди работников, учтенных в предыдущем значении.
Отвечает количеству документов “Личная карточка” на работников, освобожденных в отчетной период, в которых установлен признак пола – “женская”.
5030(1)
из них: из причин сокращения штата
Количество освобожденных работников, в которых причина освобождения – “сокращение штата”.
Отвечает количеству документов “Личная карточка” на работников, освобожденных в отчетной период, в которых причина освобождения – “сокращение штата”.
5030(2)
из них: из причин сокращения штата женщин
Количество женщин среди работников, учтенных в предыдущем значении.
Отвечает количеству документов “Личная карточка” на работников, освобожденных в отчетной период, в которых причина освобождения – “сокращение штата” и
установлен признак пола – “женская”.
5040
По собственному желанию, освобождено за прогул и другие нарушения трудовой дисциплины, несоответствие занимаемой должности
Количество освобожденных работников, в которых причина освобождения, – одна из приведенных в заглавии.
Отвечает количеству документов “Личная карточка” на работников, освобожденных в отчетной период, в которых причина освобождения – одна из приведенных в заглавии.
5050
Учетное количество штатных работников на конец отчетного периода
Отвечает учетному количеству работников на конец квартала.
Проверить рассчитанное количество можно открыв отчет “Списочная численность” за последний день отчетного квартала.
5060
Количество вакансий на конец отчетного периода
Количество вакансий на конец квартала.
Проверить рассчитанное количество можно открыв отчет “Количество вакансий” за последний день отчетного квартала.
3020
Отработано все
Суммарное количество отработанных работниками часов за все месяцы, которые входят в отчетный период.
Отработанными считаются дни в табеле, за которые проставлено количество отработанных часов, или отметка о командировке.
Проверить рассчитанное количество можно открыв в подсистеме “Табель-Премия” представления “Настройка/ Итоги для отчетности/ Для 3-ПВ”. Количество отработанных часов приведено в столбике “Отработано” для категории, которая отвечает отчетному периоду.**
3030
Отработано сверхурочно
Количество фактически отработанных часов (содержится в строке 3020) минус количество плановых часов, согласно с графиком
Проверить рассчитанное количество можно открыв в подсистеме “Табель-Премия” представления “Настройка/ Итоги для отчетности/ Для 3-ПВ”. Количество отработанных часов приведено в столбике “Сверхурочно” для категории, которая отвечает отчетному периоду.**
3050-3150
Не отработано из причин
Суммарное количество не отработанных из соответствующих причин часов за месяцы, которые входят в отчетный период.
Как неотработанные учитывается количество плановых часов на день, за который у работника установлена отметка об отсутствии из причин, приведенных в заглавии строки.
Проверить рассчитанное количество можно открыв в подсистеме “Табель-Премия” представления “Настройка/ Итоги для отчетности/ Для 3-ПВ”. Количество не отработанных часов для строки 3050 приведено в столбике “Еж. Отпуска, часов”, для строки 3060 – в столбике “Врем. не раб. часов” и так далее для соответствующей категории.
Количество работников, которые отсутствовали по указанной причине приведено для строки 3050 в столбике “Ежег. отпуска, прац.”, для строки 3060 – в столбике “Врем. не раб., раб.” и так далее для соответствующей категории
Отчет 3-ПВ за второе полугодие содержит сведения фактически за весь год (за период из начала года), потому для проверки отчета за второе полугодие нужно добавлять приведенные в представлении данные за первое и второе полугодие отчетного года.

Списки отчетов в данном модуле системы как правило категоризируют за месяцем и годом. Каждое представление дает информацию об одном типе отчета, название которого указано в меню слева перечню. Документы в представлении категоризируют:
1-я колонка представления за месяцем и годом отчета, в случае ежемесячных и ежеквартальных отчетов, годом отчета в случае годовых отчетов.
2-я колонка представления вмещает графический образ (пиктограмму) статуса отчета :
созданный вне расписания;
созданный во время кампании
создания и консолидации отчета (может быть направлен к базе данных консолидации отчетов и учтен там);
уже переданный к базе данных консолидации отчетов.
3-я колонки представления в зависимости от содержания отчета отбивает год отчета, или квартал и год составления отчета. Содержание этой колонки зависит от конкретного отчета.
4-я колонка представления отбивает дату последних редакторских изменений к отчетному документу. Данные об изменениях к документу поступают со стандартного механизма отслеживания изменений до документа Lotus Notes/Domino. В случае отсутствия дополнительного редактирования документа в колонке устанавливается значение “нет изменений”.

Отчет “Учетная численность за день”
Документ “Учетная численность за день” автоматически создается ежедневно, и содержит такие данные:
 “Текущая дата” – дата создания документа;
 “Учетная численность”;
 “Принято”;
 “Освобождено”;
 “Совместители всего”;
“Декр. и по досмотру всего” – находятся в декретном отпуске или в отписке по уходу за ребенком;
 “Подлежат включения к среднесписочной численности”;
 “Принято”;
 “Освобождено”.
Отчет “Среднесписочная численность”
Документы “Среднесписочная численность” представляют расчеты этого параметра за такие интервалы времени:
 Месяц;
 Квартал;
 Полгода;
 Год.
Кроме этого параметра, в документе отображается количество принятых и освобожденных за расчетный период. Из общего числа освобожденных выбираются освобожденные по собственному желанию и за сокращением штата. Отчет “ Среднесписочная численность” рассчитывается автоматически за месяц. По желанию пользователя, эти первичные данные интегрируются в квартальный, полугодовой и годовой отчеты.

Список отчетов “ Среднесписочная численность за квартал” (полгода, год)
Представление отображает документы “ Среднесписочная численность” за квартал, полгода и год, которые создаются в применении при нажатии соответствующей кнопки панели действий. В представлении отображаются все параметры, которые рассчитываются и сохраняются в документе. Кроме непосредственно среднесписочной численности, в представлении отображается количество принятых и освобожденных за расчетный период.
Из общего числа освобожденных выбираются освобожденные по собственному желанию и за сокращением штата.

Список отчетов “ Среднесписочная численность за месяц”
Представление содержит отчеты “ Среднесписочная численность за месяц”, которые автоматически создаются в модуле. В представлении отображаются все параметры, которые рассчитываются и сохраняются в документе. Кроме параметра “ среднесписочная численность”, в представлении отображается количество принятых и освобожденных за расчетный период. Из общего числа освобожденных выбираются освобожденные по собственному желанию и за сокращением штата.
Отчет “Количество вакансий”.
Документ “Количество вакансий” содержит такие рассчитаны по данным базы “Кадры/Штат” ведомости (состоянием на указанный день):
 Количество вакансий;
 Количество работников, которым установлено оклад ниже от прожиточного минимума.
Значение прожиточного минимума для создания документа берется из документа “Установка”. Документ предназначен для создания и хранения данных, необходимых для формирования отчета по форме “1-ПВ (квартал)”. Отчет “Количество вакансий” рассчитывается автоматически один раз на квартал (за последний день квартала). По требованию пользователя (если процедуру создания отчета запустить вручную, нажав на кнопку “Отчет за день” на панели действий представления) отчет также может быть рассчитан на будь который другой день.

Список отчетов “Количество вакансий”.
Представление содержит документы “Количество вакансий”, которые автоматически (или по требованию оператора) создаются в модуле. В представлении отображаются все параметры, которые рассчитываются и сохраняются в документе. А именно – дата отчета, количество вакансий то количество работников,
которым установлено оклад, более низкий от прожиточного минимума на указанную дату.

Навигация по разделам модулю выполняется через главное навигационное окно. Окно разбито на три секции. Секция предоставляют пользователю справки относительно функциональности модулю, доступ к сервисным элементам и непосредственно к спискам отчетов.